Deutschland: Obligatorische B2B E-Rechnung 2027-2028

Deutschland schließt sich Frankreich bei der Modernisierung der B2B-Rechnungsstellung mit einer wichtigen Reform an, die am 22. März 2024 vom Bundesrat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes verabschiedet wurde¹.

Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 und 2028 wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen je nach Unternehmensgröße obligatorisch¹.

Dieser vollständige Leitfaden erklärt alles, was Sie wissen müssen, um die deutsche Reform einzuhalten.

Was ist die obligatorische elektronische Rechnungsstellung in Deutschland?

Deutschland führt ein obligatorisches B2B-E-Rechnungsmandat für alle inländischen Transaktionen zwischen deutschen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen ein².

Die Ziele der Reform

Die Reform zielt darauf ab:

• Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen durch mehr Transparenz
• Geschäftsprozesse zu modernisieren und Bürokratie zu reduzieren
• Deutschland an die europäische Richtlinie EN 16931 anzupassen³
• Die Einführung der ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age) der EU vorzubereiten¹
• Die Effizienz des Handelsaustauschs zu verbessern

Was ist eine elektronische Rechnung?

Laut der deutschen Reform muss eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)²:

1. In elektronischem Format ausgestellt und empfangen werden
2. Ein strukturiertes Format (XML) verwenden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht
3. Die automatische Verarbeitung durch Computersysteme ermöglichen

Wichtig: Ein einfaches per E-Mail gesendetes PDF ist KEINE konforme elektronische Rechnung. Auch ein gescanntes PDF einer Papierrechnung zählt nicht. Ein strukturiertes Format ist erforderlich.

Implementierungszeitplan (2025-2028)

Die deutsche Reform folgt einer schrittweisen Einführung über drei Jahre:

1. Januar 2025: Empfangspflicht

Alle deutschen Unternehmen (unabhängig von ihrer Größe) müssen elektronische Rechnungen im EN 16931-Format empfangen und verarbeiten können¹.

Was sich ändert:

• Sie können eine konforme elektronische Rechnung nicht ablehnen
• Sie müssen die technische Fähigkeit haben, XRechnung oder ZUGFeRD zu lesen
• Ihr Lieferant kann Ihnen eine E-Rechnung ohne Ihre vorherige Zustimmung senden

Was weiterhin möglich ist:

• Weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen akzeptieren (wenn Sie einverstanden sind)
• Ihre aktuelle Software verwenden, wenn sie bereits XRechnung/ZUGFeRD unterstützt

1. Januar 2027: Ausstellungspflicht (Große Unternehmen)

Unternehmen mit einem Jahresumsatz > €800.000 müssen alle ihre inländischen B2B-Rechnungen in strukturiertem elektronischem Format ausstellen¹.

Temporäre Ausnahmen:

• Kleine Unternehmen (< €800.000 Umsatz) können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen
• Eine Übergangsregelung erlaubt das Senden von PDFs bis 31. Dezember 2027 mit Zustimmung des Empfängers⁴

1. Januar 2028: Ausstellungspflicht (Alle Unternehmen)

Alle deutschen Unternehmen, einschließlich kleiner Strukturen (< €800.000 Umsatz), müssen ihre B2B-Rechnungen in elektronischem Format ausstellen¹.

Ab diesem Datum:

• Papier und einfache PDFs sind für inländische B2B-Transaktionen verboten¹
• Nur strukturierte Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD usw.) sind akzeptiert
• Die Übergangsregelung läuft ab

Zeitplan-Zusammenfassung

Datum	Verpflichtung	Wer?
1. Januar 2025	Empfang E-Rechnungen	Alle Unternehmen
1. Januar 2027	Ausstellung E-Rechnungen	Unternehmen > €800k Umsatz
1. Januar 2028	Ausstellung E-Rechnungen	Alle Unternehmen

Akzeptierte elektronische Rechnungsformate

Deutschland erkennt mehrere Formate an, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen³:

1. XRechnung (Reines XML-Format)

XRechnung ist das offizielle deutsche nationale Format, bereits obligatorisch für B2G-Rechnungen (an die öffentliche Verwaltung seit 2020)⁵.

Merkmale:

• Reines XML-Format (keine visuelle Komponente)
• Streng konform mit EN 16931
• Entwickelt für vollständig automatisierte Verarbeitung
• In der gesamten deutschen Verwaltung verwendet

Aktuelle Version: XRechnung 3.0.2 (veröffentlicht 2024)³

2. ZUGFeRD (Hybrides PDF + XML-Format)

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das deutsche Hybridformat⁵.

Merkmale:

• PDF/A-3 mit integrierter XML-Datei
• Konform mit EN 16931
• Eine einzelne Datei enthält beide Formate

Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.3 (identisch mit Factur-X 1.0.07 in Frankreich)⁶

Vorteile:

• Einfach zu lesen (visuelles PDF)
• Automatische Verarbeitung möglich (eingebettetes XML)
• Kompatibel mit französischem Factur-X (deutsch-französische Interoperabilität)
• Sanfter Übergang von aktuellen PDFs

Wer ist von der Reform betroffen?

