XRechnung Validator: E-Rechnung kostenlos prüfen (2026)

Zuletzt aktualisiert: 20. Januar 2026

TL;DR

E-Rechnungen müssen vor Versand validiert werden. Kostenlose Tools: KoSIT XRechnung-Validator (offiziell, XRechnung 2.x/3.x), Mustang Project Validator (ZUGFeRD + Factur-X), beide online + downloadbar. Validierung prüft: XML-Syntax, Schema-Konformität, EN 16931-Regeln, Schematron business rules. Was NICHT geprüft wird: inhaltliche Richtigkeit (Preise, Steuersätze). Empfehlung: KoSIT für XRechnung, Mustang für ZUGFeRD. GoBD-Archivierung: 10 Jahre Pflicht.

Warum validieren?

Ab 2027/2028 müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich EN 16931-konform sein. Nicht-konforme Rechnungen können:

• ❌ Vom Kunden abgelehnt werden
• ❌ Zu Strafen bis €5.000 führen
• ❌ Probleme beim Vorsteuerabzug verursachen
• ❌ Zahlungen verzögern

Lösung: Validierung vor Versand sichert Konformität.

Was wird validiert?

1. Technische Validierung

XML-Syntax:

• Korrekte XML-Struktur
• Schema-Konformität (XSD)
• Pflichtfelder vorhanden

Beispiel-Fehler:

<!-- Falsch: Fehlendes Pflichtfeld -->
<Invoice>
  <InvoiceNumber>2026-001</InvoiceNumber>
  <!-- IssueDate fehlt! -->
</Invoice>

2. Semantische Validierung

Business Rules (Schematron):

• EN 16931-Regeln
• VAT-Berechnungen logisch
• Datumsformat korrekt
• Pflichtangaben vollständig

Beispiel:

• Regel: Rechnungsdatum ≤ Fälligkeitsdatum
• Fehler: Fällig am 01.01.2026, Rechnungsdatum 15.01.2026

3. Format-spezifisch

XRechnung:

• CII XML-Struktur korrekt
• Namespace richtig
• Version korrekt (2.x, 3.x)

ZUGFeRD:

• PDF/A-3-Konformität
• Eingebettetes XML vorhanden
• Profil (EN16931, XRECHNUNG) korrekt

Was Validators NICHT prüfen

• ❌ Inhaltliche Richtigkeit (sind Preise korrekt?)
• ❌ Steuersatz-Korrektheit (Sie müssen wissen: 19% oder 7%)
• ❌ Empfänger-Verarbeitungsfähigkeit
• ❌ Geschäftslogik (Rabatte, Skonti korrekt berechnet?)

Kostenlose XRechnung-Validators

1. KoSIT XRechnung-Validator (Offiziell)

URL: https://xeinkauf.de/app/main

Features:

• ✅ Offizieller deutscher Validator
• ✅ XRechnung 2.x und 3.x Support
• ✅ Online Web-Interface
• ✅ Downloadbare Desktop-Version
• ✅ Open Source
• ✅ Regelmäßig aktualisiert

Wie nutzen:

1. Zu https://xeinkauf.de/app/main gehen
2. XML-Datei hochladen
3. XRechnung-Version auswählen (meist 3.0)
4. "Prüfen" klicken
5. Ergebnis:
   • 🟢 Grün = Konform (keine Fehler)
   • 🟡 Gelb = Warnungen (meist OK, aber prüfen)
   • 🔴 Rot = Fehler (nicht konform, beheben!)

Vorteile:

• Offiziell und autoritativ
• Kostenlos
• Keine Installation nötig (Web-Version)
• Deutsche Sprache

Nachteile:

• Nur XRechnung (kein ZUGFeRD-PDF)
• Web-Interface einfach gehalten
• Keine automatische Integration

Tipp: Für XRechnung-XML ist KoSIT der Gold-Standard.

