In Portugal, invoices must comply with the VAT Code and include mandatory information depending on the context (B2B, B2C).
⚠️ Disclaimer: This guide is provided for informational purposes only and does not constitute legal or tax advice.
B2C Portugal
Context: B2C_PT
14 requirements, 7 rules
Required Information
Invoice Number
RequiredThe invoice must have a unique number in a continuous chronological sequence.
Conditions:
Always mandatory
Example:
2025/000001
Legal sources:
2 - As faturas referidas no número anterior devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
Invoice Date
RequiredThe invoice must display the date of issue.
Conditions:
Always mandatory
Example:
24/12/2025
Legal sources:
2 - As faturas referidas no número anterior devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
Supplier Name
RequiredThe name or corporate name of the supplier must appear on the invoice.
Conditions:
Always mandatory
Example:
Company Example, Lda.
Legal sources:
a) Nome ou denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
Supplier Address
The supplier's address (registered office or domicile) is usually included on the invoice, but it is not a mandatory element on a simplified invoice.
Conditions:
Not required on simplified invoice
Example:
Rua ABC 123, 1000-000 Lisboa
Legal sources:
a) Nome ou denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
Supplier Tax ID
RequiredTax identification number (VAT number) of the supplier.
Conditions:
Always mandatory
Example:
PT123456789
Legal sources:
a) Nome ou denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
Customer Name
For sales to final consumers (not VAT taxpayers), including the customer's name is not mandatory unless the customer specifically requests it.
Conditions:
Not mandatory for private customers (unless specifically requested)
Example:
Final Consumer
Legal sources:
15 - A indicação na fatura da identificação e do domicílio do adquirente ou destinatário que não seja sujeito passivo não é obrigatória nas faturas de valor inferior a (euro) 1000, salvo quando o adquirente ou destinatário solicite que a fatura contenha esses elementos.
Customer Address
The customer's address is not required on invoices to private individuals unless the customer asks for those details to be included.
Conditions:
Not mandatory for private customers (unless specifically requested)
Legal sources:
15 - A indicação na fatura da identificação e do domicílio do adquirente ou destinatário que não seja sujeito passivo não é obrigatória nas faturas de valor inferior a (euro) 1000, salvo quando o adquirente ou destinatário solicite que a fatura contenha esses elementos.
Customer Tax ID
The customer's tax identification number (when the customer is not a VAT taxpayer) only needs to be included if the consumer requests it.
Conditions:
Only mandatory if the customer requests inclusion of NIF
Example:
000000001
Legal sources:
3 - As faturas referidas nos números anteriores devem ainda conter o número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário que não seja sujeito passivo quando este o solicite.
Item Quantity
RequiredQuantity (number of units) of goods delivered or services rendered.
Conditions:
Always mandatory
Example:
5
Legal sources:
b) Quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
item description
RequiredUsual name of the goods delivered or the services provided (description of the product or service).
Conditions:
Always mandatory
Example:
Product XYZ (software package)
Legal sources:
b) Quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
net amount
RequiredPrice of the good or service, excluding VAT (taxable amount), including any additional charges included in the taxable base.
Conditions:
Always mandatory
Example:
100.00 €
Legal sources:
c) O preço líquido de imposto ... as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto e a taxa ou taxas aplicáveis;
vat rate
RequiredApplicable VAT rate (percentage).
Conditions:
Always mandatory
Example:
23%
Legal sources:
c) O preço líquido de imposto ... as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto e a taxa ou taxas aplicáveis;
vat amount
RequiredAmount of tax due (VAT amount).
Conditions:
Always mandatory
Example:
€23.00
Legal sources:
c) O preço líquido de imposto ... as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto e a taxa ou taxas aplicáveis;
Reason for VAT Exemption
Indication of the justification for not applying VAT, when applicable (for example, reference to the legal article granting the exemption).
Conditions:
Only necessary if the transaction is exempt from VAT or outside the scope
Example:
VAT – Exempt (art. 9. CIVA)
Legal sources:
e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso.
Special Rules
Simplified Invoice Threshold
Special ruleExplanation:
It is allowed to issue a simplified invoice (with reduced requirements) for sales to a final consumer up to €1000 (goods) or €100 (services).
Legal sources:
1 - ... emissão de uma fatura simplificada em transmissões de bens e prestações de serviços cujo imposto seja devido em território nacional, nas seguintes situações: a) Transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a não sujeitos passivos, quando o valor da fatura não for superior a (euro) 1000; b) Outras transmissões de bens e prestações de serviços em que o montante da fatura não seja superior a (euro) 100.
VAT Exemption (Art. 9)
Special ruleExplanation:
If the transaction is VAT exempt under Article 9 of the VAT Code, the invoice must note this exemption, referencing the applicable law article.
