E-Rechnung Kleinunternehmer 2026: Sonderregeln & Fristen

Zuletzt aktualisiert: 20. Januar 2026

TL;DR

Kleinunternehmer nach §19 UStG sind durch §34a UStDV von der E-Rechnungspflicht beim Versand befreit, müssen aber ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die €800.000-Umsatzgrenze regelt eine andere Gruppe: Unternehmen mit >€800K müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden, <€800K erst ab 2028. B2C-Rechnungen (an Verbraucher) bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Wichtig: Kleinunternehmer-Status und €800K-Grenze sind zwei verschiedene Regelungen.

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Einleitung

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland sorgt bei vielen Kleinunternehmern für Verwirrung. Bin ich betroffen? Muss ich teure Software kaufen? Was gilt für mich als Kleinunternehmer nach §19 UStG?

Die gute Nachricht: Für Kleinunternehmer gibt es eine wichtige Sonderregelung im §34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)¹. Diese befreit Sie von der Pflicht, E-Rechnungen zu versenden – Sie müssen aber E-Rechnungen empfangen können.

Zusätzlich sorgt die €800.000-Umsatzgrenze für Verwirrung, die eine völlig andere Regelung betrifft und nichts mit dem Kleinunternehmer-Status zu tun hat.

Dieser Leitfaden erklärt alle Sonderregeln, Fristen und praktischen Schritte für Kleinunternehmer.

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Wer ist betroffen? Die drei Kategorien

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland schafft drei verschiedene Unternehmensgruppen mit unterschiedlichen Verpflichtungen:

1. Kleinunternehmer nach §19 UStG

Definition: Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von maximal €22.000 und einem prognostizierten Umsatz im laufenden Jahr von maximal €50.000 können die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen².

Besonderheit:

• Befreiung von der Umsatzsteuer
• Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen
• Wichtig: Sonderregelung bei E-Rechnungen (siehe §34a UStDV)

Was gilt für E-Rechnungen:

• ✅ Empfang: Müssen E-Rechnungen empfangen können (ab 1.1.2025)
• ❌ Versand: Befreit von der Pflicht zum E-Rechnungsversand (§34a UStDV)
• ⚠️ Ausnahme: Gilt nur für B2B-Rechnungen; B2C bleibt ohnehin ausgenommen

2. Kleine und mittlere Unternehmen (< €800.000 Umsatz)

Definition: Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter €800.000, aber über der Kleinunternehmer-Grenze (also €22.000-€800.000).

Was gilt:

• ✅ Empfang: Müssen E-Rechnungen empfangen können (ab 1.1.2025)
• ⏳ Versand: Übergangsfrist bis 31.12.2027 (können weiter PDF versenden mit Zustimmung)
• 📅 Ab 1.1.2028: Pflicht zum E-Rechnungsversand

3. Große Unternehmen (> €800.000 Umsatz)

Definition: Unternehmen mit Vorjahresumsatz über €800.000.

Was gilt:

• ✅ Empfang: Müssen E-Rechnungen empfangen können (ab 1.1.2025)
• 📅 Versand: Pflicht zum E-Rechnungsversand ab 1.1.2027

Wichtig: Die €800.000-Grenze ist völlig unabhängig vom Kleinunternehmer-Status. Ein Kleinunternehmer mit €20.000 Umsatz fällt in Kategorie 1, ein Unternehmen mit €500.000 Umsatz in Kategorie 2.

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§34a UStDV: Die Kleinunternehmer-Ausnahme

Das Jahressteuergesetz 2024 hat mit §34a UStDV eine wichtige Ausnahme für Kleinunternehmer geschaffen³:

Wer ist ausgenommen?

Von der E-Rechnungspflicht beim Versand befreit sind:

1. Kleinunternehmer nach §19 UStG

   • Umsatz ≤ €22.000 (Vorjahr) und ≤ €50.000 (laufendes Jahr erwartet)
   • Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen

2. Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen nach §4 Nr. 8-29 UStG

   • Beispiele: Ärzte, Heilpraktiker, bestimmte Bildungseinrichtungen
   • Umsätze sind umsatzsteuerfrei

Was bedeutet "ausgenommen"?

