Alemania: Facturación Electrónica B2B Obligatoria en 2027-2028
Alemania se une a Francia en la modernización de la facturación B2B con una reforma importante adoptada el 22 de marzo de 2024 por el Bundesrat en el marco de la ley Wachstumschancengesetz (ley de oportunidades de crecimiento)1.
A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas. A partir de enero de 2027 y 2028, la emisión de facturas electrónicas se vuelve obligatoria según el tamaño de la empresa1.
Esta guía completa le explica todo lo que necesita saber para cumplir con la reforma alemana.
¿Qué es la Facturación Electrónica Obligatoria en Alemania?
Alemania introduce un mandato de facturación electrónica B2B (business-to-business) para todas las transacciones domésticas entre empresas alemanas sujetas al IVA2.
Los Objetivos de la Reforma
La reforma tiene como objetivo:
- Combatir el fraude del IVA creando más transparencia
- Modernizar los procesos comerciales y reducir el papeleo
- Alinear Alemania con la directiva europea EN 169313
- Preparar la adopción de la directiva ViDA (VAT in the Digital Age) de la UE1
- Mejorar la eficiencia de los intercambios comerciales
¿Qué es una Factura Electrónica?
Según la reforma alemana, una factura electrónica (E-Rechnung) debe2:
- Ser emitida y recibida en formato electrónico
- Utilizar un formato estructurado (XML) conforme a la norma europea EN 16931
- Permitir el procesamiento automático por sistemas informáticos
Importante: Un simple PDF enviado por email NO es una factura electrónica conforme. Incluso un PDF escaneado de una factura en papel no cuenta. Se necesita un formato estructurado.
Calendario de Implementación (2025-2028)
La reforma alemana sigue un despliegue progresivo durante tres años:
1 de Enero de 2025: Recepción Obligatoria
Todas las empresas alemanas (independientemente de su tamaño) deben poder recibir y procesar facturas electrónicas en formato EN 169311.
Lo que cambia:
- No puede rechazar una factura electrónica conforme
- Debe tener la capacidad técnica de leer XRechnung o ZUGFeRD
- Su proveedor puede enviarle una e-factura sin su acuerdo previo
Lo que sigue siendo posible:
- Continuar aceptando facturas en papel o PDF (si está de acuerdo)
- Usar su software actual si ya soporta XRechnung/ZUGFeRD
1 de Enero de 2027: Emisión Obligatoria (Grandes Empresas)
Las empresas con facturación anual > €800,000 deben emitir todas sus facturas B2B domésticas en formato electrónico estructurado1.
Excepciones temporales:
- Las pequeñas empresas (< €800,000 facturación) pueden continuar emitiendo facturas en papel o PDF
- Una derogación transitoria permite enviar PDF hasta el 31 de diciembre de 2027 con el acuerdo del destinatario4
1 de Enero de 2028: Emisión Obligatoria (Todas las Empresas)
Todas las empresas alemanas, incluidas las pequeñas estructuras (< €800,000 facturación), deben emitir sus facturas B2B en formato electrónico1.
A partir de esta fecha:
- El papel y los PDF simples están prohibidos para las transacciones B2B domésticas1
- Solo las facturas estructuradas (XRechnung, ZUGFeRD, etc.) son aceptadas
- La derogación transitoria expira
Resumen del Calendario
| Fecha | Obligación | ¿Quién? |
|---|---|---|
| 1 de enero de 2025 | Recibir e-facturas | Todas las empresas |
| 1 de enero de 2027 | Emitir e-facturas | Empresas > €800k facturación |
| 1 de enero de 2028 | Emitir e-facturas | Todas las empresas |
Los Formatos de Factura Electrónica Aceptados
Alemania reconoce varios formatos conformes a la norma europea EN 169313:
1. XRechnung (Formato XML Puro)
XRechnung es el formato nacional alemán oficial, ya obligatorio para facturas B2G (hacia la administración pública desde 2020)5.
