Duitsland 2027: E-facturatie XRechnung (Jan 2026)

Duitsland voert verplichte Business-to-Business (B2B) e-facturatie in via de Wachstumschancengesetz (Growth Opportunities Act). Vanaf 1 januari 2025 moeten alle bedrijven elektronische facturen kunnen ontvangen, en vanaf 1 januari 2027 moeten grote bedrijven ze uitgeven.

Deze gids behandelt alles wat je moet weten over het Duitse e-facturatiemandaat, inclusief tijdlijnen, verplichte formaten, boetes en voorbereiding.

Wat is het e-facturatiemandaat van Duitsland?

De Duitse e-facturatiehervorming geldt voor alle bedrijven die binnenlandse B2B-transacties uitvoeren. Het mandaat vereist dat facturen worden uitgegeven in gestructureerde elektronische formaten die voldoen aan de Europese EN 16931-standaard¹.

Volgens de officiële richtlijnen van de Europese Commissie is de kernvereiste dat facturen worden verzonden als "gestructureerde elektronische documenten die automatisch en elektronisch kunnen worden verwerkt".

Belangrijk: alleen een PDF factuur e-mailen telt niet als e-factuur onder de nieuwe regels².

Tijdlijn: wanneer gaat dit in?

De implementatie volgt een gefaseerde uitrol over vier jaar:

1 januari 2025: verplichte ontvangst

ALLE bedrijven moeten e-facturen kunnen ontvangen die voldoen aan EN 16931².

Dit geldt voor:

• Grote ondernemingen
• Middelgrote bedrijven
• Kleine bedrijven
• Eenmanszaken

Overgangsperiode: in 2025-2026 mogen bedrijven nog papieren of PDF-facturen uitgeven terwijl ze hun systemen voorbereiden. Ze moeten echter al e-facturen kunnen ontvangen.

1 januari 2027: grote bedrijven moeten e-facturen uitgeven

Bedrijven met een jaaromzet boven €800.000 in het voorgaande jaar (2026) moeten e-facturen uitgeven voor alle binnenlandse B2B-transacties³.

Voor wie geldt dit:

• Grote ondernemingen
• Middelgrote bedrijven met omzet > €800.000

1 januari 2028: universele e-facturatie

ALLE bedrijven, ongeacht grootte, moeten e-facturen uitgeven voor binnenlandse B2B-transacties².

Dit omvat:

• Kleine en middelgrote ondernemingen (MKB)
• Micro-ondernemingen
• Freelancers en zelfstandigen

Uitzondering: EDI-gebruikers

Bedrijven die EDI (Electronic Data Interchange) gebruiken, krijgen extra tijd:

• EDI-formaten mogen worden gebruikt tot 31 december 2027 met toestemming van de ontvanger⁴
• Na 31 december 2027 moeten EDI-systemen data kunnen extraheren naar EN 16931-compliant formaten⁴
• Pure EDI zonder EN 16931-compatibiliteit is vanaf 2028 niet meer toegestaan

Wat telt als e-factuur?

Volgens de Duitse wet (specifiek §14 van de Umsatzsteuergesetz - Duitse BTW-wet) moet een e-factuur aan de volgende criteria voldoen:

1. Gestructureerd elektronisch formaat - machineleesbare data (geen scan of PDF)
2. EN 16931-compliance - moet de Europese semantische datamodelstandaard volgen
3. Elektronische transmissie - digitaal verzonden (niet geprint en verstuurd)
4. Elektronische verwerking - ontvanger kan automatisch verwerken zonder handmatige invoer

Geaccepteerde formaten

Duitsland erkent twee primaire formaten die voldoen aan EN 16931¹:

1. XRechnung

• Pure XML (geen visuele weergave)
• Specifiek ontwikkeld voor de Duitse publieke sector
• Huidige versie: XRechnung 3.0.2⁵ (uitgebracht in 2024)
• Ondersteunt twee XML-syntaxen: UBL (Universal Business Language) en UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)⁵
• Officiële specificaties beschikbaar via xeinkauf.de

XRechnung is puur een digitaal databestand - er is geen mensleesbare versie in het bestand zelf¹.

2. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)

• Hybride PDF/XML - combineert een visuele PDF met ingesloten XML-data
• Compatibel met de Franse Factur-X-standaard sinds versie 2.1⁶
• Huidige versie: ZUGFeRD 2.3⁶ (uitgebracht september 2024)
• Moet ZUGFeRD 2.0.1 of hoger gebruiken²
• MINIMUM en BASIC-WL profielen zijn uitgesloten (voldoen niet aan EN 16931)²

ZUGFeRD bevat zowel een digitaal databestand als een PDF die mensen kunnen lezen¹, waardoor ontvangers de factuur visueel kunnen bekijken terwijl automatische verwerking mogelijk blijft.

We behandelen de verschillen tussen XRechnung en ZUGFeRD in detail in een apart artikel.

Wie moet voldoen?

Bedrijven die e-facturen moeten uitgeven:

Vanaf januari 2027:

• Bedrijven met omzet > €800.000 (gemeten in 2026)

Vanaf januari 2028:

• ALLE bedrijven, inclusief:
  • Kleine bedrijven
  • Micro-ondernemingen
  • Freelancers
  • Zelfstandigen

Uitzonderingen op de e-facturatieplicht:

Kleinondernemersregeling (Kleinunternehmerregelung):

• Bedrijven die vallen onder §19 UStG (omzet ≤ €25.000 vorig jaar en ≤ €100.000 huidig jaar) zijn vrijgesteld van het uitgeven van e-facturen⁷
• Zij moeten echter wel e-facturen kunnen ontvangen⁷

Andere uitzonderingen:

• B2C-transacties (business to consumer) - niet geraakt door het mandaat
• BTW-vrijgestelde transacties onder §4 Nos. 8-29 UStG
• Laagwaardige facturen ≤ €250 bruto
• Internationale/grensoverschrijdende transacties (andere regels tot 2030)

Boetes bij niet-naleving

Duitsland handhaaft e-facturatiecompliance via bestaande BTW-regels.

Financiele boetes

Het niet uitgeven van e-facturen in het vereiste format na de overgangsperioden kan leiden tot boetes tot €5.000 per overtreding⁸.

Volgens VATupdate gelden deze boetes voor de bestuurder die de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf is⁸.

Belangrijk: tijdens de overgangsfase (2025-2026, en tot 2027 voor kleine bedrijven/EDI-gebruikers) zijn papieren of PDF-facturen expliciet toegestaan en niet strafbaar⁸.

Risico op verlies van BTW-aftrek

Naast directe boetes is er nog een belangrijk risico:

Ontvangers die geen correcte e-factuur ontvangen, kunnen hun voorbelastingaftrek verliezen⁸.

De Duitse BTW-wet vereist een conforme factuur als voorwaarde voor voorbelastingaftrek. Als je klant geen conforme e-factuur ontvangt na de ingang van het mandaat, kan hij betaling weigeren of een gecorrigeerde factuur vragen - wat je cashflow vertraagt.

Voorbereiding: compliance-checklist

Met januari 2025 al achter ons en 2027 snel dichterbij moeten bedrijven nu handelen. Hier is je actieplan:

Directe acties (Q1 2026):

✅ 1. Beoordeel je huidige situatie

• Jaaromzet (bepaalt je deadline 2027 of 2028)
• Capaciteiten van je facturatiesoftware
• Aantal facturen per maand
• Klantvereisten (sommigen vragen e-facturen eerder)

✅ 2. Controleer softwarecompatibiliteit

• Ondersteunt je boekhoud/ERP-software XRechnung of ZUGFeRD?
• Kan het EN 16931-compliant XML genereren?
• Is een update of plugin nodig?

