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Mandatory Information on Invoices in Germany

Complete guide to legal requirements for your invoices and estimates

DeutschlandEUReu_vatLast reviewed: 2025-01-10

In Germany, invoices must comply with the Umsatzsteuergesetz (UStG). This guide details the mandatory information depending on the context (B2B, B2C, e-invoice).

⚠️ Disclaimer: This guide is provided for informational purposes only and does not constitute legal or tax advice.

37 requirements, 12 rulesTip: search by keyword, field name, or legal reference.
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B2C Deutschland

Context: B2C_DE

13 requirements, 1 rules

Required Information

Supplier Name & Address

Required

Full name and address of the performing contractor must be indicated on each invoice.

Conditions:

Always required (except in small amount invoices)

Example:

Example GmbH, Musterstraße 1, 12345 Berlin

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 1
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers:contentReference[oaicite:0]{index=0}
Confidence:High

Customer Name & Address

Required

Full name and address of the service recipient (customer) must be provided for invoices to private individuals, except for small amounts.

Conditions:

Required for invoices > €250 (not for small amount invoices)

Example:

Max Mustermann, Kundenweg 5, 54321 Musterstadt

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 1
den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers:contentReference[oaicite:1]{index=1}
Confidence:High

supplier tax number or vat id

Required

Each invoice must indicate either the tax number issued by the tax office or the invoicing party's VAT identification number.

Conditions:

Always required (one of the two statements)

Example:

VAT ID No.: DE123456789

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 2
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer:contentReference[oaicite:2]{index=2}
Confidence:High

Invoice Date

Required

The date of issue of the invoice must be specified.

Conditions:

Always required

Example:

01.03.2025

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 3
3. das Ausstellungsdatum:contentReference[oaicite:3]{index=3}
Confidence:High

Invoice Number

Required

Each invoice must bear a unique, consecutive invoice number for unique identification.

Conditions:

Always required (consecutive, unique number)

Example:

RE-2025-000123

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 4
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer):contentReference[oaicite:4]{index=4}
Confidence:High

item description

Required

Type and scope of service: Quantity and commercial designation of the delivered items or description of the other service.

Conditions:

Always required

Example:

2x Article A (product description)

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 5
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung:contentReference[oaicite:5]{index=5}
Confidence:High

Supply/Delivery Date

Required

The time of delivery or service provision must be specified (if it does not match the date of issue).

Conditions:

Always required (if not identical to invoice date)

Example:

Service date: 28/02/2025

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 6
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung ... sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt:contentReference[oaicite:6]{index=6}
Confidence:High

net amount

Required

The fee (net amount) is to be reported broken down by tax rate. Any reductions (discounts) included in the price must also be shown, unless already deducted.

Conditions:

Always required (indication per tax rate)

Example:

Total net amount: €1000.00

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 7
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt ... sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist:contentReference[oaicite:7]{index=7}
Confidence:High

vat rate

Required

The applicable VAT rate must be indicated if the service is subject to tax. In the case of tax-free sales, the specification of a tax rate is omitted and a tax exemption note must be included instead.

Conditions:

Required if turnover is subject to VAT (otherwise reference to tax exemption instead of tax rate)

Example:

19%

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 8
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag **oder** im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass ... eine Steuerbefreiung gilt:contentReference[oaicite:8]{index=8}
Confidence:High

vat amount

Required

The tax amount due on the fee (VAT amount) must be shown if VAT is incurred. No tax amount is shown for tax-free sales.

Conditions:

Required if sales are taxable (not for tax-free sales)

Example:

190,00 €

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 8
den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag **oder** im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass ... eine Steuerbefreiung gilt:contentReference[oaicite:9]{index=9}
Confidence:High

exemption note

If the service is exempt from VAT (e.g. tax-free sales according to § 4 UStG), the invoice must contain a reference to the tax exemption with an indication of the legal basis, instead of a tax rate and tax amount.