Características:
- Formato XML puro (sin componente visual)
- Estrictamente conforme a EN 16931
- Diseñado para el procesamiento automático completo
- Usado en toda la administración alemana
Versión actual: XRechnung 3.0.2 (publicada en 2024)3
Ventajas:
- Formato oficial alemán
- Procesamiento completamente automatizado
- Integración ERP optimizada
- Sin riesgo de incumplimiento
Desventajas:
- Sin representación visual (difícil de leer para un humano)
- Requiere software capaz de generar y leer XML
2. ZUGFeRD (Formato Híbrido PDF + XML)
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) es el formato híbrido alemán5.
Características:
- PDF/A-3 con un archivo XML integrado
- Conforme a EN 16931
- Un solo archivo adjunto contiene ambos formatos
Versión actual: ZUGFeRD 2.3 (idéntico a Factur-X 1.0.07 en Francia)6
Ventajas:
- Fácil de leer (PDF visual)
- Procesamiento automático posible (XML embebido)
- Compatible con Factur-X francés (interoperabilidad Franco-Alemana)
- Transición suave desde los PDF actuales
Desventajas:
- Archivo ligeramente más voluminoso (PDF + XML)
- Requiere software capaz de integrar el XML en el PDF
3. Otros Formatos EN 16931
Otros formatos estructurados conformes a EN 16931 también son aceptados2:
- UBL 2.1 (Universal Business Language - norma internacional)
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)
- EDIFACT (con acuerdo previo del destinatario)
¿Qué Formato Elegir?
Para la mayoría de empresas alemanas: ZUGFeRD
¿Por qué?
- Combina visual PDF y datos estructurados
- Transición fácil desde las facturas PDF actuales
- Interoperable con Francia (Factur-X)
- Amplio soporte por software contable
Para grandes empresas con ERP avanzado: XRechnung
¿Por qué?
- Automatización completa del procesamiento
- Formato oficial del gobierno alemán
- Procesamiento más rápido (sin PDF que generar)
Para intercambios internacionales (UE): UBL 2.1
¿Por qué?
- Estándar internacional
- Usado en muchos países europeos
- Bueno para empresas multi-país
¿Quién Está Afectado por la Reforma?
Empresas Obligadas
Todas las empresas sujetas al IVA en Alemania2, incluyendo:
- Grandes empresas (> €800,000 facturación)
- Medianas empresas (PYMES)
- Pequeñas empresas (< €800,000 facturación)
- Microempresas
- Autónomos (Einzelunternehmen)
- Filiales alemanas de grupos internacionales
Transacciones Afectadas
Solo las transacciones B2B domésticas entre empresas residentes en Alemania2.
Incluido:
- Facturas de venta entre empresas alemanas
- Facturas de servicios B2B
- Notas de crédito (Gutschriften)
Excluido:
- Transacciones B2C (hacia consumidores): Sin obligación
- Facturas internacionales (hacia empresas fuera de Alemania): Sin obligación
- Facturas < €250: Exentas2
- Operaciones exentas de IVA: Exentas
- Billetes de transporte de pasajeros: Exentos
Casos Particulares
Empresas Extranjeras con Establecimiento en Alemania
Si tiene un establecimiento estable en Alemania, está sujeto a la reforma para sus transacciones B2B domésticas alemanas2.
Intercambios Franco-Alemanes
- Empresa francesa → Empresa alemana: Sin obligación e-factura (transacción internacional)
- Empresa alemana → Empresa francesa: Sin obligación e-factura
- Filial alemana → Otra filial alemana: Obligación e-factura (transacción doméstica)
Sanciones y Consecuencias del Incumplimiento
Rechazo de Deducción de IVA
El riesgo principal es el rechazo de la deducción de IVA (Vorsteuerabzug)2.