Legal sources:
Regime de isenção do artigo 9.º do CIVA - a fatura deve ser emitida sem liquidação de imposto, com a menção IVA - Isento art.º 9.º
Small Business Scheme
Special ruleExplanation:
If the supplier is under the special exemption regime (Article 53 of the VAT Code), issue the invoice without VAT and include the note 'IVA – regime de isenção'.
Legal sources:
Regime especial de isenção do artigo 53.º do CIVA - a fatura deve ser emitida sem liquidação de imposto, com a menção IVA – regime de isenção
Special Retail Scheme
Special ruleExplanation:
Under the small retailers special scheme (no VAT charged to customers), the invoice must state 'IVA – não confere direito à dedução' (VAT is not charged and the buyer cannot deduct it).
Legal sources:
Regime Especial dos Pequenos Retalhistas (R.E.P.R.) - a fatura deve ser emitida sem liquidação de imposto, com a menção IVA – não confere direito à dedução
Agriculture Flat-Rate Scheme
Special ruleExplanation:
If the supplier is under the farmers' flat rate VAT scheme, the invoices should include the note 'IVA – regime forfetário'.
Legal sources:
Regime Forfetário dos Produtores Agrícolas – mencionar nas faturas IVA – regime forfetário.
Multiple VAT Rates
Special ruleExplanation:
If an invoice includes items taxed at different VAT rates, the details (quantity, amount, tax) should be shown separately for each applicable rate.
Legal sources:
No caso de a fatura compreender bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os elementos mencionados nas alíneas b), c) e d) devem ser indicados separadamente, segundo a taxa aplicável.
Foreign Supplier Representative
Special ruleExplanation:
If the supplier is not established in Portugal and has appointed a tax representative, the invoice must include that representative's name, address and tax identification number.
Legal sources:
9 - No caso de sujeitos passivos que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional, que tenham nomeado representante nos termos do artigo 30.º, as faturas emitidas, além dos elementos previstos no n.º 5, devem conter ainda o nome ou denominação social e a sede, estabelecimento estável ou domicílio do representante, bem como o respetivo número de identificação fiscal.
B2B Portugal
Context: B2B_PT
15 requirements, 9 rules
Required Information
Invoice Number
RequiredThe invoice must be sequentially numbered (a unique number in chronological series).
Conditions:
Always mandatory
Example:
2025/000001
Legal sources:
5 - As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
Invoice Date
RequiredThe invoice issuance date must be indicated.
Conditions:
Always mandatory
Example:
24/12/2025
Legal sources:
5 - As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
Supplier Name
RequiredName or corporate name of the supplier (issuer of the invoice).
Conditions:
Always mandatory
Example:
Company Example, Lda.
Legal sources:
a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto, bem como os correspondentes números de identificação fiscal;
Supplier Address
RequiredAddress (registered office or domicile) of the supplier.
Conditions:
Always mandatory
Example:
Rua ABC 123, 1000-000 Lisboa
Legal sources:
a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto, bem como os correspondentes números de identificação fiscal;
Supplier Tax ID
RequiredTax identification number (VAT number) of the supplier.
Conditions:
Always mandatory
Example:
PT123456789
Legal sources:
a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto, bem como os correspondentes números de identificação fiscal;
Customer Name
RequiredName or corporate name of the customer (buyer of the goods/services).
Conditions:
Always mandatory (B2B)
Example:
Cliente Além, S.A.
Legal sources:
a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto, bem como os correspondentes números de identificação fiscal;
Customer Address
RequiredAddress (registered office or domicile) of the customer.
Conditions:
Always mandatory (B2B)
Example:
Avenida XYZ 50, 1100-000 Porto
Legal sources:
a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto, bem como os correspondentes números de identificação fiscal;
Customer Tax ID
RequiredTax identification number (VAT number) of the customer.
Conditions:
Always mandatory (B2B)
Example:
PT987654321
Legal sources:
a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto, bem como os correspondentes números de identificação fiscal;
Item Quantity
RequiredQuantity (units) of goods or services supplied.
Conditions:
Always mandatory
Example:
10
Legal sources:
b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, ...
item description
RequiredUsual designation of the goods or services (description of the product/service provided).
Conditions:
Always mandatory
Example:
Provision of consultancy service
Legal sources:
b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, ...
net amount
RequiredValue of the good or service excluding VAT (taxable amount), including other elements of the taxable amount if applicable.
Conditions:
Always mandatory
Example:
€500.00
Legal sources:
c) O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
vat rate
RequiredVAT rate(s) applicable to the transaction.
