In Spain, invoices must comply with the requirements set by Real Decreto 1619/2012 and VAT law. This guide details all requirements according to the invoicing context (B2B or B2C).
⚠️ Disclaimer: This guide is provided for informational purposes only and does not constitute legal or tax advice. For complex situations, consult a certified accountant or tax lawyer.
B2B Spain
Context: B2B_ES
{vereisten} vereisten, {regels} regels
Vereiste informatie
Factuurnummer
VereistDe factuur moet een nummer en, indien van toepassing, een serienummer bevatten. De nummering moet binnen elke reeks correlatief zijn.
Voorwaarden:
Altijd vereist
Voorbeeld:
F-2025-000123
Juridische bronnen:
Numero y, en su caso, serie. La numeracion de las facturas dentro de cada serie sera correlativa.
Factuurdatum
VereistOp de factuur moet de datum van uitgifte vermeld staan.
Voorwaarden:
Altijd vereist
Voorbeeld:
Uitgiftedatum: 10-01-2025
Juridische bronnen:
La fecha de su expedicion.
Naam en adres van de leverancier
VereistOp de factuur moeten de volledige naam of bedrijfsnaam en het adres van de uitgevende instelling worden vermeld.
Voorwaarden:
Altijd vereist
Voorbeeld:
Servicios ABC SL, Calle Mayor 10, 28013 Madrid
Juridische bronnen:
Nombre y apellidos, razon o denominacion social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Belastingnummer van de klant (SIREN/SIRET)
VereistHet belastingidentificatienummer (NIF) van de uitgevende instelling, of het nummer dat is toegewezen door een andere lidstaat, indien van toepassing, moet worden vermeld.
Voorwaarden:
Altijd vereist
Voorbeeld:
Belastingnummer: B12345678
Juridische bronnen:
Numero de Identificacion Fiscal atribuido por la Administracion tributaria espanola o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Union Europea.
Naam en adres van de klant
VereistOp de factuur moeten de volledige naam of bedrijfsnaam en het adres van de ontvanger.
Voorwaarden:
Altijd vereist
Voorbeeld:
Klant XYZ SA, Avenida Diagonal 520, 08006 Barcelona
Juridische bronnen:
Nombre y apellidos, razon o denominacion social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Belastingnummer van de klant
VereistDe NIF van de ontvanger moet worden geregistreerd bij vrijgestelde intracommunautaire leveringen, bij operaties met investering van de belastingplichtige of, indien van toepassing, voor operaties in het gebied waar de belasting van toepassing is.
Voorwaarden:
Vereist voor zakelijke klanten (B2B) scenario's of verleggingsscenario's
Voorbeeld:
Belasting-ID: B87654321
Juridische bronnen:
Asimismo, sera obligatoria la consignacion del Numero de Identificacion Fiscal del destinatario en determinados supuestos.
Details van regelitems
VereistDe beschrijving van de bewerkingen moet worden opgenomen met de nodige gegevens om de belastinggrondslag te bepalen, inclusief de eenheidsprijs zonder belasting en de kortingen die niet in de genoemde prijs zijn inbegrepen.
Voorwaarden:
Altijd vereist (voor elk regelitem)
Voorbeeld:
2 x Adviesdiensten - eenheid van 500 EUR - BTW 21%
Juridische bronnen:
Descripcion de las operaciones, consignandose todos los datos necesarios para la determinacion de la base imponible del Impuesto.
Prijskortingen
Kortingen of rabatten die niet in de eenheidsprijs zijn inbegrepen, moeten worden aangegeven.
Voorwaarden:
Indien van toepassing op de transactie
Voorbeeld:
5% handelskorting toegepast
Juridische bronnen:
Asi como cualquier descuento o rebaja que no este incluido en dicho precio unitario.
BTW-specificatie
VereistOp de factuur moet het toegepaste btw-tarief en het in rekening gebrachte bedrag worden vermeld, afzonderlijk en met een uitsplitsing van de belastinggrondslag als er verschillende soorten vrijstellingen zijn.
