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E-Rechnungspflicht Deutschland 2025-2028: Vollständiger Zeitplan

By Compliant Invoice Team11 min read

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E-Rechnungspflicht Deutschland 2025-2028: Vollständiger Zeitplan

Zuletzt aktualisiert: 20. Januar 2026

TL;DR

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland wird schrittweise eingeführt: 1. Januar 2025 - alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (keine Ausnahmen). 1. Januar 2027 - Unternehmen mit >€800.000 Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. 1. Januar 2028 - alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden. Übergangsfristen erlauben PDF-Rechnungen mit Empfängerzustimmung bis Ende 2026 (alle) bzw. Ende 2027 (<€800K). Ausnahmen: B2C-Rechnungen, Kleinunternehmer nach §19 UStG (§34a UStDV), grenzüberschreitende Rechnungen.

Einleitung

Die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland sorgt für erhebliche Verwirrung: 2025? 2027? 2028? Welche Frist gilt für mich?

Dieser Leitfaden klärt alle Fristen, Übergangsregelungen und Ausnahmen. Sie erfahren genau, wann Sie was tun müssen - abhängig von Ihrem Umsatz und Ihrer Unternehmenssituation.

Grundlage: Das Wachstumschancengesetz1 hat die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich eingeführt. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat im Oktober 2025 weitere Klarstellungen veröffentlicht2.

Überblick: Die drei Phasen

Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland in drei Phasen eingeführt:

Phase 1 (ab 1.1.2025): Empfangspflicht für ALLE

Wer: Alle Unternehmen im B2B-Bereich Was: Müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können Keine Ausnahmen: Gilt auch für Kleinunternehmer, Freiberufler, Einzelunternehmer

Phase 2 (ab 1.1.2027): Versandpflicht große Unternehmen

Wer: Unternehmen mit >€800.000 Vorjahresumsatz Was: Müssen E-Rechnungen versenden Übergang: <€800K dürfen noch PDF versenden (mit Zustimmung)

Phase 3 (ab 1.1.2028): Versandpflicht für ALLE

Wer: Alle Unternehmen im B2B-Bereich Was: Müssen E-Rechnungen versenden Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG (§34a UStDV)

Visuelle Timeline:

2025          2026          2027          2028
  |-------------|-------------|-------------|
  ↓                           ↓             ↓
EMPFANG                     >€800K        ALLE
 ALLE                       VERSAND     VERSAND
                          (außer KU*)   (außer KU*)

* KU = Kleinunternehmer nach §19 UStG

Die Übergangsfristen überlappen sich - das schafft Verwirrung. Details zu jeder Phase folgen.

1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle

Was ändert sich?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und die enthaltenen Daten automatisiert zu verarbeiten3.

Wer ist betroffen:

  • ✅ Alle Unternehmen (GmbH, AG, UG, OHG, KG, etc.)
  • ✅ Einzelunternehmer und Freiberufler
  • ✅ Kleinunternehmer nach §19 UStG
  • ✅ Start-ups und Neugründungen
  • ❌ Nicht betroffen: Rechnungen an Privatkunden (B2C)

Technische Anforderungen

Was "empfangen können" bedeutet:

  1. Format-Unterstützung:

    • XRechnung (strukturiertes XML)
    • ZUGFeRD (Hybrid: PDF mit eingebettetem XML)
    • Beide Formate müssen verarbeitet werden können

  2. Automatisierte Verarbeitung:

    • Daten müssen automatisch auslesbar sein
    • Kein manuelles Abtippen erforderlich
    • Integration in Buchhaltungssoftware empfohlen

  3. Keine Portal-Pflicht:

    • E-Mail-Empfang reicht aus
    • Kein spezielles Portal notwendig
    • Einfache Lösung: E-Mail + Software

Was müssen Sie tun?

Minimal-Setup (ausreichend):

  • ✅ E-Mail-Adresse, die XML- und PDF-Anhänge empfangen kann
  • ✅ Software zum Öffnen von XRechnung/ZUGFeRD (kostenlose Viewer verfügbar)
  • ✅ Speichermöglichkeit für 10 Jahre (GoBD-Archivierung)

Empfohlenes Setup:

  • ✅ Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Import (Lexoffice, DATEV, sevDesk)
  • ✅ Automatische Übernahme der Daten
  • ✅ GoBD-konforme digitale Archivierung

Lieferanten informieren:

  • Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, dass Sie E-Rechnungen empfangen können
  • Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an
  • Klären Sie bevorzugtes Format (XRechnung oder ZUGFeRD)

Versand in 2025: Übergangsregelung

Wichtig: Während die Empfangspflicht sofort gilt, gibt es beim Versand Übergangsfristen.

Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen noch:

  • ✅ PDF-Rechnungen versenden (mit Zustimmung des Empfängers)
  • ✅ Papierrechnungen versenden (mit Zustimmung)
  • ✅ EDI-Rechnungen versenden (elektronischer Datenaustausch)
  • ✅ Freiwillig E-Rechnungen versenden (empfohlen)

"Zustimmung" bedeutet:

  • Ausdrückliche Zustimmung (schriftlich oder mündlich)
  • Oder: Stillschweigende Zustimmung (Empfänger akzeptiert PDF ohne Einwand)

Tipp: Fragen Sie größere Kunden aktiv, ob sie E-Rechnungen bevorzugen. Viele Unternehmen stellen bereits jetzt um.

Strafen bei Nichtbeachtung

Empfang verweigern:

  • Wenn ein Lieferant Ihnen ab 1.1.2025 eine E-Rechnung sendet, müssen Sie diese annehmen
  • Ablehnung kann zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen
  • Empfänger kann nicht-elektronische Rechnungen ab 2025 rechtlich ablehnen

Aber: In der Praxis wird es 2025 noch Toleranz geben, da viele Unternehmen Zeit zur Umstellung brauchen.

1. Januar 2027: Versandpflicht >€800.000 Umsatz

Wer ist betroffen?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als €800.000 E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden4.

Berechnung "Vorjahresumsatz":

  • Für 2027: Umsatz des Jahres 2026
  • Für 2028: Umsatz des Jahres 2027
  • Gesamtumsatz (nicht nur B2B-Umsatz)

Beispiel:

  • Ihr Umsatz 2026: €850.000
  • Dann müssen Sie ab 1.1.2027 E-Rechnungen versenden
  • Grenze wird jährlich neu geprüft

Was müssen diese Unternehmen tun?

Ab 1. Januar 2027:

  • ✅ Alle B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung versendet werden
  • ✅ Format: XRechnung oder ZUGFeRD (EN 16931-konform)
  • ✅ Keine PDF-Only-Rechnungen mehr (außer mit Ausnahmen)

Software-Anforderungen:

  • E-Rechnungs-Software, die XRechnung oder ZUGFeRD erstellt
  • Automatischer Versand per E-Mail oder Portal
  • GoBD-konforme Archivierung

Beliebte Software-Optionen:

  • DATEV Unternehmen Online
  • Lexoffice
  • sevDesk
  • SAP, Microsoft Dynamics (für große Unternehmen)

Übergangsregelung bis Ende 2027 (<€800K)

Unternehmen mit weniger als €800.000 Vorjahresumsatz haben eine längere Übergangsfrist:

Bis 31. Dezember 2027 dürfen Sie noch:

  • ✅ PDF-Rechnungen versenden (mit Zustimmung)
  • ✅ Papierrechnungen versenden (mit Zustimmung)
  • ✅ EDI-Rechnungen versenden

Ab 1. Januar 2028: Auch diese Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden (siehe nächster Abschnitt).

Was passiert bei Nichteinhaltung?

Strafen ab 2027:

  • Bußgelder bis zu €5.000 möglich
  • Kunde kann nicht-konforme Rechnung ablehnen
  • Probleme beim Vorsteuerabzug beim Kunden
  • Verzögerte Zahlungen

Praxis 2027:

  • Anfangs wahrscheinlich noch Toleranz
  • Ab Mitte 2027 strengere Kontrolle erwartet
  • Große Unternehmen (Kunden) werden E-Rechnungen einfordern

1. Januar 2028: Vollständige Pflicht für alle

Was ändert sich?

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden - unabhängig vom Umsatz5.

Wer ist betroffen:

  • ✅ Alle Unternehmen mit B2B-Umsätzen
  • ✅ Auch kleine Unternehmen (<€800K)
  • ✅ Freiberufler im B2B-Bereich
  • ✅ Start-ups und Neugründungen
  • ❌ Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG (siehe §34a UStDV)

Ende der Übergangsfristen

Was ab 2028 NICHT mehr erlaubt ist:

  • ❌ PDF-Rechnungen im B2B (außer Ausnahmen)
  • ❌ Papierrechnungen im B2B (außer Ausnahmen)
  • ❌ EDI-Rechnungen, die nicht EN 16931-konform sind

Was ab 2028 Pflicht ist:

  • ✅ E-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD
  • ✅ EN 16931-Konformität
  • ✅ Elektronischer Versand (E-Mail, Portal, EDI)

Wer ist ausgenommen?

