In Spain, invoices must comply with the requirements set by Real Decreto 1619/2012 and VAT law. This guide details all requirements according to the invoicing context (B2B or B2C).
⚠️ Disclaimer: This guide is provided for informational purposes only and does not constitute legal or tax advice. For complex situations, consult a certified accountant or tax lawyer.
B2B Spain
Kontext: B2B_ES
10 Angaben, 11 Regeln
Pflichtangaben
Rechnungsnummer
ErforderlichDie Rechnung muss eine Nummer und ggf. eine Serie enthalten. Die Nummerierung muss innerhalb jeder Serie korrelativ sein.
Bedingungen:
Immer erforderlich
Beispiel:
F-2025-000123
Rechtsquellen:
Numero y, en su caso, serie. La numeracion de las facturas dentro de cada serie sera correlativa.
Rechnungsdatum
ErforderlichAuf der Rechnung muss das Ausstellungsdatum angegeben sein.
Bedingungen:
Immer erforderlich
Beispiel:
Ausgabedatum: 10.01.2025
Rechtsquellen:
La fecha de su expedicion.
Name und Adresse des Lieferanten
ErforderlichAuf der Rechnung müssen der Name bzw. der vollständige Firmenname und die Anschrift des Ausstellers angegeben sein.
Bedingungen:
Immer erforderlich
Beispiel:
Servicios ABC SL, Calle Mayor 10, 28013 Madrid
Rechtsquellen:
Nombre y apellidos, razon o denominacion social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Steuernummer/Handelsregisternummer
ErforderlichEs muss die Steueridentifikationsnummer (NIF) des Emittenten oder ggf. die von einem anderen Mitgliedstaat vergebene Nummer angegeben werden.
Bedingungen:
Immer erforderlich
Beispiel:
NIF: B12345678
Rechtsquellen:
Numero de Identificacion Fiscal atribuido por la Administracion tributaria espanola o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Union Europea.
Name und Adresse des Kunden
ErforderlichAuf der Rechnung müssen der Name bzw. der vollständige Firmenname und die Anschrift des Empfängers angegeben sein.
Bedingungen:
Immer erforderlich
Beispiel:
Kunde XYZ SA, Avenida Diagonal 520, 08006 Barcelona
Rechtsquellen:
Nombre y apellidos, razon o denominacion social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Steuernummer des Kunden
ErforderlichBei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen, bei Transaktionen mit Reverse-Charge-Prinzip oder ggf. bei Transaktionen im Anwendungsgebiet der Steuer ist die NIF des Empfängers anzugeben.
Bedingungen:
Erforderlich für Geschäftskunden (B2B) oder Reverse-Charge-Szenarien
Beispiel:
NIF: B87654321
Rechtsquellen:
Asimismo, sera obligatoria la consignacion del Numero de Identificacion Fiscal del destinatario en determinados supuestos.
Positionsdetails
ErforderlichDie Beschreibung der Vorgänge muss die für die Bestimmung der Steuerbemessungsgrundlage erforderlichen Daten enthalten, einschließlich des Einheitspreises ohne Steuer und der in diesem Preis nicht enthaltenen Rabatte.
Bedingungen:
Immer erforderlich (für jede Werbebuchung)
Beispiel:
2 x Beratungsleistungen – 500 EUR Einheit – MwSt. 21 %
Rechtsquellen:
Descripcion de las operaciones, consignandose todos los datos necesarios para la determinacion de la base imponible del Impuesto.
Rabatte
Rabatte oder Nachlässe, die nicht im Stückpreis enthalten sind, müssen angegeben werden.
Bedingungen:
Falls für die Transaktion zutreffend
Beispiel:
Es gelten 5 % Handelsrabatt
Rechtsquellen:
Asi como cualquier descuento o rebaja que no este incluido en dicho precio unitario.
USt.-Aufschluesselung
ErforderlichIn der Rechnung müssen die Art der angewandten Mehrwertsteuer und der berechnete Betrag separat und mit einer Aufschlüsselung der Steuerbemessungsgrundlage angegeben werden, wenn es verschiedene Arten oder Befreiungen gibt.