Voorwaarden:
Altijd vereist (afzonderlijke belastbare basis voor btw-categorie, indien van toepassing)
Voorbeeld:
BTW 21%: basis 1.000 EUR, vergoeding 210 EUR
Juridische bronnen:
El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que debera consignarse por separado.
Debera especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
Leverings-/leveringsdatum
VereistAls de datum van de verrichting of het voorschot afwijkt van de datum van verzending, moet dit op de factuur worden vermeld.
Voorwaarden:
Verplicht indien verschillend van de factuurdatum
Voorbeeld:
Gebruiksdatum: 05/01/2025
Juridische bronnen:
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones... siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedicion.
Speciale regels
Weergave van BTW-vrijstelling
Speciale regelToelichting:
Als een verrichting is vrijgesteld, moet de toepasselijke wettelijke verwijzing worden opgenomen of moet de vrijstelling uitdrukkelijk worden vermeld.
Juridische bronnen:
En el supuesto de que la operacion... este exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes... o indicacion de que la operacion esta exenta.
Nieuwe transportmiddelen
Speciale regelToelichting:
Bij de intracommunautaire levering van nieuwe transportmiddelen moeten de kenmerken en het gebruik ervan worden aangegeven.
Juridische bronnen:
En las entregas de medios de transporte nuevos... sus caracteristicas, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas realizadas.
Zelffacturering
Speciale regelToelichting:
Wanneer de factuur door de ontvanger wordt uitgereikt, wordt de vermelding "facturatie door ontvanger" moet worden vermeld. Vermeld de vermelding: "facturacion por el destinatario"
Juridische bronnen:
La mencion "facturacion por el destinatario".
Mechanisme voor omgekeerde kosten
Speciale regelToelichting:
Als de belastingplichtige van de belasting de ontvanger is, moet de vermelding "omkering van de belastingplichtige" verschijnen. Vermeld de vermelding: "inversion del sujeto pasivo"
Juridische bronnen:
La mencion "inversion del sujeto pasivo".
Speciale regeling voor reisbureaus
Speciale regelToelichting:
Als het bijzondere regime voor reisbureaus van toepassing is, moet dit op de factuur worden vermeld. Vermeld de vermelding: "regimen especial de las agencias de viajes"
Juridische bronnen:
La mencion "regimen especial de las agencias de viajes".
Margeregeling
Speciale regelToelichting:
Als het bijzondere regime voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, antiquiteiten of verzamelobjecten van toepassing is, moet de overeenkomstige vermelding worden vermeld. Vermeld de vermelding: "regimen especial de los bienes usados" / "...objetos de arte" / "...antiguedades y objetos de coleccion"
Juridische bronnen:
La mencion "regimen especial de los bienes usados", "...objetos de arte" o "...antiguedades y objetos de coleccion".
Cash Accounting Scheme
Speciale regelToelichting:
Als het bijzondere regime van het contante criterium wordt toegepast, moet dit op de factuur worden vermeld. Vermeld de vermelding: "regimen especial del criterio de caja"
Juridische bronnen:
La mencion "regimen especial del criterio de caja".
E-facturering van het openbaar bestuur
Speciale regelToelichting:
Facturen aan overheidsdiensten moeten elektronisch zijn in Facturae 3.2.x-formaat met XAdES-handtekening.
Juridische bronnen:
Las facturas que se remitan a las Administraciones Publicas seran electronicas y se ajustaran al formato Facturae 3.2.x con firma XAdES.
E-factureringsvereiste voor B2B
Speciale regelToelichting:
Wet 18/2022 legt het verplichte karakter van elektronische facturen in B2B-relaties vast (in afwachting van de ontwikkeling van de regelgeving).
Juridische bronnen:
Todos los empresarios y profesionales deberan expedir, remitir y recibir facturas electronicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
Toestemming voor e-factuur van consumenten
Speciale regelToelichting:
In contracten met consumenten is voor de elektronische factuur uitdrukkelijke toestemming vereist en kan de consument een papieren factuur eisen.
