XRechnung-Format 2027: Technische Details, XML-Struktur und Validierung

Aktualisiert: Januar 2026 | Für IT-Abteilungen und Entwickler

XRechnung ist das zentrale E-Rechnungsformat für Deutschland. Ab 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich vollständig verpflichtend, und XRechnung ist eines der offiziell zulässigen Formate[^1]. Dieser Leitfaden erklärt die technische Struktur, die aktuelle Version, typische Pflichtfelder, Validierung und Implementierungsschritte.

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Was ist XRechnung?

XRechnung ist der Standard für elektronische Rechnungen im deutschen öffentlichen Sektor und wird von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben[^2]. Der Standard basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und definiert die Struktur für maschinenlesbare Rechnungen.

Kernaussage: XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Es gibt keine visuelle Darstellung wie bei PDF.

Aktuelle Versionen (Stand 2026)

Auf der offiziellen XRechnung-Seite werden die aktuellen Versionen veröffentlicht. Dort ist dokumentiert, dass die Version 3.0 seit 1. Februar 2024 in Kraft ist und 2.3 abgelöst wurde. Die aktuelle Spezifikation wird als Version 3.0.2 bereitgestellt[^3].

Für Entwickler ist wichtig:

• Versionen werden auf der offiziellen Seite publiziert.
• Bundles enthalten Schematron- und XSD-Dateien für die Validierung.
• In der Regel sollten Sie stets die aktuelle Version verwenden.

Wenn Sie in mehreren Systemen arbeiten (z. B. ERP + Billing + Portal), stellen Sie sicher, dass alle Komponenten dieselbe XRechnung-Version verwenden. Uneinheitliche Versionen führen häufig zu schwer nachvollziehbaren Validierungsfehlern.

XML-Struktur: Ein vereinfachtes Beispiel

XRechnung basiert auf einem XML-Dokument. Die genaue Struktur ist umfangreich, aber das folgende Beispiel zeigt die typische Gliederung:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice>
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>RE-2026-0001</ram:ID>
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20260112</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>
  <rsm:SupplyChainTradeTransaction>
    <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
      <ram:SellerTradeParty>
        <ram:Name>Beispiel GmbH</ram:Name>
      </ram:SellerTradeParty>
      <ram:BuyerTradeParty>
        <ram:Name>Demo AG</ram:Name>
      </ram:BuyerTradeParty>
    </ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
  </rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>

Das Beispiel ist bewusst minimal und dient nur der Orientierung. Die reale Struktur umfasst zahlreiche Pflichtfelder und Regeln.

Wie ist eine XRechnung aufgebaut?

Technisch besteht eine XRechnung aus klaren Blöcken, die den Rechnungsvorgang abbilden:

• Dokumentkopf: Identifikation, Datum, Rechnungsart.
• Parteien: Verkäufer, Käufer und ggf. weitere Beteiligte.
• Liefer- und Leistungsdaten: Zeitraum, Leistungsbezug.
• Positionen: Einzelne Leistungen mit Mengen, Preisen und Steuern.
• Summen: Zwischensummen, Steuerbeträge, Gesamtbetrag.

Diese Struktur ermöglicht es, Rechnungen maschinell zu prüfen und zu verbuchen. Für Entwickler ist das relevant, weil jede dieser Ebenen korrekt gefüllt werden muss, damit die Validierung erfolgreich ist.

Pflichtfelder vs. optionale Felder (Beispiele)

Die Norm EN 16931 definiert Pflichtfelder, damit Rechnungen maschinenlesbar und steuerlich nachvollziehbar sind. Beispiele typischer Pflichtfelder:

Hinweis: Die genaue Liste der Pflichtfelder finden Sie in der offiziellen XRechnung-Spezifikation[^3].

Datenqualität und Mapping aus dem ERP

Die größte technische Hürde ist selten die XML-Erzeugung, sondern das Mapping aus den Quellsystemen. Typische Herausforderungen:

• Unterschiedliche Feldbezeichnungen in ERP und Buchhaltung
• Fehlende Werte, die im XML verpflichtend sind
• Mehrwertsteuerlogik, die sich nicht sauber in Einzelfelder zerlegen lässt

Ein sauberer Daten-Check im ERP ist daher Pflicht. Viele Teams bauen hierfür ein „Mapping-Dokument“, das jede XRechnung-Komponente mit dem entsprechenden Datenfeld im ERP verknüpft. Das spart Zeit bei späteren Anpassungen an neue Versionen.