Auch ab 2028 keine E-Rechnungspflicht für:

  1. Kleinunternehmer nach §19 UStG

    • Umsatz ≤€22.000 (Vorjahr) und ≤€50.000 (erwartet laufendes Jahr)
    • Befreiung durch §34a UStDV
    • Dürfen weiterhin PDF/Papier versenden

  2. B2C-Rechnungen

    • Rechnungen an Privatkunden (Endverbraucher)
    • Komplett von E-Rechnungspflicht ausgenommen

  3. Grenzüberschreitende Rechnungen

    • Export außerhalb EU: Keine E-Rechnungspflicht
    • EU-Rechnungen: Aktuell noch ausgenommen (kann sich ändern)

  4. Steuerfreie Umsätze (§4 Nr. 8-29 UStG)

    • Beispiel: Ärzte, Heilpraktiker, Bildungseinrichtungen
    • Befreiung durch §34a UStDV

Kleinbetragsrechnungen: Keine Ausnahme

Häufige Frage: Gibt es eine Bagatellgrenze?

Antwort: Nein. Auch Rechnungen unter €250 müssen als E-Rechnung versendet werden (im B2B-Bereich).

Einzige Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG dürfen auch kleine Rechnungen als PDF versenden.

Sonderfälle und Ausnahmen

B2C-Rechnungen (an Privatpersonen)

Wichtig: Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind komplett von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Was das bedeutet:

  • Friseur, Handwerker, Einzelhändler: Keine E-Rechnungspflicht für Privatkunden
  • PDF- und Papierrechnungen weiterhin erlaubt
  • Gilt auch ab 2028

Aber: Sobald Sie an Unternehmen (B2B) verkaufen, gelten die Fristen.

Grenzüberschreitende Rechnungen

EU-Rechnungen:

  • Aktuell noch von der E-Rechnungspflicht ausgenommen
  • PDF-Rechnungen an EU-Länder weiterhin möglich
  • Aber: EU arbeitet an Harmonisierung - Änderung wahrscheinlich ab 2027/2028

Export außerhalb EU:

  • Keine E-Rechnungspflicht
  • PDF- und Papierrechnungen erlaubt

Achtung: Reverse-Charge-Rechnungen (innergemeinschaftliche Lieferungen) können unterschiedlich behandelt werden - Steuerberater konsultieren!

EDI-Rechnungen

Was ist EDI?

  • Electronic Data Interchange
  • Elektronischer Datenaustausch zwischen Unternehmenssystemen
  • Weit verbreitet in Logistik, Handel, Automotive

Regelung:

  • Bis Ende 2027: EDI-Rechnungen weiterhin erlaubt (auch wenn nicht EN 16931-konform)
  • Ab 1. Januar 2028: EDI-Rechnungen müssen EN 16931-konform sein

Tipp: Wenn Sie EDI nutzen, prüfen Sie mit Ihrem EDI-Anbieter die EN 16931-Konformität.

Kleinunternehmer nach §19 UStG

Sonderregelung §34a UStDV:

  • Kleinunternehmer sind vom Versand von E-Rechnungen befreit
  • Gilt dauerhaft (auch ab 2028)
  • Aber: Müssen E-Rechnungen empfangen können (ab 1.1.2025)

Siehe auch: Unseren detaillierten Artikel "E-Rechnung für Kleinunternehmer"

Praktische Vorbereitung: Was tun?

Nutzen Sie diese Checkliste, um sich rechtzeitig vorzubereiten:

2025 (jetzt sofort)

  • Empfang sicherstellen

    • E-Mail-Adresse für E-Rechnungen einrichten
    • Software zum Öffnen von XRechnung/ZUGFeRD installieren
    • Lieferanten über E-Rechnungs-Empfang informieren

  • GoBD-Archivierung planen

    • Wo speichern Sie E-Rechnungen für 10 Jahre?
    • Buchhaltungssoftware oder manueller Ordner?
    • Backup-Strategie festlegen

  • Ist-Analyse

    • Wie viele Rechnungen versenden Sie pro Monat/Jahr?
    • Welche Kunden (B2B vs B2C)?
    • Aktuelles Rechnungstool ausreichend?

