XRechnung vs ZUGFeRD: Welk formaat voor Duitsland? (Jan 2026)

De verplichte e-facturatiehervorming in Duitsland (vanaf januari 2025) vereist dat bedrijven gestructureerde elektronische formaten gebruiken die voldoen aan de Europese EN 16931-standaard. Duitsland erkent echter twee hoofdformaten: XRechnung en ZUGFeRD.

Welke moet je gebruiken? Deze gids legt de belangrijkste verschillen, technische specificaties en gebruikssituaties uit zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.

Snelle vergelijking

Wat is XRechnung?

XRechnung is de Duitse pure XML e-factuurstandaard, ontwikkeld voor de publieke sector en nu ook gebruikt voor B2B-compliance⁴.

Belangrijkste kenmerken

"XRechnung is puur een digitaal databestand"⁴ - er is geen visuele weergave in het bestand zelf. De factuur bestaat alleen uit gestructureerde XML-data.

Technische specificaties

Huidige versie: XRechnung 3.0.2 (uitgebracht juli 2024)¹

• Versie 3.0.2 blijft stabiel tot ten minste 31 januari 2025¹
• Gecorrigeerde cardinaliteiten verbeteren de uitlijning met UBL, EN 16931 en Peppol¹

Ondersteunde XML-syntaxen: XRechnung ondersteunt twee alternatieve XML-schema's¹:

1. UBL (Universal Business Language) - OASIS-standaard
2. UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) - VN-standaard

Beide syntaxes zijn EN 16931-compliant; je kunt kiezen op basis van de mogelijkheden van je systeem.

Bestandsspecificaties:⁵

• Maximale bestandsgrootte: 10 MB (e-mail) of 11 MB (webupload)
• Ingesloten bestanden: maximaal 200 bestanden toegestaan (Base64-gecodeerd)
• Totale ingesloten grootte: maximaal 11 MB

Hoe XRechnung werkt

1. Aanmaak: gegenereerd door boekhoudsoftware als pure XML
2. Transmissie: verzonden via e-mail, webportaal of PEPPOL-netwerk
3. Ontvangst: ontvangen als .xml-bestand
4. Verwerking: automatisch verwerkt door het systeem van de ontvanger
5. Weergave: XML-viewer of renderingsoftware nodig voor een mensleesbare versie

Officiële bronnen:

• Specificaties: xeinkauf.de
• Validatietools en testsuites: GitHub KoSIT-repositories

Wat is ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) is een hybride format dat een visuele PDF combineert met ingesloten gestructureerde XML-data²³.

Belangrijkste kenmerken

"ZUGFeRD bevat zowel een digitaal databestand als een PDF die mensen kunnen lezen."⁴

De factuur is een enkel .pdf-bestand dat bevat:

• Visuele laag: standaard PDF die mensen kunnen lezen
• Ingesloten XML: machineleesbare data voor automatische verwerking

Technische specificaties

Huidige versie: ZUGFeRD 2.3 (uitgebracht 18 september 2024)²

Belangrijke wijzigingen in versie 2.3:²

• Gebaseerd op UN/CEFACT CII D22B (geupdate van D16B in versie 2.0) voor betere EN 16931-compliance
• Afrondingstoleranties toegevoegd: kleine afwijkingen in belastingbedragen gelden niet meer als fouten in het EXTENDED-profiel
• Verbeterde validatie voor het EXTENDED-profiel

Vorige versies:

• ZUGFeRD 2.2 (maart 2022) - ondersteuning van XRechnung-profiel, bijgewerkte codelijsten⁶
• ZUGFeRD 2.1.1 - introductie van de "fx" namespace (vervangt "zf") voor Factur-X-compatibiliteit⁶
• ZUGFeRD 2.0 - eerste EN 16931-compliance

ZUGFeRD-profielen

ZUGFeRD biedt vijf profielen met verschillende detailniveaus⁶:

