In the Netherlands, invoices must comply with Dutch VAT law and include mandatory information depending on the context (B2B, B2C, intra-EU, export, e-invoicing).
⚠️ Disclaimer: This guide is provided for informational purposes only and does not constitute legal or tax advice.
B2B Netherlands
Context: B2B_NL
11 requirements, 5 rules
Required Information
Invoice Date
RequiredThe invoice must include the date it was issued.
Conditions:
Always required
Example:
24-12-2025
Legal sources:
de datum van uitreiking van de factuur;
Invoice Number
RequiredThe invoice must contain a unique, sequential number.
Conditions:
Always required
Example:
NL-2025-001234
Legal sources:
een opeenvolgend nummer, met Ă©Ă©n of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geĂŻdentificeerd;
Supplier Name & Address
RequiredThe supplier’s full name and address must appear on the invoice.
Conditions:
Always required
Example:
Jansen B.V., Kalverstraat 1, 1012NX Amsterdam
Legal sources:
de volledige naam en het volledige adres van de ondernemer
Customer Name & Address
RequiredThe customer’s full name and address must appear on the invoice.
Conditions:
Always required
Example:
Pietersen B.V., Koningstraat 5, 2515AA The Hague
Legal sources:
de volledige naam en het volledige adres van ... zijn afnemer
VAT Number
RequiredThe supplier’s VAT identification number must be stated on the invoice.
Conditions:
Always required
Example:
NL123456789B01
Legal sources:
het btw-identificatienummer waaronder de ondernemer de goederenleveringen of de diensten heeft verricht;
Chamber of Commerce (KvK) Number
RequiredIf the supplier is registered with the Chamber of Commerce, the KVK (trade registry) number must be included on the invoice.
Conditions:
Required if supplier is registered in the Dutch Chamber of Commerce
Example:
12345678
Legal sources:
als u bij de KVK bent ingeschreven: uw KVK-nummer
Description of Goods/Services
RequiredThe nature and quantity of the goods delivered or services rendered must be specified.
Conditions:
Always required
Example:
Delivery of 10 pieces Product
Legal sources:
de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten;
Supply/Delivery Date
RequiredThe date on which the goods or services were supplied (or the date of advance payment) must be stated if it differs from the invoice date.
Conditions:
Required if different from invoice date
Example:
20-12-2025
Legal sources:
de datum waarop de goederenlevering of de dienst heeft plaatsgevonden ... voor zover die datum ... verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur;
net amount
RequiredThe amount excluding VAT must be stated for each applicable VAT rate (including unit price and any discounts, if applicable).
Conditions:
Always required
Example:
1000.00
Legal sources:
de vergoeding voor elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs, ... evenals de eventuele vooruitbetalingskortingen, prijskortingen en -rabatten indien die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen;
vat rate
RequiredThe VAT rate applied to the supply must be stated.
Conditions:
Always required
Example:
21%
Legal sources:
het toegepast tarief van de belasting;
vat amount
RequiredThe amount of VAT due must be stated.
Conditions:
Always required (except special schemes that exclude VAT listing)
Example:
210.00
Legal sources:
het te betalen bedrag van de belasting, tenzij er een bijzondere regeling van toepassing is waarvoor deze wet die vermelding uitsluit;
Special Rules
VAT Exemption
Special ruleExplanation:
Include a note about the small business scheme (KOR) on the invoice if it applies; no VAT is charged.
Legal sources:
Als u hebt gekozen voor de kleineondernemersregeling, dan levert u vrijgestelde goederen of diensten. ... Als u dit toch doet, vermeldt u op de factuur dat u gebruik maakt van de kleineondernemersregeling. U zet geen btw op de factuur.
VAT Exemption
Special ruleExplanation:
State on the invoice that an exemption from VAT applies if the goods or services supplied are exempt.
Legal sources:
Als u vrijgestelde goederen of diensten levert, ... Als u dit toch doet, vermeldt u op de factuur dat een vrijstelling van toepassing is.
Reverse Charge Mechanism
Special ruleExplanation:
When the VAT reverse-charge mechanism applies, do not charge VAT; the invoice must state 'btw verlegd' and include the customer’s VAT identification number.
Legal sources:
Bij zo'n verleggingsregeling rekent u geen btw, maar vermeldt u op de factuur: 'btw verlegd' en het btw-identificatienummer van die afnemer.
Special VAT Scheme
Special ruleExplanation:
If a special VAT scheme applies, include the required mention.
Legal sources:
U mag geen btw op de factuur vermelden, maar vermeldt Ă©Ă©n van de volgende termen: bijzondere regeling - gebruikte goederen; bijzondere regeling - kunstvoorwerpen; ... voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten
Special VAT Scheme
Special ruleExplanation:
If a special VAT scheme applies, include the required mention.
Legal sources:
Past u de reisbureauregeling toe? Dan vermeldt u voor reisdiensten geen btw op uw factuur, maar wel 'bijzondere regeling reisbureaus'.
B2C Netherlands (Retail & Kleine bedragen)
Context: B2C_NL
5 requirements, 2 rules
Required Information
Invoice Date
RequiredThe date the invoice is issued must appear on the simplified invoice.