Juridische bronnen:
El consumidor tendra derecho a recibir la factura en papel y la factura electronica requerira consentimiento expreso.
VERI*FACTU QR Vereiste
Speciale regelToelichting:
Facturen afgegeven met VERI*FACTU-systemen moeten een QR-code en de vereiste zin bevatten. Vermeld de vermelding: "Factura verificable..."
Juridische bronnen:
La representacion grafica del contenido parcial de la factura mediante un codigo QR y la frase "Factura verificable..." o "VERI*FACTU".
B2C Spain
Context: B2C_ES
{vereisten} vereisten, {regels} regels
Vereiste informatie
Factuurnummer
VereistDe factuur moet een nummer en, indien van toepassing, een serienummer bevatten. De nummering moet binnen elke reeks correlatief zijn.
Voorwaarden:
Altijd vereist
Voorbeeld:
F-2025-000123
Juridische bronnen:
Numero y, en su caso, serie. La numeracion de las facturas dentro de cada serie sera correlativa.
Factuurdatum
VereistOp de factuur moet de datum van uitgifte worden vermeld.
Voorwaarden:
Altijd vereist
Voorbeeld:
Uitgiftedatum: 10/01/2025
Juridische bronnen:
La fecha de su expedicion.
Naam en adres van de leverancier
VereistOp de factuur moeten de volledige naam of bedrijfsnaam en het adres van de uitgever worden vermeld.
Voorwaarden:
Altijd vereist
Voorbeeld:
Servicios ABC SL, Calle Mayor 10, 28013 Madrid
Juridische bronnen:
Nombre y apellidos, razon o denominacion social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Belastingnummer van de klant (SIREN/SIRET)
VereistHet belastingidentificatienummer (NIF) van de uitgever, of het nummer dat is toegewezen door een andere lidstaat, indien van toepassing, moet worden vermeld.
Voorwaarden:
Altijd vereist
Voorbeeld:
Belastingnummer: B12345678
Juridische bronnen:
Numero de Identificacion Fiscal atribuido por la Administracion tributaria espanola o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Union Europea.
Naam en adres van de klant
VereistDe factuur moet vermeld de naam en het adres van de ontvanger.
Voorwaarden:
Altijd vereist
Voorbeeld:
Particuliere klant, Calle Gran Via 1, 28013 Madrid
Juridische bronnen:
Nombre y apellidos, razon o denominacion social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Belastingnummer van de klant
VereistIn bepaalde gevallen (investering van de belastingplichtige of intracommunautaire leveringen) moet de NIF van de ontvanger worden vermeld.
Voorwaarden:
Vereist als de klant btw-plichtig is (verlegging of intra-EU-levering)
Voorbeeld:
Belastingnummer: 12345678Z
Juridische bronnen:
Sera obligatoria la consignacion del Numero de Identificacion Fiscal del destinatario en determinados casos.
Details van regelitems
VereistDe beschrijving van de bewerkingen moet worden opgenomen met de nodige gegevens om de belastinggrondslag te bepalen, inclusief de eenheidsprijs zonder belasting en de kortingen die niet in de genoemde prijs zijn inbegrepen.
Voorwaarden:
Altijd vereist (voor elk regelitem)
Voorbeeld:
Professionele service - 100 EUR - BTW 21%
Juridische bronnen:
Descripcion de las operaciones, consignandose todos los datos necesarios para la determinacion de la base imponible del Impuesto.
Prijskortingen
Kortingen of rabatten die niet in de eenheidsprijs zijn inbegrepen, moeten aangegeven.
Voorwaarden:
Indien van toepassing op de transactie
Voorbeeld:
5% handelskorting toegepast
Juridische bronnen:
Asi como cualquier descuento o rebaja que no este incluido en dicho precio unitario.
BTW-specificatie
VereistOp de factuur moet het toegepaste BTW-tarief en het in rekening gebrachte bedrag worden vermeld, afzonderlijk en met een uitsplitsing van de belastinggrondslag als er verschillende soorten of vrijstellingen zijn.