Si recibe una factura no conforme después de las fechas de obligación, las autoridades fiscales alemanas pueden:
- Rechazar la deducción del IVA sobre esta factura
- Exigir pruebas adicionales de conformidad
- Retrasar el reembolso de IVA
Multas Fiscales
Las autoridades alemanas (Finanzamt) pueden imponer multas administrativas en caso de:
- Incumplimiento sistemático de la obligación de emisión
- Ausencia de capacidad para recibir e-facturas después del 1 de enero de 2025
- Falsas declaraciones sobre la conformidad
Importes: Las multas aún no están precisamente definidas, pero pueden ser significativas (varios miles de euros).
Riesgos Comerciales
Más allá de las sanciones fiscales:
- Retrasos de pago: Sus clientes pueden rechazar pagar facturas no conformes
- Pérdida de contratos: Las grandes empresas alemanas ya exigen conformidad
- Reputación: Una imagen de "retraso tecnológico" puede perjudicar su negocio
Cómo Prepararse: Plan de Acción 2026
Con menos de 12 meses antes de enero 2027, aquí está su hoja de ruta:
Fase 1: Enero-Febrero 2026 (Evaluación)
1. Evalúe Su Situación Actual
✅ Identifique su volumen de facturas:
- ¿Cuántas facturas emitidas por mes hacia Alemania?
- ¿Cuántas facturas recibidas de Alemania?
✅ Determine su fecha límite:
- Facturación > €800,000 → Obligación enero 2027
- Facturación < €800,000 → Obligación enero 2028
✅ Analice sus sistemas actuales:
- ¿Qué software de facturación usa?
- ¿Su ERP/software contable soporta XRechnung o ZUGFeRD?
- ¿Debe comprar una actualización o un nuevo software?
2. Verifique la Conformidad de Su Software
Contacte a su editor de software contable para saber:
- ¿Soporta ya XRechnung 3.0.2 y/o ZUGFeRD 2.3?
- ¿Es necesaria una actualización? (a menudo gratuita)
- ¿Se requiere un módulo adicional? (puede ser de pago)
- ¿Cuál es el plazo de implementación?
Software populares en Alemania que soportan XRechnung/ZUGFeRD:
- DATEV
- Lexware
- SAP Business One
- Microsoft Dynamics 365
- Sage
- Billomat
Fase 2: Marzo-Mayo 2026 (Elección e Instalación)
3. Elija Su Formato
Decida entre:
- XRechnung: Si tiene un ERP moderno y busca la automatización máxima
- ZUGFeRD: Si quiere conservar un PDF legible y facilitar la transición
Consejo: ZUGFeRD es a menudo el mejor compromiso para PYMES.
4. Actualice Sus Sistemas
✅ Instale la actualización de software que soporte XRechnung/ZUGFeRD
✅ Configure los parámetros:
- Formato de factura por defecto (XRechnung o ZUGFeRD)
- Perfil EN 16931 (Basic, Comfort, Extended)
- Plantilla de factura con todos los campos obligatorios
✅ Pruebe la generación de facturas:
- Cree facturas de prueba
- Verifique que el XML sea conforme EN 16931
- Valide con una herramienta de verificación (por ej. validationtool.com)
Fase 3: Junio-Agosto 2026 (Pruebas y Formación)
5. Realice Pruebas Reales
✅ Emita facturas de prueba a clientes voluntarios
✅ Reciba facturas de prueba de sus proveedores
✅ Verifique la integración contable:
- ¿Las facturas XRechnung son importadas automáticamente?
- ¿Los datos (importe, IVA, fecha) son extraídos correctamente?
6. Forme a Su Equipo
✅ Servicio de contabilidad:
- Cómo crear una factura XRechnung/ZUGFeRD
- Cómo leer y validar una factura recibida
- Qué hacer en caso de error o no conformidad
✅ Servicio comercial:
- Informe a sus clientes del cambio
- Explique los nuevos formatos
- Gestione preguntas y objeciones
Fase 4: Septiembre-Diciembre 2026 (Comunicación)
7. Comuníquese con Sus Socios
✅ Informe a sus clientes alemanes:
- Anuncie que pasará a e-facturas en enero 2027
- Pregúnteles si están listos para recibir XRechnung/ZUGFeRD
- Proponga un formato de prueba
✅ Contacte a sus proveedores alemanes:
- Pregunte si emiten ya e-facturas
- Indique su capacidad para recibir XRechnung/ZUGFeRD
- Prueben juntos el intercambio
8. Finalice Su Preparación
✅ Verifique su conformidad total:
- ¿Todos los campos obligatorios están completados?