Conditions:
Required on simplified invoices
Example:
24-12-2025
Legal sources:
de datum waarop u de factuur uitreikt
Supplier Name & Address
RequiredYour (supplier) name and address must appear on the simplified invoice.
Conditions:
Required on simplified invoices
Example:
Shop XYZ, Damrak 1, 1012LG Amsterdam
Legal sources:
uw naam en adresgegevens
Description of Goods/Services
RequiredThe goods or services supplied must be described on the simplified invoice.
Conditions:
Required on simplified invoices
Example:
Sale of 3 books
Legal sources:
welke goederen of diensten u hebt geleverd
vat amount
RequiredThe VAT amount (or details to calculate it) must be stated on the simplified invoice.
Conditions:
Required on simplified invoices
Example:
21.00
Legal sources:
Original Invoice Reference
RequiredIf the invoice is a corrective invoice (credit note), a reference to the original invoice must be included on the simplified invoice.
Conditions:
Required only if the invoice is a correction of an earlier invoice
Example:
Reference: invoice 2025-0001
Legal sources:
de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (bij wijziging van een factuur)
Special Rules
Invoice Requirement
Special ruleExplanation:
When selling to private individuals, you are not obliged to issue an invoice, except in specific cases (such as delivering a new vehicle to a buyer in another EU country, or if you are a wholesaler with mostly business customers).
Legal sources:
Verkoopt u goederen of diensten aan particulieren? Dan bent u niet verplicht een factuur uit te reiken, met uitzondering van de volgende situaties: * U bent een groothandel ... en ten minste 80% van uw afnemers is ondernemer. * U levert een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land.
Simplified Invoice Usage
Special ruleExplanation:
You may only use a simplified invoice if the invoice amount is at most €100 (including VAT), or if the invoice is a correction of the original (credit note).
Legal sources:
In de volgende situaties mag u een vereenvoudigde factuur uitreiken: * het factuurbedrag is maximaal € 100 (inclusief btw) * uw factuur is een wijziging van de oorspronkelijke factuur
Intra-EU Netherlands (Cross-border EU)
Context: INTRA_EU_NL
11 requirements, 2 rules
Required Information
Invoice Date
RequiredThe invoice date must be stated.
Conditions:
Always required
Example:
24-12-2025
Legal sources:
de datum van uitreiking van de factuur;
Invoice Number
RequiredA unique, sequential invoice number must be used.
Conditions:
Always required
Example:
INT2025-0001
Legal sources:
een opeenvolgend nummer, met Ă©Ă©n of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geĂŻdentificeerd;
Supplier Name & Address
RequiredThe supplier’s full name and address appear on the invoice.
Conditions:
Always required
Example:
Jansen B.V., Amsterdam (NL)
Legal sources:
de volledige naam en het volledige adres van de ondernemer
Customer Name & Address
RequiredThe customer’s full name and address appear on the invoice.
Conditions:
Always required
Example:
Buyer Ltd., Berlin (DE)
Legal sources:
de volledige naam en het volledige adres van ... zijn afnemer
VAT Number
RequiredThe supplier’s VAT identification number is stated on the invoice.
Conditions:
Always required
Example:
NL123456789B01
Legal sources:
het btw-identificatienummer waaronder de ondernemer ... heeft verricht;
Customer VAT Number
RequiredThe customer’s VAT identification number must be included on the invoice for intra-Community supplies or reverse-charged VAT.
Conditions:
Required for intra-EU B2B transactions
Example:
DE123456789
Legal sources:
Op uw facturen aan klanten die btw-aangifte doen in andere EU-landen moeten de btw-identificatienummers van u Ă©n uw klant staan.
Description of Goods/Services
RequiredThe nature and quantity of goods or services supplied are stated.
Conditions:
Always required
Example:
Intra-Community supply of machines
Legal sources:
de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of ... verrichte diensten;
Supply/Delivery Date
RequiredThe delivery date must be stated if it differs from the invoice date.
Conditions:
Required if different from invoice date
Example:
15-12-2025
Legal sources:
de datum waarop de goederenlevering of de dienst heeft plaatsgevonden ... voor zover ... verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur;
net amount
RequiredThe amount excluding VAT is stated per rate or exemption (0% rate for intra-Community supply).
Conditions:
Always required
Example:
1000.00
Legal sources:
de vergoeding voor elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs, ...
vat rate
RequiredThe VAT rate applied is stated (for intra-Community supplies this is 0%).
Conditions:
Always required
Example:
0%
Legal sources:
het toegepast tarief van de belasting;
vat amount
RequiredThe VAT amount is stated (in case of a 0% supply, this will be zero).
Conditions:
Always required
Example:
0.00
Legal sources:
het te betalen bedrag van de belasting, tenzij er een bijzondere regeling ...
Special Rules
Zero VAT Rate
Special ruleExplanation:
For intra-Community supply of goods within the EU, charge 0% VAT and the invoice must indicate that it is an intra-Community supply (for example by stating the legal reference).