Voorwaarden:
Altijd vereist (afzonderlijke belastbare basis voor de BTW-categorie, indien van toepassing)
Voorbeeld:
BTW 21%: € 100,- basis, € 21,- vergoeding
Juridische bronnen:
El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que debera consignarse por separado.
Debera especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
Leverings-/leveringsdatum
VereistAls de datum van de operatie of de vooruitbetaling afwijkt van de datum van verzending, moet dit op de factuur worden vermeld.
Voorwaarden:
Vereist indien verschillend van de factuurdatum
Voorbeeld:
Datum van operatie: 05/01/2025
Juridische bronnen:
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones... siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedicion.
Speciale regels
Weergave van BTW-vrijstelling
Speciale regelToelichting:
Als een verrichting is vrijgesteld, moet de toepasselijke wettelijke referentie worden vermeld of moet de vrijstelling uitdrukkelijk worden vermeld.
Juridische bronnen:
En el supuesto de que la operacion... este exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes... o indicacion de que la operacion esta exenta.
Nieuwe transportmiddelen
Speciale regelToelichting:
Bij de intracommunautaire levering van nieuwe transportmiddelen moeten de kenmerken en het gebruik ervan worden aangegeven.
Juridische bronnen:
En las entregas de medios de transporte nuevos... sus caracteristicas, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas realizadas.
Zelffacturering
Speciale regelToelichting:
Wanneer de factuur door de ontvanger wordt uitgereikt, moet de vermelding "facturering door ontvanger" zijn inbegrepen. Vermeld de vermelding: "facturacion por el destinatario"
Juridische bronnen:
La mencion "facturacion por el destinatario".
Mechanisme voor omgekeerde kosten
Speciale regelToelichting:
Indien de belastingplichtige van de belasting de ontvanger is, moet de vermelding "terugboeking van de belastingplichtige" verschijnen. Vermeld de vermelding: "inversion del sujeto pasivo"
Juridische bronnen:
La mencion "inversion del sujeto pasivo".
Speciale regeling voor reisbureaus
Speciale regelToelichting:
Als het bijzondere regime voor reisbureaus van toepassing is, moet dit op de factuur worden vermeld. Vermeld de vermelding: "regimen especial de las agencias de viajes"
Juridische bronnen:
La mencion "regimen especial de las agencias de viajes".
Margeregeling
Speciale regelToelichting:
Als het bijzondere regime voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, antiquiteiten of verzamelobjecten van toepassing is, moet de overeenkomstige vermelding worden vermeld. Vermeld de vermelding: "regimen especial de los bienes usados" / "...objetos de arte" / "...antiguedades y objetos de coleccion"
Juridische bronnen:
La mencion "regimen especial de los bienes usados", "...objetos de arte" o "...antiguedades y objetos de coleccion".
Cash Accounting Scheme
Speciale regelToelichting:
Als het bijzondere regime van het contante criterium wordt toegepast, moet dit op de factuur worden vermeld. Vermeld de vermelding: "regimen especial del criterio de caja"
Juridische bronnen:
La mencion "regimen especial del criterio de caja".
Toestemming voor e-factuur van consumenten
Speciale regelToelichting:
In contracten met consumenten vereist de elektronische factuur uitdrukkelijke toestemming en kan de consument een papieren factuur eisen.
Juridische bronnen:
El consumidor tendra derecho a recibir la factura en papel y la factura electronica requerira consentimiento expreso.
VERI*FACTU QR Vereiste
Speciale regelToelichting:
Facturen uitgegeven met VERI*FACTU-systemen moeten een QR-code en de vereiste zin bevatten. Vermeld de vermelding: "Factura verificable..."
Juridische bronnen:
La representacion grafica del contenido parcial de la factura mediante un codigo QR y la frase "Factura verificable..." o "VERI*FACTU".
Ready to create a compliant invoice?
Use our free generator to create invoices that comply with all mandatory requirements.
Create a compliant invoice now →