Conditions:

Obligation only if turnover is tax-free (no identification of VAT)

Example:

Tax-free according to § 4 No. 8 UStG

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 8
oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass ... eine Steuerbefreiung gilt:contentReference[oaicite:10]{index=10}
Confidence:High

retention notice

Required

In the case of construction services or work contract services to a private service recipient, the invoice must contain the indication that the recipient must keep the invoice for two years (§ 14 para. 4 No. 9 UStG). This two-year retention obligation only applies to non-entrepreneurial service recipients.

Conditions:

Mandatory only for construction services to private individuals (non-entrepreneurial service recipients)

Example:

Note: This invoice must be kept by the service recipient for 2 years.

Legal sources:

📖UStAE (BMF) Abschnitt 14.5 Abs. 23
nichtunternehmerischen Leistungsempfänger ... aufzubewahren hat. (Es reicht ein allgemeiner Hinweis, dass ein nichtunternehmerischer Leistungsempfänger diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren hat.):contentReference[oaicite:11]{index=11}
Confidence:High

customer vat id

Private customers do not have a VAT number; this information is therefore not provided for in B2C invoices.

Conditions:

Not applicable in B2C context

Example:

N/A

Special Rules

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Simplified Invoice Option

Special rule

Explanation:

For invoices to end consumers up to a gross amount of €250, simplified regulations apply (small amount invoices) with fewer mandatory details.

Legal sources:

📖UStDV § 33 Satz 1
Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten: ...:contentReference[oaicite:12]{index=12}
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B2B Deutschland

Context: B2B_DE

13 requirements, 6 rules

Required Information

Supplier Name & Address

Required

The full name and address of the supplier must be provided.

Conditions:

Always required (except small amount up to €250)

Example:

Example GmbH, Musterstraße 1, 12345 Berlin

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 1
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers:contentReference[oaicite:13]{index=13}
Confidence:High

Customer Name & Address

Required

The name and address of the service recipient (customer) must be stated on the invoice.

Conditions:

Always required (except small amount no. ≤ €250)

Example:

Company name Kunde GmbH, Kundenstraße 5, 54321 Sample city

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 1
vollständigen Namen und ... Anschrift des ... Leistungsempfängers:contentReference[oaicite:14]{index=14}
Confidence:High

supplier tax number or vat id

Required

The invoice must contain either the tax number of the supplier or his VAT identification number.

Conditions:

Always Required (Tax ID or VAT No.)

Example:

VAT ID No.: DE123456789

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 2
2. die ... vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder ... vom BZSt erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer:contentReference[oaicite:15]{index=15}
Confidence:High

Invoice Date

Required

the invoice issue date,

Conditions:

Always required

Example:

01.03.2025

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 3
3. das Ausstellungsdatum:contentReference[oaicite:16]{index=16}
Confidence:High

Invoice Number

Required

A consecutive, one-time invoice number to identify the invoice.

Conditions:

Always Required (Ongoing, One Time)

Example:

RG-2025-000123

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 4
4. eine fortlaufende Nummer ..., die ... einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer):contentReference[oaicite:17]{index=17}
Confidence:High

item description

Required

Quantity and type of items delivered or scope and type of service (commercial designation) must be specified.

Conditions:

Always required

Example:

10 pcs. Product X (description of the goods/service)

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 5
5. die Menge und die Art ... der gelieferten Gegenstände oder ... der sonstigen Leistung:contentReference[oaicite:18]{index=18}
Confidence:High

Supply/Delivery Date

Required

The time of delivery or service must be stated, unless it corresponds to the invoice date.

Conditions:

Required (if not identical to invoice date)

Example:

Delivery date: 28/02/2025

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 6
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; ... sofern ... nicht mit dem Ausstellungsdatum ... übereinstimmt:contentReference[oaicite:19]{index=19}
Confidence:High

net amount

Required

The fee (net amount) is to be broken down by tax rates or tax exemptions; in addition, agreed discounts (rebates) are to be stated, unless already taken into account.

Conditions:

Always required (broken down by tax rate)

Example:

Remuneration (net) €1,000

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 7
7. das ... aufgeschlüsselte Entgelt ... sowie jede ... Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist:contentReference[oaicite:20]{index=20}
Confidence:High

vat rate

Required

The applicable VAT rate for the service (e.g. 19% or 7%) must be shown, provided that the service is taxable. In the case of tax-free sales, an exemption note is given instead.