Verpflichtete Unternehmen

Alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland², einschließlich:

• Große Unternehmen (> €800.000 Umsatz)
• Mittlere Unternehmen (KMU)
• Kleine Unternehmen (< €800.000 Umsatz)
• Kleinstunternehmen
• Selbständige (Einzelunternehmen)
• Deutsche Niederlassungen internationaler Konzerne

Betroffene Transaktionen

Nur inländische B2B-Transaktionen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen².

Eingeschlossen:

• Verkaufsrechnungen zwischen deutschen Unternehmen
• B2B-Dienstleistungsrechnungen
• Gutschriften (Gutschriften)

Ausgeschlossen:

• B2C-Transaktionen (an Verbraucher): Keine Verpflichtung
• Internationale Rechnungen (an Unternehmen außerhalb Deutschlands): Keine Verpflichtung
• Rechnungen < €250: Ausgenommen²
• Umsatzsteuerbefreite Vorgänge: Ausgenommen
• Personenbeförderungsfahrkarten: Ausgenommen

Strafen und Folgen der Nichteinhaltung

Ablehnung des Vorsteuerabzugs

Das Hauptrisiko ist die Ablehnung des Vorsteuerabzugs (Vorsteuerabzug)².

Wenn Sie nach den Verpflichtungsterminen eine nicht konforme Rechnung erhalten, können die deutschen Steuerbehörden:

• Den Vorsteuerabzug auf diese Rechnung ablehnen
• Zusätzliche Konformitätsnachweise verlangen
• Die Umsatzsteuererstattung verzögern

Steuerstrafen

Die deutschen Behörden (Finanzamt) können Verwaltungsbußgelder im Falle von:

• Systematischer Nichteinhaltung der Ausstellungspflicht
• Fehlender Fähigkeit zum Empfang von E-Rechnungen nach dem 1. Januar 2025
• Falsche Angaben zur Konformität

Beträge: Die Bußgelder sind noch nicht genau definiert, können aber erheblich sein (mehrere tausend Euro).

Wie bereiten Sie sich vor: Aktionsplan 2026

Mit weniger als 12 Monaten vor Januar 2027, hier ist Ihr Fahrplan:

Phase 1: Januar-Februar 2026 (Bewertung)

✅ Identifizieren Sie Ihr Rechnungsvolumen:

• Wie viele Rechnungen werden monatlich nach Deutschland ausgestellt?
• Wie viele Rechnungen werden aus Deutschland empfangen?

✅ Bestimmen Sie Ihre Frist:

• Umsatz > €800.000 → Verpflichtung Januar 2027
• Umsatz < €800.000 → Verpflichtung Januar 2028

Fazit

Die deutsche Reform der elektronischen Rechnungsstellung stellt einen wichtigen Wandel für alle in Deutschland tätigen Unternehmen dar. Mit Fristen ab Januar 2025 für den Empfang und Januar 2027-2028 für die Ausstellung muss die Vorbereitung jetzt beginnen.

Sofort zu ergreifende Schlüsselmaßnahmen:

1. Überprüfen Sie die Kompatibilität Ihrer Buchhaltungssoftware mit XRechnung/ZUGFeRD
2. Aktualisieren Sie Ihre Systeme bei Bedarf
3. Schulen Sie Ihr Team über die neuen Prozesse
4. Testen Sie Ausstellung und Empfang elektronischer Rechnungen
5. Kommunizieren Sie mit Ihren deutschen Kunden und Lieferanten

Zögern Sie nicht: Mit dem 1. Januar 2027, der näher rückt, ist es Zeit, Ihr Unternehmen auf die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland vorzubereiten.

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Offizielle Ressourcen

• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
• KoSIT XRechnung
• Europäische Kommission - EN 16931

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Bei Compliant Invoice bieten wir einen kostenlosen Rechnungsgenerator, der mit deutschen Normen kompatibel ist:

• Generierung im ZUGFeRD 2.3-Format (XRechnung-kompatibel)
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Quellen und Referenzen

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Letzte Aktualisierung: 8. Januar 2026

Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen auf der Grundlage öffentlich zugänglicher Quellen und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung betrachtet werden. Konsultieren Sie einen qualifizierten deutschen Steuerberater für spezifische Beratung zu Ihrer Situation.

Footnotes

1. Generix (2024). En Allemagne, la facture électronique B2B s'imposera en 2028. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

2. BTobNice (2025). Facturation électronique en Allemagne : nouvelles obligations pour les entreprises résidentes. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶

3. European Commission (2025). eInvoicing in Germany. ↩ ↩² ↩³

4. EDICOM (2024). Les évolutions du projet de facturation électronique B2B en Allemagne. ↩

5. VIF Tax (2025). La facture électronique en Allemagne : Ce que les entrepreneurs doivent savoir. ↩ ↩²

6. SEEBURGER (2024). ZUGFeRD 2.3 and Factur-X 1.0.07 for e-invoices. ↩