✅ 3. Kies je e-factuurformaat

• XRechnung: beste voor pure B2B, maximale automatisering
• ZUGFeRD: beste als je wilt dat ontvangers een visuele PDF zien

Middellange termijn (Q2-Q3 2026):

✅ 4. Update je systemen

• Installeer noodzakelijke updates
• Integreer e-facturatiemodules
• Stel XML-generatie in

✅ 5. Test met bereidwillige klanten

• Stuur test e-facturen naar enkele klanten
• Verifieer dat zij bestanden kunnen ontvangen en verwerken
• Identificeer en los technische issues op

✅ 6. Train je team

• Finance/accounting op nieuwe processen
• IT op technische troubleshooting
• Klantenservice op klantvragen

Voor je deadline (2027 of 2028):

✅ 7. Communiceer met klanten en leveranciers

• Informeer hen over je e-facturatiecapaciteiten
• Vraag hun voorkeursformaat (XRechnung of ZUGFeRD)
• Verifieer hun ontvangstcapaciteit

✅ 8. Update contracten en voorwaarden

• Voeg e-facturatieclausules toe indien nodig
• Specificeer geaccepteerde formaten
• Werk betalingsvoorwaarden bij indien nodig

✅ 9. Ga live

• Schakel volledig over op e-facturatie
• Monitor de eerste weken op issues
• Zorg dat je supportplan klaarstaat

Technische vereisten

Bestandsgrootte en structuur

Volgens officiële XRechnung-documentatie:

XRechnung:

• Maximale bestandsgrootte: 10 MB (e-mail) of 11 MB (webinvoer)⁵
• Ingesloten bestanden moeten Base64-gecodeerd zijn
• Maximaal 200 ingesloten bestanden, totaal niet meer dan 11MB⁵

ZUGFeRD:

• PDF-grootte meestal 100-500 KB (afhankelijk van complexiteit)
• Ingesloten XML voegt minimale overhead toe
• Compatibel met standaard PDF-lezers

Transmissiemethoden

E-facturen kunnen worden verzonden via:

• E-mail (met XML/PDF-bijlage)
• Webportalen (upload naar klantensystemen)
• EDI-netwerken (tot 31 december 2027, daarna EN 16931-extractie vereist)⁴
• PEPPOL-netwerk (Europese standaard voor elektronische documentuitwisseling)¹

Veelgestelde vragen

Moet ik me registreren bij een overheidsplatform?

Nee. In tegenstelling tot de Franse PA-verplichting vereist Duitsland geen centraal platform of overheidsregistratie voor B2B-facturatie.

Je kunt:

• E-facturen direct vanuit je boekhoudsoftware genereren
• Derde partijen inschakelen
• Je eigen XML-generatiesysteem implementeren

Mag ik nog papieren facturen sturen naar sommige klanten?

Alleen tijdens de overgangsperioden:

• Tot 31 december 2026: ja, alle bedrijven mogen nog papier/PDF uitgeven
• 1 januari 2027 - 31 december 2027: alleen als je omzet ≤ €800.000 is
• Vanaf 1 januari 2028: nee (behalve B2C, grensoverschrijdend en vrijgestelde transacties)

Wat als het systeem van mijn klant geen e-facturen kan ontvangen?

In 2025 moeten alle bedrijven e-factuurontvangst implementeren. Als een klant na 1 januari 2025 zegt dat hij geen e-facturen kan ontvangen, dan is hij niet compliant met de Duitse wet.

Je kunt wel:

• Zowel e-factuur (juridische compliance) als PDF-kopie sturen (voor gemak)
• Helpen bij het vinden van compatibele software
• Herinneren aan de ontvangstplicht vanaf januari 2025

Zijn grensoverschrijdende facturen getroffen?

Niet tot 2030. Het huidige mandaat geldt alleen voor binnenlandse B2B-transacties waarbij zowel leverancier als klant in Duitsland gevestigd zijn².

Grensoverschrijdende facturatie (Duitsland ↔ andere EU-landen) valt onder het EU ViDA (VAT in the Digital Age)-initiatief, met bijna real-time rapportage die naar verwachting in 2030 start².