Conditions:

Required except for tax-free sales

Example:

19%

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 8
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den ... Steuerbetrag **oder** im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis ... auf Steuerbefreiung:contentReference[oaicite:21]{index=21}
Confidence:High

vat amount

Required

The tax amount (VAT in €) is to be shown if the invoice contains VAT. No tax amount is shown for tax-free sales or reverse charge cases.

Conditions:

Required except for tax-free/reverse-charge sales

Example:

190,00 €

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 8
8. ... den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag **oder** ... im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass ... eine Steuerbefreiung gilt:contentReference[oaicite:22]{index=22}
Confidence:High

exemption note

In the case of tax-free transactions (e.g. intra-Community delivery or other VAT exemption), the invoice must contain a reference to the tax exemption, usually with reference to the relevant legal provision.

Conditions:

Obligation only if turnover is tax-free (incl. intra-Community delivery, export, etc.)

Example:

"tax-free according to § 4 No. 1b UStG"

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 8
im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass ... eine Steuerbefreiung gilt:contentReference[oaicite:23]{index=23}
Confidence:High

self billing indicator

Required

If the invoice is issued by the service recipient himself in the so-called credit memo procedure (agreed billing by the recipient), the invoice must contain the word "credit" in order to identify this billing format.

Conditions:

Mandatory only for credit memo (invoice issued by service recipient)

Example:

"Credit" (as wording on the invoice)

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 10
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger ... die Angabe „Gutschrift“:contentReference[oaicite:24]{index=24}
Confidence:High

customer vat id

In the case of tax-free intra-Community deliveries, the VAT identification number of the service recipient (EU customers) must be specified on the invoice. This is not necessary in purely domestic businesses or in the B2C sector.

Conditions:

Required for intra-Community B2B deliveries (EU abroad)

Example:

VAT number of the customer: FR12345678901

Legal sources:

📖UStG § 14a Abs. 3 (Pflichtangaben bei innergemeinschaftlicher Lieferung)
Rechnung ... neben den allgemeinen Anforderungen ... folgende zusätzliche Angaben enthält: * die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und die USt-IdNr. des Leistungsempfängers sowie * einen Hinweis auf die Steuerfreiheit der Lieferung (z. B. "steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung" ...):contentReference[oaicite:25]{index=25}
Confidence:High

Special Rules

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VAT Display Rules

Special rule

Explanation:

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Ihre Rechnungen müssen seit 2025 einen Hinweis enthalten, dass für die Leistung die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) gilt (z.B. "Keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG").

Legal sources:

📖UStDV § 34a Nr. 5 (Rechnungen von Kleinunternehmern)
5. das Entgelt ... in einer Summe **mit einem Hinweis darauf, dass** ... die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 des Gesetzes):contentReference[oaicite:26]{index=26}
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VAT Display Rules

Special rule

Explanation:

Bei steuerfreien Umsätzen (z.B. Ausfuhrlieferungen, innergemeinschaftliche Lieferungen, bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 UStG) enthält die Rechnung keinen Steuerausweis, sondern einen Hinweis auf den Befreiungstatbestand mit Nennung der gesetzlichen Grundlage.

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Nr. 8
im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass ... eine Steuerbefreiung gilt:contentReference[oaicite:27]{index=27}
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VAT Display Rules

Special rule

Explanation:

In Fällen des Reverse-Charge-Verfahrens (z.B. Bauleistungen, Schrottlieferungen oder innergemeinschaftliche Dienstleistungen) schuldet der Leistungsempfänger die Steuer. Die Rechnung muss netto gestellt werden (ohne ausgewiesene USt) und den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten:contentReference[oaicite:28]{index=28}.