Bedingungen:
Immer erforderlich (separate Steuergrundlage für die Mehrwertsteuerkategorie, falls zutreffend)
Beispiel:
MwSt. 21 %: Basis 1.000 €, Gebühr 210 €
Rechtsquellen:
El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que debera consignarse por separado.
Debera especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
Liefer-/Leistungsdatum
ErforderlichWeicht das Datum des Vorgangs oder der Vorauszahlung vom Versanddatum ab, ist dies auf der Rechnung anzugeben.
Bedingungen:
Erforderlich, wenn vom Rechnungsdatum abweichend
Beispiel:
Betriebsdatum: 01.05.2025
Rechtsquellen:
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones... siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedicion.
Sonderregeln
VAT Exemption Display
SonderregelErlauterung:
Ist ein Betrieb von der Steuerbefreiung ausgenommen, muss der entsprechende Rechtsvorschriftenverweis enthalten sein oder die Ausnahme muss ausdrücklich angegeben werden.
Rechtsquellen:
En el supuesto de que la operacion... este exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes... o indicacion de que la operacion esta exenta.
New Means of Transport
SonderregelErlauterung:
Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung neuer Verkehrsmittel sind deren Beschaffenheit und Verwendung anzugeben.
Rechtsquellen:
En las entregas de medios de transporte nuevos... sus caracteristicas, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas realizadas.
Self-Billing
SonderregelErlauterung:
Bei der Rechnungsstellung durch den Empfänger muss der Vermerk „Rechnung durch den Empfänger“ enthalten sein. Hinweis: "facturacion por el destinatario"
Rechtsquellen:
La mencion "facturacion por el destinatario".
Reverse Charge Mechanism
SonderregelErlauterung:
Ist der Steuerpflichtige der Steuerempfänger, muss der Hinweis „Stornierung des Steuerpflichtigen“ erscheinen. Hinweis: "inversion del sujeto pasivo"
Rechtsquellen:
La mencion "inversion del sujeto pasivo".
Travel Agency Special Scheme
SonderregelErlauterung:
Gilt die Sonderregelung für Reisebüros, ist diese auf der Rechnung anzugeben. Hinweis: "regimen especial de las agencias de viajes"
Rechtsquellen:
La mencion "regimen especial de las agencias de viajes".
Margin Scheme
SonderregelErlauterung:
Gilt die Sonderregelung für gebrauchte Waren, Kunstgegenstände, Antiquitäten oder Sammlerstücke, ist die entsprechende Erwähnung anzugeben. Hinweis: "regimen especial de los bienes usados" / "...objetos de arte" / "...antiguedades y objetos de coleccion"
Rechtsquellen:
La mencion "regimen especial de los bienes usados", "...objetos de arte" o "...antiguedades y objetos de coleccion".
Cash Accounting Scheme
SonderregelErlauterung:
Kommt die Sonderregelung des Bargeldkriteriums zur Anwendung, muss dies auf der Rechnung angegeben werden. Hinweis: "regimen especial del criterio de caja"
Rechtsquellen:
La mencion "regimen especial del criterio de caja".
Public Administration E-Invoicing
SonderregelErlauterung:
Rechnungen an öffentliche Verwaltungen müssen elektronisch im Facturae 3.2.x-Format mit XAdES-Signatur erfolgen.
Rechtsquellen:
Las facturas que se remitan a las Administraciones Publicas seran electronicas y se ajustaran al formato Facturae 3.2.x con firma XAdES.
B2B E-Invoicing Requirement
SonderregelErlauterung:
Das Gesetz 18/2022 legt den obligatorischen Charakter elektronischer Rechnungen in B2B-Beziehungen fest (in Erwartung der regulatorischen Entwicklung).
Rechtsquellen:
Todos los empresarios y profesionales deberan expedir, remitir y recibir facturas electronicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
Consumer E-Invoice Consent
SonderregelErlauterung:
Bei Verträgen mit Verbrauchern bedarf die elektronische Rechnung einer ausdrücklichen Einwilligung und der Verbraucher kann eine Papierrechnung verlangen.