2. Mustang Project Validator

URL: https://www.mustangproject.org/

Features:

• ✅ ZUGFeRD und Factur-X Support
• ✅ PDF-Extraktion (automatisch XML aus PDF)
• ✅ Alle Profile (MINIMUM bis XRECHNUNG)
• ✅ Java-Bibliothek + Online-Tool
• ✅ Open Source
• ✅ Aktiv maintained

Wie nutzen:

1. ZUGFeRD-PDF hochladen (oder XML direkt)
2. Automatische XML-Extraktion aus PDF
3. Profil-Auswahl (EN16931 oder XRECHNUNG für Compliance)
4. Validierung starten
5. Report mit Fehlern/Warnungen

Vorteile:

• Unterstützt ZUGFeRD-PDF (nicht nur XML)
• Kostenlos und Open Source
• Gute Fehlermeldungen
• Java-Library für Entwickler

Nachteile:

• Weniger user-friendly als KoSIT
• Erfordert etwas technisches Verständnis

Tipp: Für ZUGFeRD-PDFs ist Mustang Project ideal.

3. Weitere kostenlose Tools

Online-Validators:

• Ecosio Validator: https://ecosio.com/de/peppol-und-xml-dokumente-online-validieren/
• Unimaze E-Rechnung-Validator: Verschiedene Formate

Achtung: Nutzen Sie nur bekannte, vertrauenswürdige Validators. Laden Sie keine sensiblen Rechnungen bei unbekannten Anbietern hoch.

Kommerzielle Validator-Software

DATEV

Integration in:

• DATEV Unternehmen Online
• DATEV Rechnungswesen

Features:

• Automatische Validierung bei Rechnungserstellung
• Keine manuelle Prüfung nötig
• GoBD-konforme Archivierung inklusive

Kosten: Im DATEV-Abonnement enthalten (ab ~€15/Monat)

Lexoffice, sevDesk, Billomat

Integration:

• E-Rechnungserstellung
• Automatische Validierung
• Versand per E-Mail

Kosten: €10-50/Monat (je nach Paket)

Vorteil: Komplettlösung (Erstellen + Validieren + Versenden + Archivieren)

Enterprise-Validators

SAP, Oracle, Microsoft Dynamics:

• Integrierte Validierung in ERP-Systemen
• Für große Unternehmen
• Kosten: Teil der ERP-Lizenz

Schritt-für-Schritt: E-Rechnung validieren

Für XRechnung (XML)

Schritt 1: Rechnung als XRechnung-XML exportieren

• Aus Ihrer Buchhaltungssoftware
• Oder mit Generator erstellen

Schritt 2: Zu KoSIT Validator gehen

• URL: https://xeinkauf.de/app/main

Schritt 3: XML hochladen

• "Datei auswählen" klicken
• XML-Datei auswählen

Schritt 4: Version auswählen

• XRechnung 3.0 (aktuell, 2026)
• Oder 2.x falls Sie ältere Version nutzen

Schritt 5: "Prüfen" klicken

• Validator analysiert XML
• Dauer: 2-5 Sekunden

Schritt 6: Ergebnis prüfen

• 🟢 Grün: Rechnung ist konform → Kann versendet werden
• 🟡 Gelb: Warnungen → Prüfen, meist OK
• 🔴 Rot: Fehler → Beheben und erneut testen

Schritt 7: Fehler beheben (falls vorhanden)

• Fehlermeldung lesen (oft sehr technisch)
• In Software/XML korrigieren
• Erneut validieren

Beispiel-Fehlermeldung:

[BR-DE-17] Das Fälligkeitsdatum (BT-9) muss mindestens dem
Rechnungsdatum (BT-2) entsprechen oder später sein.

Behebung: Fälligkeitsdatum korrigieren.

Für ZUGFeRD (PDF)

Schritt 1: Rechnung als ZUGFeRD-PDF speichern

• PDF/A-3-konform
• Mit eingebettetem XML

Schritt 2: Zu Mustang Project Validator

• URL: https://www.mustangproject.org/

Schritt 3: PDF hochladen

• Automatische XML-Extraktion

Schritt 4: Profil auswählen

• EN16931: Für B2B-Compliance (empfohlen)
• XRECHNUNG: Für öffentlichen Sektor
• EXTENDED: Für komplexe Rechnungen

Schritt 5: Validation report lesen

• Fehler/Warnungen beachten
• Korrekturen in Software vornehmen

Schritt 6: PDF/A-3-Konformität prüfen

• Muss PDF/A-3-konform sein (nicht nur PDF)
• Sonst: XML nicht korrekt eingebettet

Häufige Validierungsfehler

Fehler 1: Fehlende Pflichtfelder

Fehlermeldung:

[BR-02] An Invoice shall have an Invoice issue date (BT-2).