Legal sources:

📖UStG § 14a Abs. 5 (Reverse-Charge Rechnungsangabe)
müssen die Rechnungen die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten (§ 14a Abs. 5 Satz 1 UStG):contentReference[oaicite:29]{index=29}
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Cross-Border Invoicing Rules

Special rule

Explanation:

Für eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (Warenlieferung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat) sind zusätzlich zur regulären Rechnung die USt-IdNr. des Lieferanten und des Abnehmers anzugeben sowie ein Hinweis wie "steuerfreie innergem. Lieferung gem. § 4 Nr. 1b UStG i.V.m. § 6a UStG":contentReference[oaicite:30]{index=30}.

Legal sources:

📖UStG § 14a Abs. 3 (Pflichten bei innergemeinschaftl. Lieferung)
neben den allgemeinen Anforderungen ... folgende zusätzliche Angaben enthält: - die USt-IdNr. des ... Unternehmers **und** ... des Leistungsempfängers sowie - einen Hinweis auf die Steuerfreiheit der Lieferung (z. B. "steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung" ...):contentReference[oaicite:31]{index=31}
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Cross-Border Invoicing Rules

Special rule

Explanation:

Erbringt ein nicht in Deutschland ansässiger EU-Unternehmer eine in Deutschland steuerbare Leistung, für die der deutsche Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge), muss die Rechnung nicht den deutschen Formvorschriften entsprechen. Gemäß § 14 Abs. 7 Satz 1 UStG gelten in diesen Fällen die Rechnungsstellungsvorschriften des Mitgliedstaates, in dem der leistende Unternehmer ansässig ist:contentReference[oaicite:32]{index=32}.

Legal sources:

📖UStG § 14 Abs. 7 Satz 1
gelten für die Rechnungserteilung die Vorschriften des Mitgliedstaates, in dem der Unternehmer seinen Sitz ... hat (§ 14 Abs. 7 Satz 1 UStG):contentReference[oaicite:33]{index=33}
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Cross-Border Invoicing Rules

Special rule

Explanation:

Nutzt ein in Deutschland nicht ansässiger Unternehmer z.B. das One-Stop-Shop Verfahren für EU-weite B2C-Umsätze, so richten sich die Rechnungspflichten für diese Umsätze nach den Vorschriften seines Registrierungslandes, nicht nach § 14 UStG:contentReference[oaicite:34]{index=34}. Deutschland verzichtet in diesen Fällen auf eigene Rechnungsvorgaben.

Legal sources:

📖UStG § 14 Abs. 7 Satz 3
inanspruchnahme ... besonderen Besteuerungsverfahrens ... gelten für ... diese Umsätze ... die Vorschriften des anderen Mitgliedstaates:contentReference[oaicite:35]{index=35}
📄

Kleinbetragsrechnung Deutschland

Context: Simplified_DE

9 requirements, 1 rules

Required Information

Supplier Name & Address

Required

The name and address of the service provider must be indicated (even for small amount invoices under €250).

Conditions:

Required

Example:

Example GmbH, Musterstraße 1, 12345 Berlin

Legal sources:

📖UStDV § 33 Satz 1 Nr. 1
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers:contentReference[oaicite:36]{index=36}
Confidence:High

Invoice Date

Required

the invoice issue date,

Conditions:

Required

Example:

01.03.2025

Legal sources:

📖UStDV § 33 Satz 1 Nr. 2
2. das Ausstellungsdatum:contentReference[oaicite:37]{index=37}
Confidence:High

item description

Required

Indication of the delivered items (quantity and type) or the other service provided (scope and type).

Conditions:

Required

Example:

1x Product A (short description)

Legal sources:

📖UStDV § 33 Satz 1 Nr. 3
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung:contentReference[oaicite:38]{index=38}
Confidence:High

total amount

Required

Total amount of the invoice (fee plus tax included therein) in one sum. In the case of small-amount invoices, the net and tax amount are not shown separately, but are stated as a gross sum.

Conditions:

Required

Example:

Total amount (incl. VAT): €119.00

Legal sources:

📖UStDV § 33 Satz 1 Nr. 4 (Bruttobetrag und Steuer)
4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag ... in einer Summe:contentReference[oaicite:39]{index=39}
Confidence:High

vat rate

Required

Specify the tax rate applied. For small-amount invoices, this can be done, for example, in the format "incl. 19% VAT". If the service is tax-free, the tax rate is omitted and instead a tax exemption note is to be included.