Conditions:
Always mandatory
Example:
23%
Legal sources:
d) As taxas aplicáveis ...
vat amount
RequiredAmount of VAT due (calculated tax amount).
Conditions:
Always mandatory
Example:
€115.00
Legal sources:
d) ... e o montante de imposto devido;
Reason for VAT Exemption
The reason for not applying VAT must be stated if the transaction is exempt or under reverse charge (or any scenario where VAT is not charged).
Conditions:
Mandatory to indicate if there is no applicable VAT (exemption, reverse charge, etc.)
Example:
VAT - Reverse charge (art. 2.º no. 1 of CIVA)
Legal sources:
e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
Date of Supply
The date when the goods were delivered or the services provided, if it differs from the invoice issue date.
Conditions:
Mandatory if the transaction date is different from the invoice date
Example:
20/12/2025
Legal sources:
f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da factura.
Special Rules
Reverse Charge Mechanism
Special ruleExplanation:
In situations where the buyer is liable for the VAT (e.g. reverse charge scenarios, including certain domestic transactions and intra-EU acquisitions), the invoice must include the phrase 'IVA - autoliquidação'.
Legal sources:
13 - Nas situações ... em que o destinatário ou adquirente for o devedor do imposto, as faturas ... devem conter a expressão 'IVA - autoliquidação'.
Self-Billing
Special ruleExplanation:
If the invoice is issued by the buyer themselves (self-billing arrangement), it must contain the indication 'Autofaturação'.
Legal sources:
11 - ... fica sujeita às seguintes condições: c) Conter a menção 'autofaturação'.
Small Business Scheme
Special ruleExplanation:
If the supplier falls under Article 53 exemption (small business VAT exemption), no VAT is charged and the invoice must state 'IVA – regime de isenção'.
Legal sources:
Regime especial de isenção do artigo 53.º do CIVA - a fatura deve ser emitida sem liquidação de imposto, com a menção IVA – regime de isenção
VAT Exemption (Art. 9)
Special ruleExplanation:
For transactions exempt under Article 9 of the VAT Code (domestic exemptions, e.g. health, education), the invoice should include a note about the exemption referencing Article 9.
Legal sources:
Regime de isenção do artigo 9.º do CIVA - a fatura deve ser emitida sem liquidação de imposto, com a menção IVA - Isento art.º 9.º
Special Retail Scheme
Special ruleExplanation:
Under the small retailers scheme (no VAT charged by the supplier), invoices must include the note 'IVA – não confere direito à dedução'.
Legal sources:
Regime Especial dos Pequenos Retalhistas (R.E.P.R.) - a fatura deve ser emitida sem liquidação de imposto, com a menção IVA – não confere direito à dedução
Agriculture Flat-Rate Scheme
Special ruleExplanation:
If the supplier uses the flat-rate scheme for agricultural producers, the issued invoices must include the note 'IVA – regime forfetário'.
Legal sources:
Regime Forfetário dos Produtores Agrícolas – mencionar nas faturas IVA – regime forfetário.
Intra-EU Supply Exemption
Special ruleExplanation:
For intra-Community supplies of goods (dispatch of goods from Portugal to another EU Member State to a VAT-registered buyer), no VAT is charged and the invoice must state the reason for VAT not being applied (intra-Community exemption).
Legal sources:
1 - Estão isentas do imposto: a) As transmissões de bens, efetuadas por um dos sujeitos passivos referidos na alínea a) do n.º 1 do artigo 2.º, expedidos ou transportados pelo vendedor, pelo adquirente ou por conta destes, a partir do território nacional para outro Estado-Membro com destino ao adquirente, quando este seja uma pessoa singular ou coletiva registada, para efeitos do imposto sobre o valor acrescentado, em outro Estado-Membro, que tenha utilizado e comunicado ao vendedor o respetivo número de identificação para efetuar a aquisição...
Multiple VAT Rates
Special ruleExplanation:
If an invoice contains items subject to different VAT rates, the elements (description, amount, rate, tax) should be presented separately for each applicable VAT rate.
Legal sources:
No caso de a fatura compreender bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os elementos mencionados nas alíneas b), c) e d) devem ser indicados separadamente, segundo a taxa aplicável.
Foreign Supplier Representative
Special ruleExplanation:
For suppliers without a permanent establishment in Portugal who operate via a tax representative, the invoice must include, in addition to the usual fields, the identification (name, address) and tax ID of the fiscal representative in Portugal.
Legal sources:
9 - No caso de sujeitos passivos que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional, que tenham nomeado representante nos termos do artigo 30.º, as faturas emitidas, além dos elementos previstos no n.º 5, devem conter ainda o nome ou denominação social e a sede, estabelecimento estável ou domicílio do representante, bem como o respetivo número de identificação fiscal.