Wachstumschancengesetz und E-Rechnungspflicht: Zeitplan 2025-2028 im Detail

Stand: Januar 2026 | Letzte Aktualisierung: 12. Januar 2026

Deutschland macht die E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend. Das Wachstumschancengesetz hat die Regeln zur Rechnungsausstellung nach §14 UStG neu gefasst und definiert, wann eine Rechnung als E-Rechnung gilt[^1]. Dieser Leitfaden fasst den offiziellen Zeitplan 2025-2028 zusammen, erklärt zulässige Formate und zeigt, wie Sie sich jetzt vorbereiten.

Das Wachstumschancengesetz: Was ändert sich für Unternehmen?

Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht[^1]. Ein einfaches PDF zählt damit nicht mehr als E-Rechnung.

Für Unternehmen bedeutet das:

• Empfangspflicht ab 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können.
• Übergangsfristen für die Ausstellung von „sonstigen Rechnungen“ bis 2026 bzw. 2027[^2].
• Vollständige Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen ab 2028.

Wenn Sie den Gesamtüberblick zur Reform suchen, lesen Sie auch unseren Beitrag Deutschland 2027: E-Rechnung XRechnung.

Wer ist betroffen? B2B und „inländische Unternehmen"

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Laut BMF ist Unternehmer, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt (§2 UStG). Dazu gehören auch Freiberufler, Kleinunternehmer oder Vermieter[^4].

Als inländisches Unternehmen gilt ein Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte in Deutschland. Fehlt ein Sitz, zählen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt des Unternehmers[^4].

Damit ist der Anwendungsbereich sehr breit: Die Pflicht betrifft nicht nur große Konzerne, sondern auch kleinere Betriebe und Selbständige. Ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Deutschland können unter bestimmten Voraussetzungen auf diesen Umstand in der Rechnung hinweisen[^4].

Zeitplan zur E-Rechnungspflicht in Deutschland

2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine neue Definition der E-Rechnung: Nur strukturierte Formate nach EN 16931 zählen als E-Rechnung[^1]. Daraus folgt eine Empfangspflicht: Unternehmen dürfen eine konforme E-Rechnung nicht ablehnen.

Wichtig: Die Empfangspflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Wer noch keine Systeme für den Empfang hat, riskiert operative Verzögerungen.

2025-2026: Übergangszeit für die Ausstellung

Von 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen (Papier oder unstrukturiertes PDF), sofern der Empfänger bei elektronischen Formaten zustimmt[^2]. Diese Phase dient der technischen Umstellung.

2027: Verlängerte Übergangsfrist für kleinere Unternehmen

Für Rechnungsaussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027[^2]. Auch EDI-Verfahren, die noch nicht alle Voraussetzungen einer E-Rechnung erfüllen, dürfen bis Ende 2027 genutzt werden[^2].

2028: Vollständige Compliance im B2B-Bereich

Ab 1. Januar 2028 endet die Übergangsphase: Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ist die Verwendung einer E-Rechnung verpflichtend[^2]. Ab diesem Zeitpunkt sind strukturierte Formate Pflicht.

Zeitplan auf einen Blick

Zeitraum	Verpflichtung	Wer ist betroffen?
01.01.2025	Empfangspflicht E-Rechnung	Alle Unternehmen
2025-2026	Sonstige Rechnungen noch zulässig	Alle Rechnungsaussteller
bis 31.12.2027	Verlängerte Übergangsfrist	Umsatz <= 800.000 EUR
ab 01.01.2028	Ausstellungspflicht E-Rechnung	Alle inländischen B2B-Umsätze

Was gilt als E-Rechnung?

Das BMF stellt klar, dass eine E-Rechnung ein strukturiertes XML-Format nach EN 16931 voraussetzt[^3]. Damit ist eine maschinelle Weiterverarbeitung möglich. Ein PDF alleine ist seit 2025 nur noch eine „sonstige Rechnung“.

Praktische Folgen:

• Datenfelder wie Rechnungsnummer, Steuerinformationen und Leistungsdaten müssen strukturiert übergeben werden.
• Der Empfänger kann die Rechnung automatisch verarbeiten, ohne manuelle Erfassung.
• Die technische Validierung hilft, logische Fehler zu erkennen (z. B. fehlende Pflichtfelder). Das BMF weist darauf hin, dass eine Validierung die Einhaltung der Formatvorgaben prüfen kann[^3].

Gerade Unternehmen mit hohen Rechnungsvolumina profitieren von der Standardisierung: gleiche Datenstruktur, weniger Medienbrüche, schnellere Freigaben. Gleichzeitig verlangt die Standardisierung eine saubere Datenbasis und klare Prozessregeln. Wer heute nur PDF erzeugt, muss seine Rechnungsdaten künftig so strukturieren, dass sie in ein EN-16931-konformes XML übertragen werden können.

Welche Formate sind zulässig?

Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne MINIMUM und BASIC-WL) als in Deutschland übliche Formate, die die umsatzsteuerlichen Anforderungen erfüllen[^3].

