ZUGFeRD 2.4: Alle Neuerungen im Überblick (Stand: Januar 2026)

ZUGFeRD 2.4 wurde am 4. Dezember 2025 offiziell veröffentlicht und tritt am 15. Januar 2026 in Kraft[^1]. Dieser Artikel erklärt, was sich in der neuen Version ändert, wie ZUGFeRD 2.4 technisch aufgebaut ist und wie es mit XRechnung zusammenhängt.

Wenn Sie zuerst den rechtlichen Zeitplan benötigen, starten Sie mit Wachstumschancengesetz: E-Rechnung Zeitplan 2025-2027.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das aus einem PDF-Dokument und einer eingebetteten XML-Datei besteht[^1]. Das PDF ist für Menschen lesbar, die XML ermöglicht eine maschinelle Verarbeitung.

Das BMF nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne MINIMUM und BASIC-WL) als zulässiges Format für E-Rechnungen in Deutschland[^2]. Damit ist ZUGFeRD eine praktikable Alternative zu XRechnung, besonders für Unternehmen, die weiterhin ein PDF-Dokument benötigen.

ZUGFeRD/Factur-X in der Praxis

ZUGFeRD ist technisch identisch mit Factur-X, dem französischen Pendant[^1]. Für Unternehmen bedeutet das: eine Rechnung kann sowohl national als auch grenzüberschreitend genutzt werden, ohne den gesamten Prozess zu ändern. Gerade für mittelständische Unternehmen ist das attraktiv, weil ein einzelnes Dokument zwei Zwecke erfüllt:

• Lesbares PDF für Einkauf, Vertrieb und Kundenservice
• Strukturiertes XML für automatisierte Verarbeitung im Hintergrund

In der Praxis nutzen viele Firmen ZUGFeRD, weil es die Akzeptanz bei Geschäftspartnern erhöht. Wer sich noch in der Übergangsphase 2025-2027 befindet, kann damit bereits heute Prozesse modernisieren und gleichzeitig die spätere Pflicht erfüllen.

ZUGFeRD 2.4: Die wichtigsten Änderungen

Die offizielle Pressemitteilung von FeRD nennt mehrere konkrete Neuerungen in Version 2.4[^1]. Die wichtigsten Punkte:

1) Unterpositionen jetzt umsatzsteuerkonform nutzbar

ZUGFeRD 2.4 erweitert die Spezifikation, sodass Unterpositionen (Sub-Positionen) integriert werden können. Laut FeRD ist die neue Version weiterhin EN-16931-konform und berücksichtigt steuerliche Aspekte, die das BMF in seiner Stellungnahme vom 15. Oktober adressiert hat[^1].

2) Aktualisierte Spezifikation und Validierungsartefakte

Die neue Version enthält Anpassungen an der Spezifikation sowie aktualisierte XSD- und Schematron-Validierungsartefakte für alle fünf Profile[^1]. Das bedeutet: Unternehmen sollten ihre Validierungstools aktualisieren, um Fehler zu vermeiden.

3) Technischer Standard: UN/CEFACT CII D22B

ZUGFeRD 2.4 basiert auf UN/CEFACT CII D22B und ist vollständig rückwärtskompatibel zu D16B[^1]. Damit bleibt die Abwärtskompatibilität erhalten, während neue Anforderungen umgesetzt werden.

4) Gültigkeitsbeginn ab 15. Januar 2026

Die neue Version tritt laut FeRD am 15. Januar 2026 in Kraft[^1]. Unternehmen sollten ihre Systeme bis dahin vorbereiten, insbesondere wenn sie ZUGFeRD aktiv ausstellen.

ZUGFeRD-Profile im Überblick

ZUGFeRD bietet mehrere Profile, die unterschiedliche Detailgrade abdecken. Für die verpflichtende E-Rechnung ist die EN16931-Konformität entscheidend. FeRD weist darauf hin, dass alle Profile eigene Validierungsartefakte besitzen[^1].

Praktisch bedeutet das:

• BASIC/BASIC-WL: Für einfache Rechnungen, aber nicht zulässig für die E-Rechnungspflicht.
• EN16931: Standardprofil für gesetzliche Konformität.
• EXTENDED: Mehr Detailtiefe, z. B. zusätzliche Felder.

