XRechnung einfach erklärt: Format, Pflicht & Fristen 2027

Fachlich geprüft: 30. August 2026 · Quellenstand: BMF-FAQ März 2026 und KoSIT/XStandards Einkauf

Auf einen Blick: XRechnung ist das von der KoSIT betriebene, rein strukturierte XML-Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Es basiert auf EN 16931. Wichtig: XRechnung selbst ist nicht gesetzlich vorgeschrieben; vorgeschrieben ist die E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist.¹²

Was ist XRechnung?

XRechnung ist das von der KoSIT betriebene, rein strukturierte XML-Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Es basiert auf EN 16931 und kann auch in B2B-Prozessen verwendet werden.²

Wichtig: XRechnung selbst ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Pflicht ist die E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist.¹

Pflicht, Fristen & Übergangsregeln 2025 bis 2028

XRechnung selbst wird 2027 nicht pauschal für alle B2B-Rechnungen vorgeschrieben. Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung sonstiger Rechnungen endet die allgemeine Übergangsfrist am 31. Dezember 2026; Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen sie noch bis Ende 2027 nutzen. Danach ist bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen eine E-Rechnung erforderlich. XRechnung ist dafür ein zulässiges, rein strukturiertes XML-Format; ZUGFeRD kann ebenfalls zulässig sein.¹

Das Wachstumschancengesetz hat § 14 UStG für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 neu gefasst. Entscheidend sind drei getrennte Fragen: Können Sie E-Rechnungen empfangen, endet Ihre Übergangsfrist 2026 oder 2027, und welches Format kann Ihr Geschäftspartner verarbeiten?¹

Dieser Leitfaden beantwortet diese Fragen anhand der BMF-FAQ mit Stand März 2026 und der offiziellen XRechnung-Dokumentation der KoSIT.

Für den breiteren Einstieg in das Cluster lesen Sie auch E-Rechnungspflicht B2B in Europa: Überblick 2026-2028.

Was ist die obligatorische elektronische Rechnungsstellung in Deutschland?

Die neuen Regeln betreffen grundsätzlich steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, soweit eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht. B2C-Umsätze und mehrere ausdrücklich genannte Fallgruppen fallen nicht unter die Pflicht.¹

Was ist eine elektronische Rechnung?

Nach § 14 UStG und der BMF-Verwaltungsauffassung muss eine E-Rechnung:¹

In elektronischem Format ausgestellt und empfangen werden
Ein strukturiertes elektronisches Format verwenden, das grundsätzlich der Normenreihe EN 16931 entspricht oder die vollständige Extraktion der umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben ermöglicht
Die automatische Verarbeitung durch Computersysteme ermöglichen

Wichtig: Ein einfaches per E-Mail gesendetes PDF ist KEINE konforme elektronische Rechnung. Auch ein gescanntes PDF einer Papierrechnung zählt nicht. Ein strukturiertes Format ist erforderlich.

Fristen für XRechnung und E-Rechnung 2025 bis 2028

Die deutsche Reform folgt einer schrittweisen Einführung über drei Jahre:

Seit 1. Januar 2025: Empfang ermöglichen

Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt laut BMF grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Auch Kleinunternehmer sind von dieser Empfangsanforderung nicht ausgenommen.¹

Was sich ändert:

Sie können eine konforme elektronische Rechnung nicht ablehnen
Sie müssen einen geeigneten Empfangsweg bereitstellen
Ihr Lieferant kann Ihnen eine E-Rechnung ohne Ihre vorherige Zustimmung senden

Was weiterhin möglich ist:

Papier- oder PDF-Rechnungen annehmen, wenn der Aussteller sie im Rahmen einer Übergangsregel oder Ausnahme noch verwenden darf
Ihre aktuelle Software nutzen, wenn sie bereits XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil unterstützt

Ab 1. Januar 2027: Allgemeine Übergangsfrist beendet

Die allgemeine Übergangsfrist für sonstige Rechnungen endet am 31. Dezember 2026. Wer nicht unter eine Ausnahme oder die verlängerte Übergangsregel fällt, muss für betroffene Umsätze ab 2027 eine E-Rechnung ausstellen.¹