Conditions:

Required if not tax free

Example:

19%

Legal sources:

📖UStDV § 33 Satz 1 Nr. 4 (Steuersatz)
... sowie den anzuwendenden Steuersatz **oder** im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass ... eine Steuerbefreiung gilt.:contentReference[oaicite:40]{index=40}
Confidence:High

exemption note

If the small amount invoice concerns a tax-free service, a reference to the tax exemption must be included instead of a tax rate.

Conditions:

Mandatory only if turnover is tax-free

Example:

Tax-exempt according to § 4 UStG

Legal sources:

📖UStDV § 33 Satz 1 Nr. 4
oder ... im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass ... eine Steuerbefreiung gilt.:contentReference[oaicite:41]{index=41}
Confidence:High

Invoice Number

An invoice number does not have to be assigned in a small amount invoice up to €250. Unique numbering is only required for invoices over €250.

Conditions:

Not required in small amount invoices

Legal sources:

📖UStDV § 33 (Pflichtangaben bei ≤250 €)
Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss **mindestens** folgende Angaben enthalten: ... (Rechnungsnummer ist nicht aufgeführt):contentReference[oaicite:42]{index=42}:contentReference[oaicite:43]{index=43}
Confidence:High

Customer Name & Address

The name and address of the customer (service recipient) do not have to be specified for invoices up to a total amount of €250.

Conditions:

Not required in small amount invoices

Legal sources:

📖UStDV § 33 (Pflichtangaben bei ≤250 €)
Eine Rechnung ... bis 250 Euro ... muss **mindestens** folgende Angaben enthalten: ...(Angaben zum Leistungsempfänger sind nicht gefordert):contentReference[oaicite:44]{index=44}:contentReference[oaicite:45]{index=45}
Confidence:High

supplier tax number or vat id

The tax number or VAT ID number of the invoicing party is not mandatory in a small amount invoice.

Conditions:

Not required in small amount invoices

Legal sources:

📖UStDV § 33 (Pflichtangaben bei ≤250 €)
Enthält nur: Name/Anschrift, Datum, Leistungsbeschreibung, Gesamtbetrag+Steuersatz:contentReference[oaicite:46]{index=46}:contentReference[oaicite:47]{index=47} (Steuernummer/USt-IdNr. nicht genannt)
Confidence:High

Special Rules

⚙️

Simplified Invoice Usage Limits

Special rule

Explanation:

The simplified information for small-value invoices may only be used for invoice amounts up to €250 including VAT.

Legal sources:

📖UStDV § 33 Satz 3
Die Sätze 1 und 2 gelten **nicht** für Rechnungen über Leistungen im Sinne der **§§ 3c, 6a und 13b** des Gesetzes.:contentReference[oaicite:49]{index=49}
📄

Elektronische Rechnung Deutschland

Context: Electronic_DE

2 requirements, 4 rules

Required Information

structured format

Required

The invoice must be issued, transmitted and received electronically in a structured format that enables automatic electronic further processing. Approved formats are in particular those according to the European standard EN 16931 (e.g. XInvoice or ZUGFeRD 2.1), possibly also other structured formats, if bilaterally agreed and interoperable with EN 16931: contentReference [oaicite:50]{index=50}:contentReference[oaicite:51]{index=51}.

Conditions:

Mandatory for domestic B2B invoices from 2025

Example:

XInvoice (XML according to EN 16931) or ZUGFeRD 2.1

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 1 (Definition E-Rechnung und Format)
Eine **elektronische Rechnung** ist eine Rechnung, die in einem **strukturierten elektronischen Format** ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.:contentReference[oaicite:52]{index=52} Das strukturierte elektronische Format ... **muss der europäischen Norm** für die elektronische Rechnungsstellung ... entsprechen:contentReference[oaicite:53]{index=53}
📖BMF FAQ E-Rechnung Frage 7: Zulässige Formate
Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate **XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1** (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E‑Rechnung.:contentReference[oaicite:54]{index=54}
Confidence:High

e invoice fields

Required

An electronic invoice must contain all content-related mandatory information that also applies to paper invoices. The selected electronic format must ensure the complete and correct transfer of all required invoice information:contentReference [oaicite:55]{index=55}.