Legal sources:
U factureert met 0% btw. Daarom moet op uw factuur een aanduiding staan waaruit blijkt dat het een intracommunautaire levering is. Vermeld op de factuur ... 'tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68' of 'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112'.
Reverse Charge Mechanism
Special ruleExplanation:
For cross-border services to an EU business, do not charge VAT; the invoice should state 'btw verlegd'.
Legal sources:
U stuurt een factuur zonder btw en vermeldt daarop: * de btw-identificatienummers van u Ă©n uw klant. ... * 'btw verlegd'.
Export Netherlands (Outside EU)
Context: EXPORT_NL
10 requirements, 1 rules
Required Information
Invoice Date
RequiredThe invoice date must be stated on the invoice.
Conditions:
Always required
Example:
24-12-2025
Legal sources:
de datum van uitreiking van de factuur;
Invoice Number
RequiredA unique, sequential invoice number is mandatory.
Conditions:
Always required
Example:
EXP2025-1001
Legal sources:
een opeenvolgend nummer, met Ă©Ă©n of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geĂŻdentificeerd;
Supplier Name & Address
RequiredThe supplier’s name and address must be on the invoice.
Conditions:
Always required
Example:
Export BV, Rotterdam, NL
Legal sources:
de volledige naam en het volledige adres van de ondernemer
Customer Name & Address
RequiredThe customer’s name and address must be on the invoice.
Conditions:
Always required
Example:
Acme Corp, New York, USA
Legal sources:
de volledige naam en het volledige adres van ... zijn afnemer
VAT Number
RequiredThe supplier’s VAT identification number is stated.
Conditions:
Always required
Example:
NL123456789B01
Legal sources:
het btw-identificatienummer waaronder de ondernemer ... heeft verricht;
Description of Goods/Services
RequiredThe goods or services supplied are described on the invoice.
Conditions:
Always required
Example:
Export of machines to USA
Legal sources:
de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of ... verrichte diensten;
Supply/Delivery Date
RequiredThe delivery date (if different from the invoice date) is stated.
Conditions:
Required if different from invoice date
Example:
20-12-2025
Legal sources:
de datum waarop de goederenlevering of de dienst heeft plaatsgevonden ... voor zover ... verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur;
net amount
RequiredThe invoice amount excluding VAT is stated (0% rate for exported goods).
Conditions:
Always required
Example:
1000.00
Legal sources:
de vergoeding voor elk tarief of elke vrijstelling, ...
vat rate
RequiredThe applied VAT rate is stated (for exports this is 0%).
Conditions:
Always required
Example:
0%
Legal sources:
het toegepast tarief van de belasting;
vat amount
RequiredThe VAT amount is stated (zero for export supply).
Conditions:
Always required
Example:
0.00
Legal sources:
het te betalen bedrag van de belasting, tenzij er een bijzondere regeling ...
Special Rules
Zero VAT Rate
Special ruleExplanation:
When exporting goods outside the EU, apply the 0% VAT rate and do not charge VAT; the invoice notes 0% VAT.
Legal sources:
U hanteert het 0%-tarief ... U brengt dan geen btw in rekening. Op de factuur noteert u 0% btw.
Elektronisch factureren Netherlands
Context: E_INVOICING_NL
2 requirements, 3 rules
Required Information
Customer OIN
RequiredOn an e-invoice to the government, the Organization Identification Number (OIN) of the public entity must be included.
Conditions:
Required for electronic invoices to government entities
Example:
00020123456789000001
Legal sources:
Elke rijksoverheidsorganisatie heeft een eigen Organisatie-identificatienummer (OIN) ... Stuurt u een e-factuur vanuit uw boekhoudpakket? Vul dan het OIN van uw klant
Customer Order Reference
RequiredThe customer’s purchase order or reference number must be included on the e-invoice (if provided by the customer).
Conditions:
Required on e-invoices when provided by the customer
Example:
PO 4501234567
Legal sources:
Het ordernummer of referentie is een nummer dat de opdrachtgever ... meegeeft aan zijn bestelling ... Vermeld het juiste ordernummer op de e-factuur.
Special Rules
Mandatory E-Invoicing
Special ruleExplanation:
Suppliers delivering to central government are required to send an electronic invoice (e-invoice) instead of a paper or PDF invoice.
Legal sources:
Levert u goederen of diensten aan de Rijksoverheid? Dan moet u een e-factuur sturen.
E-Invoice Format
Special ruleExplanation:
An e-invoice must be submitted electronically in a structured format (a PDF file is not considered an e-invoice).
Legal sources:
Een e-factuur heeft codes waardoor de overheid de factuur automatisch kan verwerken... Een pdf is geen e-factuur.
Consent and Integrity
Special ruleExplanation:
When invoicing electronically to customers, the customer must consent to electronic invoicing; additionally, the authenticity of origin, integrity of content, and legibility of the digital invoice must be guaranteed.
Legal sources:
Een digitale factuur moet voldoen aan een extra voorwaarde: uw afnemer moet ermee akkoord gaan dat u digitaal factureert. Ook moet u zekerheid kunnen geven over de echtheid van herkomst, de inhoud en de leesbaarheid van de digitale factuur.