Rechtsquellen:
El consumidor tendra derecho a recibir la factura en papel y la factura electronica requerira consentimiento expreso.
VERI*FACTU QR Requirement
SonderregelErlauterung:
Mit VERI*FACTU-Systemen ausgestellte Rechnungen müssen einen QR-Code und den erforderlichen Satz enthalten. Hinweis: "Factura verificable..."
Rechtsquellen:
La representacion grafica del contenido parcial de la factura mediante un codigo QR y la frase "Factura verificable..." o "VERI*FACTU".
B2C Spain
Kontext: B2C_ES
10 Angaben, 9 Regeln
Pflichtangaben
Rechnungsnummer
ErforderlichDie Rechnung muss eine Nummer und ggf. eine Serie enthalten. Die Nummerierung muss innerhalb jeder Serie korrelativ sein.
Bedingungen:
Immer erforderlich
Beispiel:
F-2025-000123
Rechtsquellen:
Numero y, en su caso, serie. La numeracion de las facturas dentro de cada serie sera correlativa.
Rechnungsdatum
ErforderlichAuf der Rechnung muss das Ausstellungsdatum angegeben sein.
Bedingungen:
Immer erforderlich
Beispiel:
Ausgabedatum: 10.01.2025
Rechtsquellen:
La fecha de su expedicion.
Name und Adresse des Lieferanten
ErforderlichAuf der Rechnung müssen der Name bzw. der vollständige Firmenname und die Anschrift des Ausstellers angegeben sein.
Bedingungen:
Immer erforderlich
Beispiel:
Servicios ABC SL, Calle Mayor 10, 28013 Madrid
Rechtsquellen:
Nombre y apellidos, razon o denominacion social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Steuernummer/Handelsregisternummer
ErforderlichEs muss die Steueridentifikationsnummer (NIF) des Emittenten oder ggf. die von einem anderen Mitgliedstaat vergebene Nummer angegeben werden.
Bedingungen:
Immer erforderlich
Beispiel:
NIF: B12345678
Rechtsquellen:
Numero de Identificacion Fiscal atribuido por la Administracion tributaria espanola o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Union Europea.
Name und Adresse des Kunden
ErforderlichDie Rechnung muss den Namen und die Adresse des Empfängers enthalten.
Bedingungen:
Immer erforderlich
Beispiel:
Privatkunde, Calle Gran Via 1, 28013 Madrid
Rechtsquellen:
Nombre y apellidos, razon o denominacion social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Steuernummer des Kunden
ErforderlichIn bestimmten Fällen (Stornierung des Steuerpflichtigen oder innergemeinschaftliche Lieferungen) muss die NIF des Empfängers enthalten sein.
Bedingungen:
Erforderlich, wenn der Kunde umsatzsteuerpflichtig ist (Reverse Charge oder Intra-EU-Lieferung)
Beispiel:
NIF: 12345678Z
Rechtsquellen:
Sera obligatoria la consignacion del Numero de Identificacion Fiscal del destinatario en determinados casos.
Positionsdetails
ErforderlichDie Beschreibung der Vorgänge muss die für die Bestimmung der Steuerbemessungsgrundlage erforderlichen Daten enthalten, einschließlich des Einheitspreises ohne Steuer und der in diesem Preis nicht enthaltenen Rabatte.
Bedingungen:
Immer erforderlich (für jede Werbebuchung)
Beispiel:
Professioneller Service – 100 EUR – MwSt. 21 %
Rechtsquellen:
Descripcion de las operaciones, consignandose todos los datos necesarios para la determinacion de la base imponible del Impuesto.
Rabatte
Rabatte oder Nachlässe, die nicht im Stückpreis enthalten sind, müssen angegeben werden.
Bedingungen:
Falls für die Transaktion zutreffend
Beispiel:
Es gelten 5 % Handelsrabatt
Rechtsquellen:
Asi como cualquier descuento o rebaja que no este incluido en dicho precio unitario.