- ¿El formato respeta estrictamente EN 16931?
- ¿Su archivo es conforme (10 años)?
✅ Prepare un plan B:
- ¿Qué hacer si el software falla el 1 de enero de 2027?
- ¿Tiene soporte técnico disponible?
1 de Enero de 2027: Go Live
✅ Cambie al 100% e-facturas (si facturación > €800k)
✅ Monitoree los primeros días:
- Verifique que todas las facturas sean enviadas y recibidas
- Resuelva rápidamente cualquier problema técnico
- Recopile retroalimentación de sus clientes y proveedores
Preguntas Frecuentes
¿Puedo continuar usando facturas PDF después de 2027?
Si su facturación > €800,000: No, a partir de enero de 2027, debe emitir facturas estructuradas (XRechnung o ZUGFeRD).
Si su facturación < €800,000: Sí, hasta el 31 de diciembre de 2027 con el acuerdo explícito de su cliente. A partir de enero de 2028, no.
Excepción: Las facturas PDF siguen autorizadas para transacciones B2C (hacia consumidores) y facturas internacionales.
XRechnung o ZUGFeRD: ¿Cuál elegir?
Elija ZUGFeRD si:
- Quiere que sus clientes puedan leer fácilmente la factura (PDF visual)
- Factura también a clientes franceses (interoperabilidad Factur-X)
- Busca una transición suave desde sus PDF actuales
Elija XRechnung si:
- Tiene un ERP moderno capaz de procesar XML automáticamente
- Sus clientes usan ya XRechnung (grandes empresas, administración)
- Busca la automatización máxima
Consejo: Muchos software soportan ambos. Puede elegir caso por caso según el cliente.
¿Mi software contable actual es compatible?
La mayoría de software contables alemanes modernos soportan ya XRechnung y ZUGFeRD. Verifique con su editor:
- DATEV: ✅ Soporte completo XRechnung y ZUGFeRD
- Lexware: ✅ Soporte completo
- SAP Business One: ✅ Con módulo adicional
- Microsoft Dynamics 365: ✅ Con configuración
- Sage: ✅ Soporte nativo
Si su software no soporta: Deberá actualizarlo, cambiar de software, o usar un servicio tercero de conversión.
¿Qué pasa con mis facturas internacionales?
Las facturas hacia empresas fuera de Alemania no están sujetas a la obligación de facturación electrónica2.
Ejemplos:
- Factura de empresa alemana hacia Francia: Sin obligación (pero Factur-X/ZUGFeRD facilita la conformidad francesa)
- Factura de empresa francesa hacia Alemania: Sin obligación alemana
¿Debo archivar mis e-facturas durante 10 años?
Sí, la obligación de archivo fiscal de 10 años también aplica a las facturas electrónicas en Alemania7.
Importante:
- Debe conservar el formato estructurado original (XML)
- El simple PDF visual no es suficiente si usa ZUGFeRD (conserve el archivo completo PDF/A-3 con XML integrado)
- El archivo debe garantizar la integridad y la legibilidad durante 10 años
¿Las microempresas están exentas?
No, incluso las microempresas y autónomos deben cumplir1:
- Enero 2025: Capacidad para recibir e-facturas (todos)
- Enero 2028: Obligación de emitir e-facturas (si facturación < €800k)
No hay exención basada en el tamaño, solo un plazo adicional hasta 2028 para pequeñas estructuras.
¿Qué hacer si mi cliente rechaza mi factura electrónica?
A partir de enero 2025, los clientes alemanes no pueden rechazar una factura electrónica conforme a EN 169311.