• ❌ Keine Pflicht zum Versand von E-Rechnungen
• ✅ Dürfen weiterhin PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen ausstellen
• ⚠️ Aber: Müssen trotzdem E-Rechnungen empfangen können

Was die Ausnahme NICHT bedeutet

Häufige Missverständnisse:

1. "Kleinunternehmer müssen gar nichts tun"

   • ❌ Falsch: Empfangspflicht gilt ab 1.1.2025!

2. "Kleinunternehmer dürfen keine E-Rechnungen versenden"

   • ❌ Falsch: Sie dürfen, müssen aber nicht

3. "€800K-Grenze gilt nicht für Kleinunternehmer"

   • ❌ Falsch: Kleinunternehmer liegen per Definition unter €22K, also irrelevant

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Zeitplan für Kleinunternehmer

Hier ist der detaillierte Zeitplan, was wann für Kleinunternehmer gilt:

Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht für ALLE

Was ändert sich:

• Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen empfangen können
• Auch Kleinunternehmer sind betroffen
• Keine Ausnahmen beim Empfang
• Gilt nur für B2B-Transaktionen (nicht B2C)

Technische Anforderungen:

• E-Mail-Postfach, das XML- oder PDF-Anhänge empfangen kann
• XRechnung- oder ZUGFeRD-Format akzeptieren
• Automatisierte Verarbeitung ermöglichen (kein manuelles Abtippen nötig)

Was Kleinunternehmer tun müssen:

• ✅ Sicherstellen, dass E-Mail-Empfang funktioniert
• ✅ Lieferanten informieren, dass E-Rechnungen empfangen werden können
• ✅ Optional: Buchhaltungssoftware prüfen (viele unterstützen bereits E-Rechnungen)

Versand in 2025-2026:

• Kleinunternehmer dürfen weiterhin PDF oder Papier versenden (§34a UStDV)
• Keine Pflicht zum E-Rechnungsversand
• Können freiwillig E-Rechnungen versenden

2025-2026: Übergangsphase

Für Kleinunternehmer ändert sich nichts beim Versand:

• ✅ PDF-Rechnungen erlaubt
• ✅ Papierrechnungen erlaubt
• ✅ E-Rechnungen freiwillig möglich

Für andere Unternehmen (>€22K Umsatz):

• PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers erlaubt
• E-Rechnungen empfohlen für Zukunftssicherheit

Ab 1. Januar 2027: €800K-Grenze tritt in Kraft

Betrifft Kleinunternehmer nicht direkt, da sie unter €22K Umsatz liegen.

Aber wichtig zu wissen:

• Unternehmen mit >€800K Umsatz müssen E-Rechnungen versenden
• Kleinunternehmer werden diese E-Rechnungen häufiger empfangen

Ab 1. Januar 2028: Volle Pflicht für alle (außer Kleinunternehmer)

Was ändert sich:

• Alle Unternehmen (auch <€800K) müssen E-Rechnungen im B2B versenden
• Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG bleiben ausgenommen (§34a UStDV)

Für Kleinunternehmer:

• ✅ Weiterhin keine Versandpflicht
• ✅ PDF/Papier bleibt erlaubt
• ⚠️ Können freiwillig umsteigen (empfehlenswert für Professionalisierung)

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Empfang von E-Rechnungen: Was muss ich tun?

Als Kleinunternehmer müssen Sie ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Hier ist, was das praktisch bedeutet:

Minimale technische Anforderungen

Was Sie brauchen:

1. E-Mail-Adresse, die XML- oder PDF-Anhänge empfangen kann
2. Software, die XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit XML) öffnen kann
3. Möglichkeit zur digitalen Archivierung (GoBD-konform, 10 Jahre)

Was Sie NICHT brauchen:

• ❌ Keine teure Spezial-Software erforderlich
• ❌ Kein Portal-Zugang notwendig
• ❌ Keine automatische Verarbeitung zwingend (empfohlen aber)

Praktische Optionen für Kleinunternehmer

Option 1: Minimallösung (kostenlos)