1. MINIMUM - basis factuurdata (niet EN 16931-compliant, uitgesloten van het Duitse mandaat)
2. BASIC WL - voor Franse compatibiliteit (niet EN 16931-compliant, uitgesloten)
3. BASIC - voldoet aan EN 16931⁶
4. EN 16931 (COMFORT) - volledige mapping van EN 16931-1 met focus op kernelementen⁶
5. EXTENDED - uitbreidingen voor complexe processen (meerdere leveringen, gestructureerde betalingsvoorwaarden, item-level details)⁶

Voor Duitse B2B-compliance moet je gebruiken:

• ZUGFeRD 2.0.1 of hoger
• BASIC, EN 16931 (COMFORT) of EXTENDED-profielen
• MINIMUM en BASIC WL zijn niet toegestaan⁴

Hoe ZUGFeRD werkt

1. Aanmaak: boekhoudsoftware genereert PDF met ingesloten XML
2. Transmissie: verzonden als .pdf-bijlage via e-mail of upload
3. Ontvangst: ontvangen als standaard PDF-bestand
4. Weergave: direct te openen in elke PDF-lezer (Adobe, Chrome, etc.)
5. Verwerking: software haalt ingesloten XML uit voor automatische verwerking

Belangrijkste verschillen uitgelegd

1. Visuele weergave

XRechnung:

• Geen visuele component - pure data
• Renderingsoftware nodig om de factuur visueel te zien
• Voorbeeldviewers: KoSIT XRechnung Visualization

ZUGFeRD:

• Ingebouwde PDF - visuele factuur inbegrepen
• Direct te openen in elke PDF-lezer
• Geen speciale software nodig om te bekijken

2. Bestandsgrootte

XRechnung:

• Kleinere bestanden (meestal 5-50 KB)
• Snellere transmissie en verwerking
• Lagere opslagvereisten

ZUGFeRD:

• Grotere bestanden (meestal 100-500 KB)
• PDF zorgt voor extra overhead
• Nog steeds goed voor e-mail en opslag

3. Internationale compatibiliteit

XRechnung:

• Vooral gebruikt in Duitsland
• Geadopteerd door Duitse federale en regionale overheden
• Onderdeel van het PEPPOL-netwerk (Europese publieke aanbesteding)

ZUGFeRD:

• Gebruikt in Duitsland EN Frankrijk
• Volledig compatibel met Factur-X (Franse standaard) sinds versie 2.1³
• Beter voor grensoverschrijdende activiteiten binnen de EU

Volgens SEEBURGER is "sinds versie 2.1 de ZUGFeRD- en de Franse Factur-X-standaard volledig compatibel".³

4. Automatiseringsniveau

XRechnung:

• Maximale automatisering
• Dwingt ontvangers tot elektronische verwerking
• Geen handmatige PDF-lezing mogelijk
• Beste voor volledig digitale workflows

ZUGFeRD:

• Hybride aanpak
• Ontvangers kunnen PDF handmatig bekijken als automatisering nog niet klaar is
• Geleidelijke overgang van papier naar digitaal
• Beter voor gemengde omgevingen

5. Overgangsgemak

XRechnung:

• Grotere verandering ten opzichte van traditionele facturatie
• Vereist nieuwe processen en software
• Alle partijen moeten XML kunnen verwerken

ZUGFeRD:

• Makkelijkere overgang vanaf PDF-facturen
• Ontvangers zijn vertrouwd met PDF's
• "Lijkt" op een traditionele factuur
• XML-verwerking optioneel (maar aanbevolen)

Welk format moet je kiezen?

Kies XRechnung als:

✅ Je ontvangers overheidsinstanties zijn

• Duitse federale, regionale en gemeentelijke overheden vereisen XRechnung voor B2G

✅ Je maximale automatisering wilt

• Pure XML dwingt automatische verwerking
• Geen handmatige fallback = betere efficiëntie

✅ Je vooral in Duitsland opereert

• XRechnung is de facto standaard voor Duitse B2B

✅ Je hoge factuurvolumes hebt

• Kleinere bestanden = snellere verwerking
• Lagere opslagkosten op schaal

✅ Je klanten volledig digitale systemen hebben

• Alle ontvangers kunnen XML automatisch verwerken
• Geen visuele fallback nodig

Kies ZUGFeRD als:

✅ Je zaken doet met Frankrijk

• ZUGFeRD = Factur-X (volledig compatibel)³
• Een format voor beide landen

✅ Je klanten gemengde capaciteiten hebben

• Sommige klanten kunnen XML verwerken, anderen prefereren PDF
• Visuele component geeft fallback

✅ Je overstapt van PDF-facturen

• Bekende look & feel voor ontvangers
• Eenvoudiger change management

✅ Je maximale flexibiliteit wilt

• Ontvangers kunnen kiezen: PDF bekijken of XML verwerken
• Geen afhankelijkheid van technische capabilities van ontvangers

✅ Je soms consumenten factureert

• B2C-ontvangers kunnen PDF makkelijk bekijken
• (Let op: B2C valt buiten het Duitse mandaat, maar ZUGFeRD werkt voor beide)

Kun je beide formaten gebruiken?

Ja! Veel bedrijven gebruiken:

• XRechnung voor overheidsklanten (B2G)
• ZUGFeRD voor zakelijke klanten (B2B)

De meeste moderne boekhoudsoftware kan beide formaten genereren. Je kunt per ontvanger instellen welk format je gebruikt.

Aanbeveling:

• Stel ZUGFeRD in als standaard voor B2B (bredere compatibiliteit, makkelijker overgang)
• Schakel naar XRechnung voor specifieke klanten die dat vragen of overheidsinstanties

Software-ondersteuning

Compatibiliteit van boekhoudsoftware

De meeste grote Duitse boekhoud- en ERP-systemen ondersteunen beide formaten:

Voorbeelden:

• SAP - XRechnung en ZUGFeRD modules beschikbaar
• DATEV - volledige support voor beide formaten
• Lexware - beide formaten ondersteund
• sevDesk - XRechnung en ZUGFeRD generatie
• BuchhaltungsButler - beide formaten inbegrepen

Check bij je softwareleverancier:

• Welke formaten worden ondersteund?
• Is een update of plugin nodig?
• Kun je beide formaten genereren?
• Is formatkeuze automatisch of handmatig?

PDF-software voor ZUGFeRD

ZUGFeRD-PDF's kunnen worden geopend in:

• Adobe Acrobat Reader (aanbevolen - toont info over ingesloten XML)
• Google Chrome (ingebouwde PDF-viewer)
• Firefox (ingebouwde PDF-viewer)
• Microsoft Edge (ingebouwde PDF-viewer)
• Elke standaard PDF-lezer

Voor XML-extractie en validatie:

• Mustang Project - open-source ZUGFeRD-bibliotheek: mustangproject.org

Technische implementatietips

Voor developers

XRechnung:

<!-- UBL syntax example -->
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
  <CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</CustomizationID>
  <!-- Invoice data follows EN 16931 semantic model -->
</Invoice>

ZUGFeRD:

• PDF/A-3-formaat vereist
• XML ingesloten als bijlage met specifieke bestandsnaam: factur-x.xml of zugferd-invoice.xml⁶
• Namespace prefix: fx (sinds versie 2.1)⁶

Validatietools

XRechnung-validatie:

• KoSIT Validator - officiële validatietool
• XRechnung Test Suite - testfacturen

ZUGFeRD-validatie:

• Mustang Project Validator - open-source validatie
• FeRD Official Tools - resources van het Duitse e-facturatieforum

Veelgestelde vragen

Is het ene format "beter" dan het andere?

Nee. Beide zijn EN 16931-compliant en wettelijk geaccepteerd voor het Duitse B2B-mandaat. De beste keuze hangt af van je behoeften, klantenbasis en technische mogelijkheden.

Kunnen ontvangers een format weigeren?

Nee (na ingang van het mandaat). Vanaf 1 januari 2025 moeten alle Duitse bedrijven e-facturen kunnen ontvangen in EN 16931-compliant formaten⁴. Dit geldt voor zowel XRechnung als ZUGFeRD.

Een ontvanger kan een conforme XRechnung of ZUGFeRD na januari 2025 juridisch niet weigeren.

Wat als mijn klant een specifiek format vraagt?

Volg hun verzoek. Als een klant vraagt om XRechnung, stuur XRechnung. Als ze ZUGFeRD willen, stuur ZUGFeRD.