USt.-Aufschluesselung
ErforderlichIn der Rechnung müssen die Art der angewandten Mehrwertsteuer und der berechnete Betrag separat und mit einer Aufschlüsselung der Steuerbemessungsgrundlage angegeben werden, wenn es verschiedene Arten oder Befreiungen gibt.
Bedingungen:
Immer erforderlich (separate Steuergrundlage für die Mehrwertsteuerkategorie, falls zutreffend)
Beispiel:
MwSt. 21 %: Basis 100 €, Gebühr 21 €
Rechtsquellen:
El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que debera consignarse por separado.
Debera especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
Liefer-/Leistungsdatum
ErforderlichWeicht das Datum des Vorgangs oder der Vorauszahlung vom Versanddatum ab, ist dies auf der Rechnung anzugeben.
Bedingungen:
Erforderlich, wenn vom Rechnungsdatum abweichend
Beispiel:
Betriebsdatum: 01.05.2025
Rechtsquellen:
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones... siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedicion.
Sonderregeln
VAT Exemption Display
SonderregelErlauterung:
Ist ein Betrieb von der Steuerbefreiung ausgenommen, muss der entsprechende Rechtsvorschriftenverweis enthalten sein oder die Ausnahme muss ausdrücklich angegeben werden.
Rechtsquellen:
En el supuesto de que la operacion... este exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes... o indicacion de que la operacion esta exenta.
New Means of Transport
SonderregelErlauterung:
Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung neuer Verkehrsmittel sind deren Beschaffenheit und Verwendung anzugeben.
Rechtsquellen:
En las entregas de medios de transporte nuevos... sus caracteristicas, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas realizadas.
Self-Billing
SonderregelErlauterung:
Bei der Rechnungsstellung durch den Empfänger muss der Vermerk „Rechnung durch den Empfänger“ enthalten sein. Hinweis: "facturacion por el destinatario"
Rechtsquellen:
La mencion "facturacion por el destinatario".
Reverse Charge Mechanism
SonderregelErlauterung:
Ist der Steuerpflichtige der Steuerempfänger, muss der Hinweis „Stornierung des Steuerpflichtigen“ erscheinen. Hinweis: "inversion del sujeto pasivo"
Rechtsquellen:
La mencion "inversion del sujeto pasivo".
Travel Agency Special Scheme
SonderregelErlauterung:
Gilt die Sonderregelung für Reisebüros, ist diese auf der Rechnung anzugeben. Hinweis: "regimen especial de las agencias de viajes"
Rechtsquellen:
La mencion "regimen especial de las agencias de viajes".
Margin Scheme
SonderregelErlauterung:
Gilt die Sonderregelung für gebrauchte Waren, Kunstgegenstände, Antiquitäten oder Sammlerstücke, ist die entsprechende Erwähnung anzugeben. Hinweis: "regimen especial de los bienes usados" / "...objetos de arte" / "...antiguedades y objetos de coleccion"
Rechtsquellen:
La mencion "regimen especial de los bienes usados", "...objetos de arte" o "...antiguedades y objetos de coleccion".
Cash Accounting Scheme
SonderregelErlauterung:
Kommt die Sonderregelung des Bargeldkriteriums zur Anwendung, muss dies auf der Rechnung angegeben werden. Hinweis: "regimen especial del criterio de caja"
Rechtsquellen:
La mencion "regimen especial del criterio de caja".
Consumer E-Invoice Consent
SonderregelErlauterung:
Bei Verträgen mit Verbrauchern bedarf die elektronische Rechnung einer ausdrücklichen Einwilligung und der Verbraucher kann eine Papierrechnung verlangen.
Rechtsquellen:
El consumidor tendra derecho a recibir la factura en papel y la factura electronica requerira consentimiento expreso.
VERI*FACTU QR Requirement
SonderregelErlauterung:
Mit VERI*FACTU-Systemen ausgestellte Rechnungen müssen einen QR-Code und den erforderlichen Satz enthalten. Hinweis: "Factura verificable..."
Rechtsquellen:
La representacion grafica del contenido parcial de la factura mediante un codigo QR y la frase "Factura verificable..." o "VERI*FACTU".
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