XRechnung

• Offizieller Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen mit der öffentlichen Verwaltung
• Wird von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben[^5]
• Basiert auf EN 16931 und nutzt strukturierte XML-Syntaxen

Mehr technische Details finden Sie im neuen Artikel XRechnung-Format: Technische Anleitung.

ZUGFeRD

• Hybrides Format: PDF mit eingebettetem XML
• Offiziell zulässiges Format für E-Rechnungen in Deutschland[^3]
• In Version 2.4 aktualisiert, u. a. mit Erweiterungen für Unterpositionen und aktualisierten Validierungsartefakten[^6]

Aktuelle Änderungen erklären wir in ZUGFeRD 2.4 Update.

XRechnung vs. ZUGFeRD (Kurzvergleich)

Kriterium	XRechnung	ZUGFeRD
Format	Reines XML	PDF/A-3 + XML
Lesbarkeit	Nur maschinell	Mensch + Maschine
Einsatz	B2G/B2B, streng strukturiert	B2B, hybrider Versand
Kompatibilität	EN 16931	EN 16931, Factur-X kompatibel

So läuft eine E-Rechnung in der Praxis ab

Eine E-Rechnung ist nicht nur ein anderes Dateiformat, sondern ein Prozess. Typischer Ablauf:

1. Rechnungserstellung im ERP/Tool: Stammdaten und Leistungsdaten werden strukturiert erfasst.
2. Generierung des Formats: Das System erzeugt eine XRechnung-XML oder ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML.
3. Übermittlung: Versand per E-Mail, Portal, EDI oder über Netzwerke wie Peppol (je nach Branche und Partner).
4. Eingang beim Empfänger: Die Datei wird automatisch importiert.
5. Validierung: Technische und formale Prüfungen verhindern fehlerhafte Buchungen.
6. Archivierung: E-Rechnungen müssen revisionssicher abgelegt werden, damit sie später nachvollziehbar sind.

Der entscheidende Unterschied: Die Rechnung kann ohne manuelle Erfassung verarbeitet werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt Freigaben.

Technische und organisatorische Anforderungen

Für die Umstellung sollten Sie neben der IT auch Prozesse und Verantwortlichkeiten prüfen. Typische Themen:

• Stammdatenqualität: Kunden- und Lieferantendaten müssen vollständig und konsistent sein.
• Format-Mapping: Felder aus dem ERP müssen in das ZUGFeRD- oder XRechnung-Schema übertragen werden.
• Validierung: Eingehende und ausgehende Rechnungen sollten automatisch geprüft werden.
• Archivierung: E-Rechnungen müssen nachvollziehbar gespeichert werden, inklusive Änderungen.
• Rollen & Zuständigkeiten: Fachbereich, IT und Buchhaltung brauchen klare Verantwortungen.

Diese Punkte werden oft unterschätzt. Wer frühzeitig prüft, vermeidet spätere Projektverzögerungen und kann 2027/2028 reibungslos umstellen.

Kommunikation mit Geschäftspartnern

E-Rechnung funktioniert nur, wenn Sender und Empfänger denselben Standard sprechen. Klären Sie daher frühzeitig mit Ihren Kunden und Lieferanten:

• Welches Format erwartet der Empfänger (XRechnung oder ZUGFeRD)?
• Welcher Übermittlungsweg ist akzeptiert (E-Mail, Portal, EDI, Peppol)?
• Gibt es besondere Validierungsanforderungen?

Eine kurze Abstimmung verhindert, dass Rechnungen wegen Formatfehlern oder fehlender Prozesse zurückgewiesen werden. In der Übergangszeit 2025-2027 ist dieser Punkt besonders wichtig, weil viele Unternehmen parallel Papier/PDF und E-Rechnungen verarbeiten.

Praxis-Tipp: Legen Sie ein einfaches „E-Rechnung-Profil“ pro Geschäftspartner an (Format, Versandweg, Ansprechpartner). So vermeiden Sie Rückfragen und reduzieren Korrekturen im Tagesgeschäft.

Empfang und Ausstellung getrennt betrachten

Viele Unternehmen konzentrieren sich nur auf die Ausstellung. Das BMF macht jedoch klar, dass die Empfangspflicht bereits seit 2025 gilt[^1]. Praktisch bedeutet das:

• Ein E-Mail-Postfach oder Portalzugang reicht nicht aus, wenn die Rechnung technisch nicht verarbeitet werden kann.
• Die Rechnungsprüfung muss den strukturierten Datensatz einlesen und interpretieren können.
• Für die Buchhaltung entsteht ein neuer Standardprozess.

Wer Empfang und Ausstellung getrennt betrachtet, kann die Umstellung schrittweise organisieren: zuerst Empfang (2025), danach Aufbau der Ausstellung (2026-2027), schließlich Vollumstellung (2028).

