Wenn Sie in Deutschland Rechnungen stellen, müssen Sie gesetzliche Pflichtangaben beachten. Ob Sie Unternehmer, Freiberufler oder Selbständiger sind – das Verständnis dieser Anforderungen ist essenziell, um Bußgelder zu vermeiden und rechtssichere Rechnungen zu erstellen.
Was ist Rechnungskonformität?
Rechnungskonformität in Deutschland bedeutet, dass jede Rechnung die im Umsatzsteuergesetz (§14 UStG) vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält. Diese Anforderungen gelten sowohl für B2B- als auch für B2C-Rechnungen, wobei es für Kleinbetragsrechnungen (bis 250€) vereinfachte Regelungen gibt.
Wesentliche Pflichtangaben
Vollständige Angaben des Rechnungsstellers
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers. Bei Kapitalgesellschaften zusätzlich: Rechtsform, Handelsregisternummer und Sitz.
Steuernummer oder USt-IdNr.
Entweder die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) muss angegeben werden.
Vollständige Angaben des Leistungsempfängers
Name und Anschrift des Kunden. Bei B2B-Geschäften ist dies besonders wichtig für den Vorsteuerabzug.
Rechnungsdatum
Das Datum der Rechnungsausstellung (Ausstellungsdatum).
Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine einmalige, fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung (muss nicht lückenlos sein).
Lieferdatum oder Leistungszeitraum
Der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung oder der Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt.
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Dienstleistung
Detaillierte Beschreibung der Leistung, damit der Leistungsumfang eindeutig erkennbar ist.
Entgelt und Steuerbetrag
Nettobetrag, anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag. Bei steuerfreien Umsätzen: Hinweis auf die Steuerbefreiung mit Rechtsgrundlage.
E-Rechnung ab 2025 (B2B)
Für B2B-Geschäfte in Deutschland wird ab 2025 schrittweise die E-Rechnung im strukturierten Format (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) Pflicht.
E-Rechnung in Deutschland ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 gilt für B2B-Geschäfte in Deutschland schrittweise die Pflicht zur E-Rechnung. Die E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt werden. Während einer Übergangszeit bis 2027/2028 sind noch Papier- und PDF-Rechnungen möglich, danach wird die E-Rechnung verbindlich.
Warum ist Rechnungskonformität wichtig?
Fehlen Pflichtangaben auf der Rechnung, kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht abziehen – das kann zu Reklamationen führen. Zudem drohen bei falschen oder unvollständigen Rechnungen Bußgelder und steuerliche Nachteile. Eine korrekte Rechnung schützt Sie rechtlich und stärkt Ihr professionelles Ansehen.
Häufige Fehler vermeiden
- ✗Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt
- ✗Leistungsdatum oder -zeitraum nicht angegeben
- ✗Rechnungsnummer nicht fortlaufend oder doppelt vergeben
- ✗Umsatzsteuerausweis fehlt bei steuerpflichtigen Umsätzen
- ✗Kein Hinweis auf Steuerbefreiung bei steuerfreien Leistungen
- ✗Fehlende oder falsche Angaben zum Leistungsempfänger
Wie stelle ich konforme Rechnungen aus?
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