Si un cliente rechaza:
- Verifique que su factura sea conforme (use una herramienta de validación)
- Recuérdele la obligación legal
- Propóngale acompañamiento técnico
Antes de enero 2025: Puede todavía enviar PDF con el acuerdo del cliente.
Ventajas de la Facturación Electrónica
Aunque la reforma es obligatoria, ofrece beneficios importantes:
Ganancias de Eficiencia
- Automatización: Reducción del 80% del tiempo de procesamiento manual
- Sin errores de entrada: Los datos son extraídos automáticamente del XML
- Conciliación contable: Automática entre facturas y pagos
Ahorros de Costos
- Eliminación del papel: No más impresión, sobres, sellos
- Reducción de costos de procesamiento: Menos personal para entrada manual
- Disminución de errores: Menos correcciones y litigios
Mejora de la Tesorería
- Pagos más rápidos: Facturas procesadas inmediatamente
- Trazabilidad completa: Seguimiento en tiempo real del estado de cada factura
- Reducción de retrasos: Menos facturas "perdidas" u olvidadas
Conformidad Fiscal
- Respeto automático de EN 16931
- Archivo certificado durante 10 años
- Preparación para ViDA: La UE va a generalizar la e-facturación
Conclusión
La reforma alemana de facturación electrónica representa un cambio importante para todas las empresas que operan en Alemania. Con fechas límite desde enero 2025 para la recepción y enero 2027-2028 para la emisión, la preparación debe comenzar ahora.
Acciones clave a tomar inmediatamente:
- Verifique la compatibilidad de su software contable con XRechnung/ZUGFeRD
- Actualice sus sistemas si es necesario
- Forme a su equipo sobre los nuevos procesos
- Pruebe la emisión y recepción de facturas electrónicas
- Comunique con sus clientes y proveedores alemanes
La buena noticia? Una vez implementada, la facturación electrónica simplifica sus procesos, reduce sus costos y acelera sus pagos.
No tarde: Con el 1 de enero de 2027 acercándose, es tiempo de preparar su empresa para la facturación electrónica en Alemania.
¿Necesita Ayuda?
Recursos Oficiales
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) - Organización oficial para ZUGFeRD
- KoSIT XRechnung - Estándar XRechnung oficial
- Comisión Europea - EN 16931
Herramientas de Validación
- E-Rechnung Validator (Austria) - Valida XRechnung y ZUGFeRD
- XRechnung Validator (KoSIT) - Herramienta oficial alemana
Soluciones para Crear Facturas Conformes
En Compliant Invoice, ofrecemos un generador de facturas gratuito compatible con las normas alemanas:
- Generación en formato ZUGFeRD 2.3 (compatible XRechnung)
- Conformidad EN 16931 garantizada
- Soporte multilingüe (alemán, francés, inglés, etc.)
- Integración de campos obligatorios alemanes
Crear una factura conforme ahora →
Fuentes y Referencias
Última actualización: 8 de enero de 2026
Este artículo proporciona información general basada en fuentes públicas y no debe considerarse asesoramiento legal o fiscal. Consulte con un asesor fiscal alemán cualificado para orientación específica a su situación.
Footnotes
-
Generix (2024). En Allemagne, la facture électronique B2B s'imposera en 2028. ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8 ↩9
-
BTobNice (2025). Facturation électronique en Allemagne : nouvelles obligations pour les entreprises résidentes. ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8 ↩9
-
European Commission (2025). eInvoicing in Germany. ↩ ↩2 ↩3
-
EDICOM (2024). Les évolutions du projet de facturation électronique B2B en Allemagne. ↩
-
VIF Tax (2025). La facture électronique en Allemagne : Ce que les entrepreneurs doivent savoir. ↩ ↩2
-
SEEBURGER (2024). ZUGFeRD 2.3 and Factur-X 1.0.07 for e-invoices. ↩
-
EDICOM (2025). La facture électronique en Allemagne. ↩