Technische Architektur in 5 Bausteinen

Ein robustes XRechnung-Setup lässt sich in fünf Bausteine zerlegen:

1. Datenquelle: ERP, Buchhaltung oder Billing-System.
2. Mapping-Schicht: Transformation der Daten in das XRechnung-Datenmodell.
3. Generator: Erzeugt das XML-Dokument.
4. Validator: Prüft Struktur und Geschäftsregeln.
5. Transport & Archiv: Versandkanal und revisionssichere Ablage.

Diese Trennung hilft, Verantwortlichkeiten sauber zuzuweisen. IT-Teams können Generator und Validator zentral bereitstellen, während Fachbereiche die Datenqualität in der Quelle sicherstellen.

XRechnung vs. EN 16931 vs. ZUGFeRD

• EN 16931 definiert das semantische Datenmodell und die Regeln für E-Rechnungen in Europa.
• XRechnung ist die deutsche Implementierung dieser Norm für den öffentlichen Sektor und B2B.
• ZUGFeRD ist ein hybrides Format mit PDF + XML und ebenfalls zulässig[^1].

Eine praxisnahe Gegenüberstellung finden Sie in XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format wählen?. Aktuelle Änderungen an ZUGFeRD erklären wir im Beitrag ZUGFeRD 2.4 Update.

Validierung Ihrer XRechnung

Das BMF weist darauf hin, dass eine Validierung die technischen Formatvorgaben und Geschäftsregeln prüfen kann[^1]. In der Praxis ist eine Validierung Pflichtbestandteil jedes XRechnung-Prozesses.

Offizielle Validierungstools

• KoSIT XRechnung Testsuite: Offizielles Test- und Validierungspaket, bereitgestellt über KoSIT/IT-Planungsrat[^4].
• XRechnung Bundles: Enthalten Schematron- und XSD-Regeln für automatisierte Prüfungen[^3].

Häufige Validierungsfehler

• Fehlende Pflichtfelder (z. B. Rechnungsnummer oder Datum)
• Inkonsistente Summen (Netto/Brutto stimmen nicht)
• Ungültige Codes oder Formate
• Inkonsistente Daten in Positionen

Ein häufiger Praxisfehler ist, dass die technische Validierung zwar bestanden wird, aber fachliche Regeln im Unternehmen fehlen (z. B. falsche Steuerlogik oder falsche Stammdaten). Deshalb sollte Validierung immer mit fachlichen Prüfungen kombiniert werden, bevor Rechnungen an Geschäftspartner gesendet werden.

Teststrategie und Release-Management

XRechnung wird in Versionen veröffentlicht. Ein stabiler Prozess berücksichtigt daher:

• Release-Checks: Prüfen, ob neue Bundles oder Regelsets veröffentlicht wurden[^3].
• Regressionstests: Sicherstellen, dass bestehende Rechnungen weiterhin valide sind.
• Pilotkunden: Neue Versionen zuerst mit wenigen Geschäftspartnern testen.

So vermeiden Sie, dass eine neue Version zu ungeplanten Produktionsfehlern führt.

Implementierung in Ihre Software

Für Entwickler

Eine robuste Implementierung umfasst drei Schritte:

1. Mapping: ERP- oder Buchhaltungsdaten auf XRechnung-Felder abbilden.
2. Generierung: XML nach XRechnung-Schema erzeugen.
3. Validierung: Testsuite oder Schematron-Regeln automatisiert ausführen.

Übermittlungswege und Schnittstellen

Die Übermittlung der XRechnung kann je nach Branche variieren. Häufige Wege sind E-Mail, Kundenportale oder strukturierte Netzwerke. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Rechnung technisch verarbeiten kann. Stimmen Sie den Übermittlungsweg pro Geschäftspartner ab und dokumentieren Sie ihn im Prozesshandbuch. Dokumentieren Sie die End-to-End-Übertragung, damit Support-Fälle schnell geklärt und nachvollziehbar werden für alle.

Bibliotheken und SDKs

Es gibt mehrere Open-Source-Projekte und kommerzielle Tools, die XRechnung unterstützen. Achten Sie darauf, dass die verwendete Version mit der offiziellen Spezifikation übereinstimmt[^3].

Praxisbeispiel: Mapping einer einfachen Rechnung

Nehmen wir eine Standardrechnung mit einer Leistung und einem Steuersatz. In vielen ERP-Systemen liegen diese Daten verteilt vor (Kopf, Position, Steuerdaten). Für die XRechnung müssen sie in ein konsistentes XML übertragen werden. Typisch ist ein Mapping, das etwa so strukturiert ist:

• Rechnungskopf aus dem ERP-Kopfdatensatz (Nummer, Datum).
• Kundendaten aus dem Debitorenstamm.
• Positionsdaten aus den einzelnen Rechnungszeilen.
• Steuerdaten aus der Steuerlogik bzw. dem Steuerkennzeichen.