• E-Mail-Empfang mit Outlook, Gmail, etc.
• XRechnung mit kostenlosem Viewer öffnen (z.B. Mustang Project Viewer)
• Manuelle Eingabe in eigene Buchhaltung
• Speicherung auf Festplatte/Cloud (10 Jahre Aufbewahrung)

Vorteile: Kostenlos, einfach Nachteile: Zeitaufwendig, keine Automatisierung

Option 2: Buchhaltungssoftware (€10-30/Monat)

• Lexoffice, sevDesk, Billomat
• Automatischer E-Rechnungsempfang und -verarbeitung
• GoBD-konforme Archivierung inklusive
• Daten werden automatisch übernommen

Vorteile: Zeitsparend, professionell, GoBD-konform Nachteile: Monatliche Kosten

Option 3: Steuerberater-Anbindung (€15-50/Monat)

• DATEV Unternehmen Online
• Direkte Anbindung an Steuerberater
• E-Rechnungen landen automatisch beim Steuerberater

Vorteile: Beste Integration, weniger Arbeit Nachteile: Höhere Kosten

Aufbewahrungspflicht

Wichtig: E-Rechnungen müssen 10 Jahre digital aufbewahrt werden (GoBD)⁴.

Was das bedeutet:

• Original-Format beibehalten (XML/ZUGFeRD)
• Unveränderbar archivieren
• Jederzeit lesbar machen können
• Bei Prüfung dem Finanzamt vorlegen können

Lösung: Buchhaltungssoftware übernimmt dies automatisch. Bei manueller Speicherung: strukturierter Ordner mit Backup.

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Versand von E-Rechnungen: Freiwillig für Kleinunternehmer

Obwohl Sie als Kleinunternehmer nicht verpflichtet sind, E-Rechnungen zu versenden, kann es sinnvoll sein:

Vorteile von E-Rechnungen (auch für Kleinunternehmer)

1. Schnellere Zahlung

   • E-Rechnungen werden im Durchschnitt 5-7 Tage schneller bezahlt
   • Automatische Verarbeitung beim Kunden

2. Professionalität

   • Moderne, zukunftssichere Arbeitsweise
   • Besseres Image bei größeren Kunden

3. Kostenersparnis

   • Keine Druck- und Portokosten
   • Weniger Zeitaufwand

4. Vorbereitung

   • Falls Ihr Umsatz über €22K steigt, sind Sie bereits vorbereitet

Software-Optionen für Kleinunternehmer

Kostenlose Tools:

• Mustang Project (Open Source): Erstellt ZUGFeRD-PDFs
• XRechnung Online-Generatoren: Verschiedene kostenlose Tools

Bezahlbare Software (€10-30/Monat):

• Lexoffice: Einfach, intuitiv, mit E-Rechnung
• sevDesk: Gut für Kleinunternehmer, ab €9,90/Monat
• Billomat: Professionell, ab €19/Monat

Was Kleinunternehmer wirklich brauchen:

• Tool, das ZUGFeRD oder XRechnung erstellen kann
• E-Mail-Versand
• GoBD-konforme Archivierung
• Einfache Bedienung

Tipp: Viele dieser Tools bieten kostenlose Testphasen. Probieren Sie aus, ob E-Rechnungsversand für Sie Sinn macht.

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Sonderfälle und Ausnahmen

B2C-Rechnungen (an Verbraucher)

Wichtig: Rechnungen an Privatpersonen (Endverbraucher) sind von der E-Rechnungspflicht komplett ausgenommen⁵.

Was das bedeutet:

• Kleinunternehmer, die nur an Endverbraucher verkaufen, sind gar nicht betroffen
• Beispiele: Friseur, Handwerker für Privatkunden, Einzelhändler
• PDF- und Papierrechnungen bleiben erlaubt

Aber: Sobald Sie an Unternehmen (B2B) verkaufen, müssen Sie E-Rechnungen empfangen können (ab 1.1.2025).