Voordelen van e-facturatie

Hoewel compliance verplicht is, biedt e-facturatie duidelijke voordelen:

Kostenbesparing

• Geen papier, printen, porto en archivering
• Minder handmatige invoer en fouten
• Lagere administratieve overhead

Snellere verwerking

• Automatische matching en goedkeuring
• Snellere betaalcycli (betere cashflow)
• Real-time inzicht in factuurstatus

Hogere nauwkeurigheid

• Minder fouten door handmatige invoer
• Automatische BTW-berekening en validatie
• Minder factuurgeschillen

Milieueffect

• Grote reductie van papierafval
• Lagere CO2-voetafdruk door transport
• Digitale archivering in plaats van fysieke opslag

Volgende stappen

Het Duitse e-facturatiemandaat is een grote verandering in hoe bedrijven werken. Of je deadline nu 2027 of 2028 is, voorbereiding moet nu beginnen.

Aanbevolen acties op korte termijn:

1. Controleer je omzet in 2025/2026 om je deadline te bepalen (2027 of 2028)
2. Verifieer dat je boekhoudsoftware XRechnung of ZUGFeRD ondersteunt
3. Test e-factuurgeneratie met je software
4. Communiceer met je belangrijkste klanten over hun e-facturatiegereedheid

Officiële bronnen

• Duitse ministerie van Financien: BMF Guidance on E-Invoicing
• XRechnung Officieel Portaal: xeinkauf.de
• ZUGFeRD Informatie: FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland
• Europese Commissie: EN 16931 Standard

Tools om compliance te vereenvoudigen

Bij Compliant Invoice bieden we een gratis factuurgenerator die ondersteunt:

• EN 16931-compliant factuurgeneratie
• Duitse verplichte velden (§14 UStG)
• Meertalige ondersteuning
• Export naar standaardformaten

Maak nu een conforme factuur →

---

Bronnen en referenties

---

Klaar om conforme facturen te maken?

Start vandaag met Compliant Invoice:

• ✅ Duitsland-conforme facturen (mandaat 2027)
• ✅ Meertalige ondersteuning (NL, EN, FR, ES, PT, IT, DE)
• ✅ PDF-export + gestructureerde formaten
• ✅ Gratis plan beschikbaar

Maak je eerste factuur →

---

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wanneer is e-facturatie verplicht in Duitsland?

Alle bedrijven moeten vanaf 1 januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen. De uitgifte wordt verplicht in 2027 of 2028, afhankelijk van de omzet.

Welke formaten zijn toegestaan in Duitsland?

Duitsland accepteert XRechnung en ZUGFeRD, zolang ze voldoen aan EN 16931.

Zijn PDF-facturen nog toegestaan?

Alleen in de overgangsperiode. Vanaf 2028 zijn gewone PDF’s niet meer geldig voor B2B binnen Duitsland.

Welke boetes gelden bij niet-naleving?

Boetes kunnen oplopen tot €5.000 per overtreding.

Wie is vrijgesteld?

Bepaalde kleine ondernemingen (Kleinunternehmer) en B2C- of grensoverschrijdende transacties kunnen zijn vrijgesteld. Controleer je situatie.

---

Laatst bijgewerkt: 9 januari 2026

Dit artikel biedt algemene informatie op basis van publiek beschikbare bronnen en moet niet worden beschouwd als juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg een gekwalificeerde Duitse belastingadviseur voor begeleiding die specifiek is voor jouw bedrijfssituatie.

Footnotes

1. European Commission (2025). eInvoicing in Germany. Digital Building Blocks. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

2. VATupdate (2025). Germany E-Invoicing B2B Mandate, Timeline and Compliance. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

3. Stripe (2024). Germany E-invoicing €800,000 turnover threshold. ↩

4. Storecove (2024). E-invoicing in Germany: What Businesses Need to Know for 2025-2026. ↩ ↩² ↩³

5. XStandards (2024). Updated specifications of XRechnung 3.0.2. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

6. SEEBURGER (2024). ZUGFeRD 2.3 and Factur-X 1.0.07 for e-invoices. ↩ ↩²

7. Norman Finance (2025). Kleinunternehmer 2025 Guide – rules, VAT & taxes explained. ↩ ↩²

8. Fonoa (2025). Germany E-invoicing Guide - Penalties. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