Behebung:

• Rechnungsdatum hinzufügen
• Format: YYYY-MM-DD (z.B. 2026-01-20)

Fehler 2: Falsche Namespaces (XML)

Fehlermeldung:

Namespace 'urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100'
not found.

Behebung:

• Software aktualisieren
• Korrekte XRechnung-Version nutzen
• Namespace manuell korrigieren (nur für Entwickler)

Fehler 3: PDF/A-3-Fehler (ZUGFeRD)

Fehlermeldung:

PDF is not PDF/A-3 compliant. XML attachment missing or invalid.

Behebung:

• PDF mit korrektem Profil erstellen (PDF/A-3)
• Software nutzen, die ZUGFeRD korrekt erstellt
• Nicht manuell PDF + XML kombinieren

Fehler 4: VAT-Berechnung

Fehlermeldung:

[BR-CO-15] Invoice total VAT amount = Σ(VAT category tax amount).

Behebung:

• Steuersumme neu berechnen
• Rundungsfehler prüfen
• Buchhaltungssoftware nutzen (automatische Berechnung)

Fehler 5: Fälligkeitsdatum < Rechnungsdatum

Fehlermeldung:

[BR-DE-17] Payment due date must be equal to or later than
invoice issue date.

Behebung:

• Logik-Fehler: Fälligkeitsdatum nach Rechnungsdatum setzen
• Beispiel: Rechnung 20.01.2026 → Fällig 19.02.2026 (nicht 15.01.2026)

Validator-Ergebnisse interpretieren

🟢 Grün (Konform)

Bedeutung:

• Rechnung ist technisch konform
• Kann versendet werden
• EN 16931-Regeln erfüllt

Aber: Inhaltliche Richtigkeit muss manuell geprüft werden (Preise, Steuersätze).

🟡 Gelb (Warnungen)

Bedeutung:

• Nicht kritische Probleme
• Rechnung meist noch OK
• Sollte geprüft werden

Beispiel-Warnung:

Optional field 'Buyer reference' is empty. Recommended to fill.

Entscheidung: Meistens OK zu versenden, aber besser korrigieren.

🔴 Rot (Fehler)

Bedeutung:

• Rechnung ist NICHT konform
• Darf nicht versendet werden
• Fehler beheben und erneut testen

Konsequenz bei Versand:

• Kunde kann ablehnen
• Strafen möglich
• Vorsteuerabzug-Probleme

Best Practices

1. Validieren vor jedem Versand

Auch wenn Ihre Software "E-Rechnungen erstellt":

• ✅ Immer mit externem Validator prüfen
• ✅ Besonders bei neuer Software
• ✅ Bei ersten Rechnungen an neuen Kunden

2. Dokumentation der Validierung

Empfehlung:

• Screenshot des Validierungs-Ergebnisses speichern
• Bei Streitfällen: Nachweis der Konformität
• GoBD-konforme Archivierung (10 Jahre)

3. Regelmäßige Updates

Software:

• EN 16931-Standard wird aktualisiert
• XRechnung-Versionen ändern sich (2.x → 3.x)
• Validators müssen aktuell sein

Tipp: Nutzen Sie Online-Validators (immer aktuell) oder updaten Sie Desktop-Tools regelmäßig.

4. Test mit Empfänger-Systemen

Vor Produktivbetrieb:

• Senden Sie Test-Rechnungen an Hauptkunden
• Prüfen Sie: Kann Kunde verarbeiten?
• Feedback einholen

Warum: Validator sagt "konform", aber Empfänger-System hat evtl. zusätzliche Anforderungen.

Zusammenfassung

Für XRechnung (XML):

• Nutzen Sie KoSIT Validator (offiziell, kostenlos)
• https://xeinkauf.de/app/main

Für ZUGFeRD (PDF):

• Nutzen Sie Mustang Project Validator
• https://www.mustangproject.org/

Validation checkt:

• ✅ XML-Syntax und Schema
• ✅ EN 16931-Konformität
• ✅ Business Rules (Schematron)
• ✅ Pflichtfelder

Validation checkt NICHT:

• ❌ Inhaltliche Richtigkeit
• ❌ Steuersatz-Korrektheit

Wichtigster Tipp: Validieren Sie JEDE Rechnung vor Versand. Sparen Sie sich Probleme, Ablehnungen und Strafen.

Quellen

Erstellen Sie validierte E-Rechnungen mit Compliant Invoice – automatische EN 16931-Konformität inklusive.