Verlängerte Übergangsregeln:

Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen sonstige Rechnungen noch bis 31. Dezember 2027 ausgestellt werden
Ein elektronisches sonstiges Format wie PDF setzt weiterhin die Zustimmung des Empfängers voraus
Ein EDI-Verfahren, das die E-Rechnungsanforderungen noch nicht erfüllt, darf ebenfalls bis Ende 2027 genutzt werden¹

Ab 1. Januar 2028: Übergangsfristen abgelaufen

Nach Ablauf der Übergangsfristen ist für betroffene Umsätze zwischen inländischen Unternehmen eine E-Rechnung zu verwenden. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.¹

Ab diesem Datum:

Papier und einfache PDFs erfüllen für diese Umsätze nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung
Zulässig sind insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile sowie vereinbarte Formate, aus denen sich die erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahieren lassen
Die Übergangsregelung läuft ab

Zeitplan-Zusammenfassung

Datum	Verpflichtung	Wer?
1. Januar 2025	E-Rechnungen empfangen können	Inländische Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer
1. Januar 2027	Allgemeine Übergangsfrist beendet	Betroffene Aussteller ohne verlängerte Frist
bis 31. Dezember 2027	Sonstige Rechnungen noch möglich	Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz; außerdem bestimmte EDI-Verfahren
1. Januar 2028	Übergangsfristen beendet	Betroffene inländische B2B-Umsätze; Ausnahmen bleiben bestehen

Akzeptierte elektronische Rechnungsformate

Das BMF nennt insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL – als in Deutschland übliche Formate, die die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllen.¹

1. XRechnung (Reines XML-Format)

XRechnung ist der von der KoSIT betriebene Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Er setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um und kann auch in B2B-Prozessen verwendet werden.²

Merkmale:

Reines XML-Format (keine visuelle Komponente)
Basiert auf EN 16931 und konkretisiert sie als deutsche CIUS
Entwickelt für vollständig automatisierte Verarbeitung
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland etabliert; konkrete Übermittlungsanforderungen hängen vom jeweiligen Rechnungsempfänger ab

Aktuelle Spezifikation auf der offiziellen Standardseite: XRechnung 3.0.2. Prüfen Sie vor einer Implementierung zusätzlich die dort veröffentlichten Bundles und Bugfix-Releases.²

2. ZUGFeRD (Hybrides PDF + XML-Format)

ZUGFeRD ist ein hybrides Format aus PDF/A-3 und eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten.

Merkmale:

PDF/A-3 mit integrierter XML-Datei
Die Profile EN 16931 und EXTENDED können die umsatzsteuerlichen Anforderungen erfüllen; MINIMUM und BASIC-WL sind laut BMF ausgenommen¹
Eine einzelne Datei enthält beide Formate

Vorteile:

Einfach zu lesen (visuelles PDF)
Automatische Verarbeitung möglich (eingebettetes XML)
Sanfter Übergang von aktuellen PDFs

Wer ist von der Reform betroffen?

Verpflichtete Unternehmen

Grundsätzlich betroffen sind Rechnungsaussteller bei steuerbaren Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern, soweit eine Rechnungspflicht besteht. Die Umsatzgrenze von 800.000 Euro ist dabei eine Übergangsregel, keine dauerhafte Ausnahme.¹

Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz nach Ende der allgemeinen Übergangsfrist
Mittlere Unternehmen (KMU)
Kleinere Unternehmen nach Ende ihrer verlängerten Übergangsfrist, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift
Selbständige (Einzelunternehmen)
Deutsche Niederlassungen internationaler Konzerne

Betroffene Transaktionen

Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, soweit eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht besteht.¹

Eingeschlossen:

Verkaufsrechnungen zwischen deutschen Unternehmen
B2B-Dienstleistungsrechnungen
Gutschriften (Gutschriften)

Ausgeschlossen:

B2C-Transaktionen (an Verbraucher): Keine Verpflichtung
Internationale Rechnungen (an Unternehmen außerhalb Deutschlands): Keine Verpflichtung
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto: Ausgenommen
Leistungen von Kleinunternehmern: Von der Ausstellung als E-Rechnung ausgenommen; die Empfangsfähigkeit bleibt erforderlich
Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG: Ausgenommen
Personenbeförderungsfahrkarten: Ausgenommen

Was bei einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung zu beachten ist

Eine Datei ist nicht allein deshalb steuerlich anzuerkennen, weil sie als „XRechnung“ bezeichnet wird. Pflichtangaben, richtige Beträge und die Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls bleiben entscheidend. Das BMF empfiehlt eine Validierung bereits bei Erstellung und Versand, stellt aber zugleich klar, dass die technische Validierung keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist.¹

Dieser Leitfaden nennt bewusst keinen pauschalen Bußgeldbetrag: Die BMF-FAQ legt für Formatfehler keinen allgemeinen „XRechnung-Bußgeldsatz“ fest. Lassen Sie konkrete steuerliche Folgen im Einzelfall prüfen.

XRechnung-Checkliste für 2026

Anwendungsbereich klären: Handelt es sich um einen Umsatz zwischen inländischen Unternehmern und besteht eine Rechnungspflicht?
Ausnahmen prüfen: B2C, Kleinbetrag, Fahrausweis, Kleinunternehmerleistung oder einschlägiger steuerfreier Umsatz?
Vorjahresumsatz feststellen: Nur so lässt sich bestimmen, ob die verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027 greift.
Format mit Geschäftspartnern abstimmen: XRechnung, ein geeignetes ZUGFeRD-Profil oder ein anderes vereinbartes, auswertbares Format.
Empfangsweg dokumentieren: E-Mail-Adresse, Portal oder vereinbarter Übertragungsweg.
Testdateien validieren: Technische und fachliche Fehler vor dem Versand erkennen.
Originaldatei archivieren: Der strukturierte Teil ist für die weitere Verarbeitung maßgeblich.

Für die technische Umsetzung lesen Sie XRechnung-Format: XML-Struktur und Validierung. Die Entscheidung zwischen den beiden gängigen Formaten erläutert XRechnung vs. ZUGFeRD.

Fazit

Für Suchanfragen nach „XRechnung 2027“ ist die wichtigste Antwort: Nicht das Format XRechnung allein wird Pflicht, sondern die E-Rechnung für betroffene Umsätze nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist. XRechnung ist eine klare Wahl für rein strukturierte XML-Prozesse; ZUGFeRD verbindet strukturierte Daten mit einer lesbaren PDF-Darstellung. Prüfen Sie Anwendungsbereich, Ausnahme und Empfängeranforderung getrennt.

Primärquellen

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wann wird die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend?

Inländische Unternehmen müssen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung sonstiger Rechnungen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise – bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz – bis Ende 2027.¹

Welche Formate sind in Deutschland erlaubt?

Das BMF nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL, als übliche geeignete Formate.¹

Sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Während der Übergangsfrist kann es als sonstige elektronische Rechnung mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.¹

Ist XRechnung für B2B ab 2027 zwingend?

Nein. Erforderlich ist nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist eine zulässige E-Rechnung. XRechnung ist ein mögliches Format; ein geeignetes ZUGFeRD-Profil kann ebenfalls die Anforderungen erfüllen.¹

Wer ist ausgenommen?

Ausnahmen gelten unter anderem für B2C-Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen dennoch empfangen können.¹

Letzte fachliche Prüfung: 26. August 2026

Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen auf der Grundlage öffentlich zugänglicher Quellen und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung betrachtet werden. Konsultieren Sie einen qualifizierten deutschen Steuerberater für spezifische Beratung zu Ihrer Situation.

Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026; insbesondere Fragen 4, 7, 11 und 12 (abgerufen am 26. August 2026). ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴ ↩¹⁵ ↩¹⁶ ↩¹⁷ ↩¹⁸ ↩¹⁹ ↩²⁰
KoSIT / XStandards Einkauf, XRechnung – Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und Spezifikation XRechnung 3.0.2 (abgerufen am 26. August 2026). ↩ ↩² ↩³ ↩⁴