Grenzüberschreitende Rechnungen

EU-Rechnungen:

• Aktuell noch von der E-Rechnungspflicht ausgenommen
• Wird voraussichtlich in Zukunft geändert (EU-Harmonisierung)
• PDF-Rechnungen an EU-Länder derzeit weiter möglich

Export außerhalb EU:

• Keine E-Rechnungspflicht
• PDF- und Papierrechnungen erlaubt

Kleinbetragsrechnungen

Häufige Frage: Gibt es eine Bagatellgrenze für E-Rechnungen?

Antwort: Nein. Auch Rechnungen unter €250 müssen als E-Rechnung versendet werden (wenn keine Kleinunternehmer-Ausnahme greift).

Für Kleinunternehmer: Irrelevant, da Sie ohnehin von der Versandpflicht befreit sind.

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Praktische Checkliste für Kleinunternehmer

Nutzen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie konform sind:

Sofort (Ab 1.1.2025)

• Prüfen: Bin ich Kleinunternehmer nach §19 UStG?

  • Umsatz Vorjahr ≤ €22.000
  • Erwarteter Umsatz laufendes Jahr ≤ €50.000

• E-Mail-Empfang sicherstellen

  • E-Mail-Adresse funktioniert
  • XML- und PDF-Anhänge können empfangen werden
  • Lieferanten über E-Mail-Adresse informieren

• Optional: Software prüfen

  • Nutzen Sie bereits Buchhaltungssoftware?
  • Unterstützt diese E-Rechnungen?
  • Falls nein: Kostenlose Tools testen (Mustang Viewer)

Mittelfristig (2025-2026)

• Archivierung planen

  • Wo speichern Sie E-Rechnungen für 10 Jahre?
  • GoBD-konforme Lösung wählen
  • Backup-Strategie festlegen

• Optional: E-Rechnungsversand testen

  • Kostenlose Tools ausprobieren
  • Vorteile für Ihr Geschäft bewerten
  • Bei größeren Kunden nachfragen, ob E-Rechnung bevorzugt wird

• Steuerberater konsultieren

  • Besprechen Sie Ihre spezifische Situation
  • Klären Sie Fragen zu §34a UStDV
  • Prüfen Sie DATEV-Anbindung falls sinnvoll

Langfristig (2027-2028)

• Falls Umsatz steigt: Auf Grenzwerte achten

  • Über €22K → Verlust Kleinunternehmer-Status
  • Über €50K erwartet → Verlust Kleinunternehmer-Status
  • Dann E-Rechnungspflicht beachten!

• Marktentwicklung beobachten

  • Werden E-Rechnungen Standard in Ihrer Branche?
  • Verlangen Kunden zunehmend E-Rechnungen?
  • Freiwilliger Umstieg erwägenswert?

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Zusammenfassung

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG genießen Sie eine wichtige Sonderregelung:

Was Sie MÜSSEN:

• ✅ E-Rechnungen empfangen können (ab 1.1.2025)
• ✅ 10 Jahre digitale Archivierung (GoBD-konform)

Was Sie NICHT müssen:

• ❌ E-Rechnungen versenden (§34a UStDV befreit Sie)
• ❌ Teure Software kaufen (E-Mail + Viewer reicht)

Was Sie DÜRFEN:

• ✅ Weiterhin PDF-Rechnungen versenden
• ✅ Weiterhin Papierrechnungen versenden
• ✅ Freiwillig auf E-Rechnungen umsteigen

Die €800.000-Grenze betrifft Sie nicht, da Kleinunternehmer per Definition unter €22.000 Umsatz liegen.

Wichtigster Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das reicht als Kleinunternehmer vorerst aus. Der Rest ist optional.

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Quellen

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Footnotes

1. E-Rechnung für Kleinunternehmer: Welche Sonderregeln gelten 2026? ↩

2. Bundesfinanzministerium - FAQ E-Rechnung (Stand Oktober 2025) ↩

3. IHK Frankfurt - E-Rechnungspflicht ab 2025 ↩

4. Steuerberater Braun - E-Rechnung 2026 Pflicht: Formate, Übergangsfristen ↩

5. IHK Darmstadt - E-Rechnung (B2B) seit 2025 ↩