Dieses Beispiel zeigt, warum die Datenqualität im ERP entscheidend ist. Fehlende oder inkonsistente Stammdaten führen direkt zu Validierungsfehlern in der XRechnung.

Archivierung und Nachweisfähigkeit

Auch wenn der Schwerpunkt technisch ist, bleibt die Aufbewahrung zentral. XRechnungen müssen so archiviert werden, dass sie unveränderbar, nachvollziehbar und im Prüfungsfall schnell zugänglich sind. Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb für ein zentrales Archivsystem, das sowohl die XML-Datei als auch eventuelle Begleitdokumente speichert.

Projektorganisation und Governance

Die technische Umsetzung gelingt am besten, wenn sie als cross-funktionales Projekt geführt wird. Typische Rollen:

• IT/Engineering: Mapping, Generator, Validator, Schnittstellen.
• Finance/Accounting: Fachliche Anforderungen und Prozessdefinition.
• Compliance/Tax: Prüfung der rechtlichen Anforderungen.

Ein klarer Release-Prozess verhindert, dass Änderungen in der XRechnung-Version ungeprüft in die Produktion gelangen. Außerdem sollten Sie feste Ansprechpartner für Rückfragen von Kunden oder Lieferanten definieren, da in der Einführungsphase besonders viele Formatfragen auftauchen.

Best Practices für stabile Prozesse

XRechnung ist kein einmaliges IT-Projekt, sondern ein dauerhaftes Format, das gepflegt werden muss. Unternehmen, die frühzeitig Standards für Qualität, Monitoring und Release-Management festlegen, vermeiden spätere Störungen. Gerade bei hohem Rechnungsvolumen ist eine konsequente Automatisierung der Prüfungen entscheidend, weil manuelle Stichproben schnell an Grenzen stoßen.

1. Testen Sie frühzeitig: Starten Sie mit Beispielrechnungen, bevor Sie echte Daten senden.
2. Validieren Sie jede Rechnung: Automatische Prüfungen verhindern spätere Korrekturen.
3. Versionen dokumentieren: Notieren Sie, welche XRechnung-Version produktiv ist.
4. Ausnahmen definieren: Klare Regeln, was bei Fehlern passiert (Retry, Korrektur, Ticket).
5. Monitoring einrichten: Fehlerquoten und Ablehnungen früh erkennen.

Monitoring und Fehlerhandling

Auch nach dem Go-live ist das Monitoring zentral. Legen Sie klar fest, wie mit Fehlern umgegangen wird:

• Soft Errors (z. B. Warnungen): Manuelle Prüfung möglich.
• Hard Errors (z. B. fehlende Pflichtfelder): Rechnung wird blockiert.

Eine transparente Fehlerlogik sorgt dafür, dass Buchhaltung und IT effizient zusammenarbeiten und die Fehlerbehebung nicht zum Flaschenhals wird.

FAQs (Technisch)

Welche XRechnung-Version ist aktuell?

Die offizielle Version wird auf der XRechnung-Seite publiziert. Stand 2026 ist Version 3.0.2 in Kraft[^3].

Muss jede Rechnung validiert werden?

Formal ist Validierung nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben, aber das BMF weist darauf hin, dass eine Validierung die Einhaltung der Formatregeln prüft[^1]. In der Praxis ist sie Standard.

Ist XRechnung Pflicht oder kann ich ZUGFeRD verwenden?

ZUGFeRD ist in Deutschland zulässig, sofern es ab Version 2.0.1 verwendet wird (ohne MINIMUM/BASIC-WL)[^1]. XRechnung ist besonders für B2G und strukturierte Prozesse verbreitet.

Wie groß ist eine typische XRechnung-Datei?

XRechnungen sind meist nur wenige Kilobyte groß, da es sich um reines XML handelt.

Gibt es offizielle Testdaten?

Die KoSIT XRechnung Testsuite enthält umfangreiche Testfälle und wird regelmäßig aktualisiert[^4].

Ressourcen für Entwickler

1. XRechnung-Standardseite (KoSIT/IT-Planungsrat): https://xeinkauf.de/xrechnung/
2. Versionen und Bundles der XRechnung: https://xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles/
3. KoSIT XRechnung Testsuite: https://projekte.kosit.org/xrechnung/xrechnung-testsuite
4. BMF FAQ zur E-Rechnung (Formate und Validierung): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

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