Praktische Schritte zur Vorbereitung

Eine Umstellung gelingt, wenn Fachbereich, IT und Steuerabteilung frühzeitig zusammenarbeiten. Eine mögliche Roadmap:

1. 2026 (Jetzt): System- und Prozess-Check (Rechnungserstellung, Versand, Archivierung).
2. Q2 2026: Auswahl des Ziel-Formats und Abgleich mit Kundenanforderungen.
3. Q3 2026: Testrechnungen, Validierung und technische Integration.
4. Q4 2026: Pilotbetrieb mit ausgewählten Geschäftspartnern.
5. 2027: Stabilisierung der Prozesse und Vorbereitung auf die volle Pflicht.

Ergänzend lohnt ein Blick auf internationale Entwicklungen, z. B. Frankreich 2026: Vollständiger Leitfaden und aktuelle Updates.

Kurz-Checkliste für 2026

Wenn Sie 2026 nutzen wollen, um ohne Zeitdruck umzusteigen, hilft diese kurze Checkliste:

• Empfangsprozess definiert: Wer nimmt E-Rechnungen an, wer prüft sie, wer bucht?
• Formatentscheidung dokumentiert: XRechnung, ZUGFeRD oder beides – und für welche Kunden?
• Testrechnungen erstellt: Mindestens 5-10 Rechnungen pro Szenario prüfen.
• Validierung automatisiert: Fehler früh erkennen, bevor Rechnungen rausgehen.
• Archivierung geklärt: Revisionssichere Ablage und Zugriff für Prüfungen.
• Kommunikation geplant: Kunden und Lieferanten über neue Prozesse informieren.

Je früher diese Punkte abgehakt sind, desto entspannter gelingt der Übergang in die Pflichtphase 2027/2028. Wer bis Q3 2026 startklar ist, hat ausreichend Puffer für Tests mit Schlüsselkunden und interne Ressourcen gut im Griff.

Häufige Stolperfallen in der Praxis

• „PDF reicht doch“: Seit 2025 gilt ein PDF nicht mehr als E-Rechnung.
• Keine Empfangsfähigkeit: Selbst wenn Sie noch keine E-Rechnung ausstellen, müssen Sie sie empfangen können.
• Falsches ZUGFeRD-Profil: MINIMUM und BASIC-WL sind nicht zulässig[^3].
• Unklare Zuständigkeit: Ohne klare Verantwortungen entstehen Verzögerungen im Projekt.
• Fehlende Validierung: Formale Fehler führen zu Ablehnungen oder Nacharbeiten.

Folgen bei Nicht-Compliance

Nach Ablauf der Übergangsfristen ist die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend[^2]. Rechnungen, die nicht den Anforderungen entsprechen, gelten dann nicht als ordnungsgemäße E-Rechnung. Das kann in der Praxis zu Korrekturanforderungen, Verzögerungen bei Zahlungen und steuerlichen Risiken führen. Lassen Sie sich im Zweifel steuerlich beraten.

Wichtig ist auch die interne Nachweisfähigkeit: Prüfer erwarten nachvollziehbare Prozesse und eine lückenlose Dokumentation der elektronischen Rechnungen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum.

FAQs

Wann wird die E-Rechnung in Deutschland Pflicht?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Die Ausstellungspflicht tritt für alle B2B-Umsätze ab 1. Januar 2028 vollständig in Kraft[^2].

Welche Übergangsfristen gelten?

Von 2025 bis Ende 2026 dürfen sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Frist bis Ende 2027[^2].

Welches Format sollte ich verwenden: XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen, sofern ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne MINIMUM/BASIC-WL) genutzt wird[^3]. Die Wahl hängt von Ihren Prozessen ab.

Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?

Ja, die Pflicht gilt grundsätzlich für inländische B2B-Umsätze. Kleinere Unternehmen erhalten aber längere Übergangsfristen bis Ende 2027[^2].

Was ist, wenn ich die Frist verpasse?

Nach Ablauf der Übergangsfristen müssen Rechnungen den Anforderungen der E-Rechnung entsprechen. Andernfalls sind Korrekturen notwendig, die zu Verzögerungen führen können.

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Quellen und weiterführende Informationen

1. Bundesfinanzministerium (BMF) – FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
2. Bundesfinanzministerium (BMF) – Übergangsregelungen (FAQ, Frage 11): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
3. Bundesfinanzministerium (BMF) – Zulässige Formate (FAQ, Frage 7): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
4. Bundesfinanzministerium (BMF) – Inländisches Unternehmen (FAQ, Frage 3): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
5. XRechnung (KoSIT/IT-Planungsrat) – Standardbeschreibung: https://xeinkauf.de/xrechnung/
6. FeRD – Pressemitteilung ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08 (04.12.2025): https://www.ferd-net.de/fileadmin/user_upload/FeRD/f%C3%BCr_FeRD-Meldungen/20251204_ZUGFeRD_2.4_Factur-X_1.08_Meldung_DE.pdf

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Aktualisiert: 12. Januar 2026 Nächste Überprüfung: 12. Februar 2026