Die Profilwahl beeinflusst direkt die Validierung und die Datenmenge, die geliefert werden muss.

Kompatibilität mit XRechnung

FeRD erläutert, dass ZUGFeRD/Factur-X die Nutzung von Referenzprofilen ermöglicht – darunter CIUS XRechnung – um E-Rechnungen für B2B und B2G in einem durchgängigen Workflow zu erstellen[^1].

Das ist besonders wichtig, weil XRechnung in öffentlichen Ausschreibungen und B2G-Prozessen häufig Pflicht ist. Mit ZUGFeRD 2.4 können Sie je nach Profilwahl beide Welten abdecken.

Für eine detaillierte technische Anleitung lesen Sie: XRechnung-Format: Technische Anleitung.

Sollten Sie auf ZUGFeRD 2.4 upgraden?

Das Upgrade ist sinnvoll, wenn:

• Sie Unterpositionen verwenden und diese steuerkonform abbilden müssen.
• Sie eine aktuelle Spezifikation mit neuen Validierungsregeln benötigen.
• Sie 2026/2027 auf eine stabile Version setzen wollen, bevor die volle E-Rechnungspflicht greift.

Wenn Sie bisher ZUGFeRD 2.3 einsetzen, sollten Sie die Umstellung rechtzeitig testen. Auch wenn die Version rückwärtskompatibel ist, können Validierungsregeln zu neuen Fehlermeldungen führen.

Upgrade-Checkliste (kurz)

• Profil prüfen: Verwenden Sie ein zulässiges Profil (EN16931, ggf. EXTENDED).
• Validator aktualisieren: Neue XSD/Schematron-Regeln einspielen[^1].
• Testrechnungen erzeugen: Mindestens 5-10 Szenarien validieren.
• Kunden informieren: Geänderte Version kommunizieren.
• Go-live planen: Rollout vor dem 15.01.2026 abschließen.

Diese Schritte verhindern, dass neue Regeln unerwartete Ablehnungen auslösen.

Wenn Sie mehrere Systeme betreiben (z. B. ERP + Billing + Portal), prüfen Sie, ob alle Komponenten die gleiche ZUGFeRD-Version unterstützen. Inkonsistenzen führen häufig zu Validierungsfehlern, die erst beim Kunden sichtbar werden.

Implementierung ZUGFeRD 2.4

1. Profilwahl

ZUGFeRD bietet mehrere Profile (z. B. BASIC, EN16931, EXTENDED). Für die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist ein EN16931-konformes Profil erforderlich. MINIMUM und BASIC-WL sind nicht zulässig[^2].

2. Technische Integration

ZUGFeRD kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. Die XML ist der maßgebliche Teil für die maschinelle Verarbeitung. Das PDF dient der visuellen Darstellung und erleichtert die Kommunikation mit Kunden, die weiterhin PDF-Dokumente erwarten.

3. Validierung

FeRD weist darauf hin, dass alle fünf Profile eigene XSD- und Schematron-Validierungsartefakte haben, die in 2.4 aktualisiert wurden[^1]. Deshalb sollten Sie Ihre Validatoren und Tests aktualisieren, bevor Sie Rechnungen produktiv versenden.

Beispielhafter Workflow mit ZUGFeRD

Ein typischer Ablauf in der Praxis sieht so aus:

1. Rechnung im ERP erzeugen: Stammdaten und Leistungsdaten werden strukturiert erfasst.
2. ZUGFeRD-PDF generieren: Das System erzeugt das PDF/A-3 mit eingebettetem XML.
3. Validierung durchführen: Format und Regeln prüfen.
4. Versand: E-Mail, Portal oder EDI – je nach Kundenanforderung.
5. Archivierung: PDF und XML werden revisionssicher gespeichert.

Dieser Ablauf ist besonders geeignet für Unternehmen, die den visuellen Charakter des PDFs weiterhin benötigen, aber gleichzeitig automatisierte Prozesse einführen wollen.