Conditions:

Corresponds to a paper invoice in terms of content

Example:

All mandatory information according to VAT Act in structured form

Legal sources:

📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2
Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und **vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben** aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht...:contentReference[oaicite:56]{index=56}
Confidence:High

Special Rules

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Mandatory E-Invoicing

Special rule

Explanation:

Due to the UStG, which was changed on January 1st, 2025, B2B invoices in Germany between domestic entrepreneurs must be regularly submitted electronically in the prescribed format:contentReference[oaicite:57]{index=57}.

Legal sources:

📖BMF FAQ E-Rechnung (Stand Okt 2025)
Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine **elektronische Rechnung** (E-Rechnung) zu verwenden. ... Private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.:contentReference[oaicite:58]{index=58}
📖Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 (neue Fassung ab 2025)
in den folgenden Fällen ist er zur Ausstellung einer Rechnung ... verpflichtet: **1.** für eine Leistung an einen anderen Unternehmer ...; **die Rechnung ist als elektronische Rechnung auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ... ansässig sind**:contentReference[oaicite:59]{index=59}
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E-Invoicing Transition Periods

Special rule

Explanation:

Es gelten Übergangsregelungen für die Einführung der E-Rechnungspflicht: Bis Ende 2026 kann jeder Rechnungsaussteller anstelle einer E-Rechnung noch eine "sonstige Rechnung" (Papier oder PDF) ausstellen:contentReference[oaicite:60]{index=60}. Rechnungssteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € sowie Nutzer bestimmter nicht-EN16931-konformer EDI-Verfahren dürfen sogar bis zum 31.12.2027 weiterhin auf Papierrechnungen/PDF ausweichen:contentReference[oaicite:61]{index=61}. Erst nach Ablauf dieser Fristen wird die E-Rechnung verpflichtend.

Legal sources:

📖BMF FAQ E-Rechnung Frage 11 (Übergangsregelungen)
1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. ... Bei einem Vorjahresumsatz ... bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis ... 2027. ... Ein EDI-Verfahren ... noch bis ... 2027 verwendet werden.:contentReference[oaicite:62]{index=62}:contentReference[oaicite:63]{index=63}
⚙️

E-Invoicing Exceptions

Special rule

Explanation:

Auch wenn grundsätzlich eine Rechnung auszustellen ist, muss diese in den genannten Fällen **nicht** als E-Rechnung erfolgen. Gemäß UStG/BMF werden u.a. Kleinbetragsrechnungen bis 250 €:contentReference[oaicite:64]{index=64}, Fahrscheine:contentReference[oaicite:65]{index=65}, Rechnungen von Kleinunternehmern:contentReference[oaicite:66]{index=66}, B2G-Rechnungen an rein nichtunternehmerische Stellen:contentReference[oaicite:67]{index=67} und bestimmte Leistungen an private Verbraucher (z.B. Bauleistungen an Privatpersonen) von der Verpflichtung zur E-Rechnung ausgenommen. Diese dürfen weiterhin als Papierrechnung oder anderes Format ausgestellt werden.

Legal sources:

📖BMF FAQ E-Rechnung Frage 4 (Ausnahmen von E-Rechnungspflicht)
- Kleinbeträge (bis 250 Euro ...), - Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV), - Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV), - Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind ... und - bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück. In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.:contentReference[oaicite:68]{index=68}
⚙️

E-Invoicing Scope

Special rule

Explanation:

A paper invoice is then no longer permitted, subject to the transitional regulations and exceptions.

Legal sources:

📖BMF FAQ E-Rechnung Frage 4 (Geltungsbereich)
Daher gelten die Regelungen **nicht** * bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und * für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG ...).:contentReference[oaicite:70]{index=70}