2026 (Vorbereitung Umstellung)

  • Umsatz prüfen

    • Liegt Ihr Vorjahresumsatz (2025) über €800.000?
    • Falls ja: Versandpflicht ab 1.1.2027
    • Falls nein: Versandpflicht ab 1.1.2028

  • Software auswählen

    • E-Rechnungs-Software evaluieren
    • Testzugänge anlegen (Lexoffice, sevDesk, DATEV)
    • Kosten-Nutzen-Analyse

  • Mitarbeiter schulen

    • Buchhaltung auf E-Rechnungen vorbereiten
    • Workflows anpassen
    • Test-E-Rechnungen versenden

2027 (falls >€800K Umsatz)

  • Go-Live E-Rechnungsversand

    • Software produktiv schalten
    • Erste E-Rechnungen versenden
    • Kunden informieren

  • Monitoring

    • Funktionieren E-Rechnungen beim Kunden?
    • Zahlungseingänge normal?
    • Fehlerquellen identifizieren

Vor 2028 (alle Unternehmen <€800K)

  • Spätestens jetzt umstellen

    • Alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung
    • PDF/Papier nur noch für B2C
    • Vollständige Compliance sicherstellen

  • Steuerberater-Check

    • Sind alle Rechnungen konform?
    • GoBD-Archivierung korrekt?
    • Sonderfälle geklärt?

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: "Ich warte bis 2027/2028"

Problem: Software-Umstellung braucht Zeit. Schulung der Mitarbeiter braucht Zeit. Testen mit Kunden braucht Zeit.

Besser: Beginnen Sie 2025 mit dem Empfang, testen Sie 2026 den Versand freiwillig. So sind Sie 2027/2028 entspannt bereit.

Fehler 2: "PDF ist doch auch elektronisch"

Problem: PDF ohne strukturierte Daten (XML) gilt NICHT als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Lösung: ZUGFeRD kombiniert PDF mit XML - beste Lösung für viele Unternehmen.

Fehler 3: "Kleinunternehmer müssen nichts tun"

Problem: Kleinunternehmer müssen ab 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können.

Lösung: Auch Kleinunternehmer brauchen E-Mail + Viewer/Software zum Empfang.

Fehler 4: "€800K-Grenze gilt für B2B-Umsatz"

Problem: Die €800.000-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz (Vorjahr), nicht nur B2B.

Lösung: Prüfen Sie Ihren Gesamtumsatz des Vorjahres.

Fehler 5: "EDI ist sicher bis 2028"

Problem: EDI-Rechnungen müssen ab 1.1.2028 EN 16931-konform sein.

Lösung: Klären Sie mit Ihrem EDI-Anbieter die Konformität frühzeitig.

Zusammenfassung: Wer muss wann was?

Alle Unternehmen

Ab 1.1.2025:

  • ✅ E-Rechnungen empfangen können (B2B)

Unternehmen >€800.000 Umsatz

Ab 1.1.2027:

  • ✅ E-Rechnungen versenden (B2B)

Alle Unternehmen <€800.000 Umsatz (außer Kleinunternehmer)

Ab 1.1.2028:

  • ✅ E-Rechnungen versenden (B2B)

Kleinunternehmer nach §19 UStG

Ab 1.1.2025:

  • ✅ E-Rechnungen empfangen können

Dauerhaft:

  • ❌ Keine Versandpflicht (§34a UStDV)

B2C-Rechnungen

Dauerhaft:

  • ❌ Keine E-Rechnungspflicht

Fazit

Die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht gibt Unternehmen Zeit zur Vorbereitung:

2025: Empfang vorbereiten (alle) 2026: Versand testen (freiwillig) 2027: Versand Pflicht (>€800K) 2028: Versand Pflicht (alle außer Kleinunternehmer)

Wichtigster Tipp: Warten Sie nicht bis zur letzten Minute. Beginnen Sie 2025 mit dem Empfang, testen Sie 2026 freiwillig den Versand. So vermeiden Sie Stress und Strafen.

Die E-Rechnung ist die Zukunft - nutzen Sie die Übergangszeit zur entspannten Vorbereitung.

Quellen

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Footnotes

  1. IHK Frankfurt - E-Rechnungspflicht ab 2025 ↩

  2. Bundesfinanzministerium - FAQ E-Rechnung (Stand Oktober 2025) ↩

  3. IHK Dresden - Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen ↩

  4. IHK Darmstadt - E-Rechnung (B2B) seit 2025 ↩

  5. Steuerberater Braun - E-Rechnung 2026 Pflicht: Formate, Übergangsfristen ↩

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