Archivierung und Compliance

ZUGFeRD kombiniert eine menschenlesbare Darstellung und ein strukturiertes XML. Für die Aufbewahrung bedeutet das: Beide Teile müssen langfristig verfügbar bleiben, damit Prüfungen oder Nachfragen nachvollziehbar beantwortet werden können. Viele Unternehmen archivieren deshalb die komplette ZUGFeRD-Datei in einem zentralen System und dokumentieren die Version, mit der sie erstellt wurde. Das schafft Transparenz, wenn bei einer Prüfung nachgewiesen werden muss, mit welcher Spezifikation eine Rechnung erzeugt wurde.

Best Practices für ZUGFeRD 2.4

• Profil konsistent halten: Nutzen Sie innerhalb eines Prozesses immer dasselbe Profil.
• Validierung automatisieren: Jede Rechnung vor Versand prüfen.
• PDF und XML synchron halten: Abweichungen führen zu Ablehnung.
• Version dokumentieren: Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen sichern.

Diese Punkte reduzieren Ablehnungen und sorgen für stabile Prozesse. So behalten Sie auch bei hohen Rechnungsvolumina den Überblick und sparen Zeit im Alltag für Teams.

Typische Fehler in der Praxis

• Falsches Profil (BASIC/BASIC-WL statt EN16931)
• Fehlende Pflichtfelder in der XML
• Abweichungen zwischen PDF und XML (Inhalte stimmen nicht überein)
• Ungültige Datums- oder Betragsformate

Ein automatisierter Validierungsprozess hilft, diese Fehler vor dem Versand zu erkennen.

Wann ZUGFeRD besonders sinnvoll ist

ZUGFeRD ist eine gute Wahl, wenn Sie viele Geschäftspartner haben, die weiterhin ein PDF benötigen, aber intern bereits automatisiert verarbeiten wollen. Der hybride Ansatz erleichtert die Einführung, weil Sie nicht sofort alle Prozesse umstellen müssen. Besonders häufig wird ZUGFeRD im Mittelstand eingesetzt, wo Abteilungen wie Einkauf oder Vertrieb weiterhin mit PDF arbeiten möchten, während die Buchhaltung bereits strukturiert importiert.

Auch für internationale Beziehungen kann ZUGFeRD sinnvoll sein, da es mit Factur-X kompatibel ist. Das reduziert den Aufwand bei grenzüberschreitenden Rechnungen und hilft, die Compliance in mehreren Ländern zu vereinfachen.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format wählen?

• ZUGFeRD eignet sich besonders, wenn Sie PDF und XML kombinieren möchten.
• XRechnung ist rein strukturiert und besonders für B2G-Prozesse etabliert.

Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie in XRechnung vs ZUGFeRD: Welches Format für Deutschland?.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist ZUGFeRD 2.4 offiziell zugelassen?

Ja. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne MINIMUM/BASIC-WL) erfüllt die umsatzsteuerlichen Anforderungen[^2].

Wann tritt ZUGFeRD 2.4 in Kraft?

Laut FeRD gilt die neue Version ab dem 15. Januar 2026[^1].

Ist ZUGFeRD 2.4 kompatibel mit Factur-X?

Ja. ZUGFeRD 2.4 ist technisch identisch mit Factur-X 1.08[^1].

Muss ich sofort upgraden?

Nicht zwingend, aber die aktualisierten Validierungsartefakte und die neuen Funktionen sprechen für eine frühzeitige Umstellung.

Kann ich ZUGFeRD für B2G nutzen?

Über Referenzprofile (z. B. CIUS XRechnung) ist die Nutzung in B2G-Workflows möglich[^1].

Wie Compliant Invoice hilft

Compliant Invoice erzeugt ZUGFeRD- und XRechnung-konforme E-Rechnungen, prüft Pflichtfelder und hilft bei der Umstellung auf neue Versionen.

👉 ZUGFeRD 2.4 mit Compliant Invoice erstellen

Quellen

1. FeRD – Pressemitteilung ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08 (04.12.2025): https://www.ferd-net.de/fileadmin/user_upload/FeRD/f%C3%BCr_FeRD-Meldungen/20251204_ZUGFeRD_2.4_Factur-X_1.08_Meldung_DE.pdf
2. Bundesfinanzministerium (BMF) – Zulässige Formate (FAQ, Frage 7): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
3. ZUGFeRD Download (FeRD): https://www.ferd-net.de/ZUGFeRD-Download