De meeste boekhoudsoftware laat je formatvoorkeuren per klant instellen.

Zijn er kosten verbonden aan deze formaten?

Geen licentiekosten. Zowel XRechnung als ZUGFeRD zijn open standaarden. Je betaalt niet om ze te gebruiken.

Wel:

• Je boekhoudsoftware kan kosten rekenen voor e-facturatiemodules/plugins
• Derde partijen kunnen fees hebben
• Opslag en transmissie hebben normale IT-kosten

Mag ik nog papieren/PDF-facturen sturen?

Alleen tijdens overgangsperioden:⁴

• Tot 31 december 2026: ja
• 1 januari 2027 - 31 december 2027: alleen als omzet ≤ €800.000
• Vanaf 1 januari 2028: nee (behalve vrijgestelde transacties)

Voor de volledige tijdlijn, zie ons artikel: Duitsland B2B e-facturatie 2027: XRechnung-mandaat uitgelegd

Conclusie

Zowel XRechnung als ZUGFeRD zijn uitstekende keuzes voor Duitse e-facturatiecompliance. Je beslissing moet gebaseerd zijn op:

• Klantvoorkeuren - wat verwachten je klanten?
• Technische mogelijkheden - wat ondersteunt je software?
• Internationale activiteiten - factureer je in Frankrijk? (kies ZUGFeRD)
• Transitiestrategie - geleidelijk (ZUGFeRD) of direct (XRechnung)

Onze aanbeveling voor de meeste MKB-bedrijven:

Start met ZUGFeRD (EN 16931-profiel):

• Makkelijkere overgang vanaf PDF-facturen
• Visuele component vermindert verwarring bij klanten
• Compatibel met Frankrijk (Factur-X)
• Flexibiliteit voor gemengde ontvangers

Schakel over naar XRechnung voor specifieke klanten die dat vragen of als je veel B2G-activiteiten hebt.

Officiële bronnen

• XRechnung: xeinkauf.de
• ZUGFeRD: ferd-net.de
• Europese standaard: EN 16931 Documentation

Hulp nodig bij het maken van conforme facturen?

Bij Compliant Invoice bieden we een gratis factuurgenerator die ondersteunt:

• EN 16931-compliant formaten
• Duitse verplichte velden (§14 UStG)
• Meertalige ondersteuning
• Export naar standaardformaten

Maak nu een conforme factuur →

Bronnen en referenties

Klaar om conforme facturen te maken?

Start vandaag met Compliant Invoice:

• ✅ Duitsland-conforme facturen (mandaat 2027)
• ✅ Meertalige ondersteuning (NL, EN, FR, ES, PT, IT, DE)
• ✅ PDF-export + gestructureerde formaten
• ✅ Gratis plan beschikbaar

Maak je eerste factuur →

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat is XRechnung?

XRechnung is een puur XML-formaat dat vereist is voor facturatie aan de Duitse overheid. Het is volledig gestructureerd en EN 16931-conform.

Wat is ZUGFeRD?

ZUGFeRD is een hybride formaat met een leesbare PDF en ingebedde XML. Het is populair in B2B omdat het zowel mensen als systemen ondersteunt.

Welk formaat is verplicht voor de overheid?

Overheidsinstanties vragen meestal XRechnung. ZUGFeRD is alleen toegestaan als het het publieke profiel volgt en expliciet wordt geaccepteerd.

Welk formaat kies je voor B2B?

Dat hangt af van je proces. ZUGFeRD is handig voor handmatige controle, terwijl XRechnung beter is voor geautomatiseerde verwerking.

Zijn gewone PDF’s nog toegestaan?

Nee. Een losse PDF voldoet niet aan EN 16931. Je hebt een gestructureerd formaat nodig zoals XRechnung of ZUGFeRD.

Laatst bijgewerkt: 9 januari 2026

Dit artikel biedt algemene informatie op basis van publiek beschikbare bronnen en moet niet worden beschouwd als juridisch of technisch advies. Raadpleeg gekwalificeerde professionals voor begeleiding die specifiek is voor jouw situatie.