In Spain, invoices must comply with the requirements set by Real Decreto 1619/2012 and VAT law. This guide details all requirements according to the invoicing context (B2B or B2C).
⚠️ Disclaimer: This guide is provided for informational purposes only and does not constitute legal or tax advice. For complex situations, consult a certified accountant or tax lawyer.
B2B Spain
Kontekst: B2B_ES
{wymagania}, zasady 11
Wymagane informacje
Numer faktury
WymaganeFaktura musi zawierać numer oraz, jeśli ma to zastosowanie, numer seryjny. Numeracja musi być skorelowana w obrębie każdej serii.
Warunki:
Zawsze wymagane
Przykład:
F-2025-000123
Źródła prawne:
Numero y, en su caso, serie. La numeracion de las facturas dentro de cada serie sera correlativa.
Data faktury
WymaganeRachunek musi zawierać datę wystawienia.
Warunki:
Zawsze wymagane
Przykład:
Data wystawienia: 10.01.2025
Źródła prawne:
La fecha de su expedicion.
Nazwa i adres dostawcy
WymaganeNa fakturze należy podać pełne imię i nazwisko lub nazwę oraz adres wystawcy.
Warunki:
Zawsze wymagane
Przykład:
Servicios ABC SL, Calle Mayor 10, 28013 Madryt
Źródła prawne:
Nombre y apellidos, razon o denominacion social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
NIP firmy (SIREN/SIRET)
WymaganeNależy podać numer identyfikacji podatkowej (NIF) wystawcy lub, w stosownych przypadkach, nadany przez inne państwo członkowskie.
Warunki:
Zawsze wymagane
Przykład:
Numer podatkowy: B12345678
Źródła prawne:
Numero de Identificacion Fiscal atribuido por la Administracion tributaria espanola o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Union Europea.
Nazwa i adres klienta
WymaganeNa fakturze należy podać pełne imię i nazwisko lub nazwę firmy i adres odbiorcy.
Warunki:
Zawsze wymagane
Przykład:
Klient XYZ SA, Avenida Diagonal 520, 08006 Barcelona
Źródła prawne:
Nombre y apellidos, razon o denominacion social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
NIP klienta
WymaganeNIF odbiorcy musi być zarejestrowany w zwolnionych dostawach wewnątrzwspólnotowych, w operacjach z inwestycją podatnika lub, gdy ma to zastosowanie w przypadku operacji na terytorium stosowania podatku.
Warunki:
Wymagane dla klientów biznesowych (B2B) lub scenariusze odwrotnego obciążenia
Przykład:
Numer podatkowy: B87654321
Źródła prawne:
Asimismo, sera obligatoria la consignacion del Numero de Identificacion Fiscal del destinatario en determinados supuestos.
Szczegóły pozycji
WymaganeOpis operacji musi zawierać dane niezbędne do ustalenia podstawy opodatkowania, w tym cenę jednostkową bez podatku oraz rabaty niewliczone w tę cenę.
Warunki:
Zawsze wymagane (dla każdej pozycji towarowej)
Przykład:
2 x Usługi doradcze - jednostka 500 EUR - VAT 21%
Źródła prawne:
Descripcion de las operaciones, consignandose todos los datos necesarios para la determinacion de la base imponible del Impuesto.
Upusty cenowe
Należy uwzględnić upusty lub rabaty niewliczone w cenę jednostkową wskazany.
Warunki:
Jeżeli dotyczy transakcji
Przykład:
Zastosowano upust handlowy 5%
Źródła prawne:
Asi como cualquier descuento o rebaja que no este incluido en dicho precio unitario.
Podział podatku VAT
WymaganeNa fakturze należy wskazać zastosowaną stawkę podatku VAT oraz kwotę naliczonego podatku, oddzielnie oraz z podziałem podstawy opodatkowania w przypadku różnych rodzajów lub zwolnień.
Warunki:
Zawsze wymagane (w stosownych przypadkach odrębna podstawa opodatkowania dla kategorii VAT)
Przykład:
VAT 21%: podstawa 1 000 EUR, opłata 210 EUR
Źródła prawne:
El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que debera consignarse por separado.
Debera especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
Data dostawy/dostawy
WymaganeJeżeli data operacji lub wpłaty zaliczki różni się od daty wysyłki, należy to zaznaczyć na fakturze.
Warunki:
Wymagane, jeśli różni się od daty wystawienia faktury
Przykład:
Data operacji: 05.01.2025
Źródła prawne:
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones... siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedicion.
Zasady specjalne
Wyświetlenie zwolnienia z podatku VAT
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Jeżeli operacja jest objęta zwolnieniem, należy uwzględnić mające zastosowanie odniesienie do przepisów lub należy wyraźnie określić zwolnienie wskazane.
Źródła prawne:
En el supuesto de que la operacion... este exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes... o indicacion de que la operacion esta exenta.
Nowe środki transportu
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
W wewnątrzwspólnotowej dostawie nowych środków transportu należy wskazać ich charakterystykę i zastosowanie.
Źródła prawne:
En las entregas de medios de transporte nuevos... sus caracteristicas, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas realizadas.
Samofakturowanie
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
W przypadku wystawienia faktury przez odbiorcy, należy umieścić wzmiankę „fakturowanie przez odbiorcę”. Dołącz wzmiankę: "facturacion por el destinatario"
Źródła prawne:
La mencion "facturacion por el destinatario".
Mechanizm odwrotnego obciążenia
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Jeżeli podatnikiem podatku jest odbiorca, musi pojawić się wzmianka „odwrócenie podatnika”. Dołącz wzmiankę: "inversion del sujeto pasivo"
Źródła prawne:
La mencion "inversion del sujeto pasivo".
Program specjalny dla biur podróży
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Jeżeli ma zastosowanie specjalny system dla biur podróży, należy to wskazać na fakturze. Dołącz wzmiankę: "regimen especial de las agencias de viajes"
Źródła prawne:
La mencion "regimen especial de las agencias de viajes".
Program marży
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Jeżeli ma zastosowanie specjalny system dla towarów używanych, dzieł sztuki, antyków lub przedmiotów kolekcjonerskich, należy podać odpowiednią wzmiankę. Dołącz wzmiankę: "regimen especial de los bienes usados" / "...objetos de arte" / "...antiguedades y objetos de coleccion"
Źródła prawne:
La mencion "regimen especial de los bienes usados", "...objetos de arte" o "...antiguedades y objetos de coleccion".
Rachunkowość kasowa Schemat
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Jeżeli zastosowano specjalny system kryterium gotówkowego, należy to wskazać na fakturze. Dołącz wzmiankę: "regimen especial del criterio de caja"
Źródła prawne:
La mencion "regimen especial del criterio de caja".
E-fakturowanie administracji publicznej
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Faktury dla administracji publicznej muszą być wystawiane w formie elektronicznej w formacie Facturae 3.2.x z podpisem XAdES.
Źródła prawne:
Las facturas que se remitan a las Administraciones Publicas seran electronicas y se ajustaran al formato Facturae 3.2.x con firma XAdES.
Wymagania dotyczące e-fakturowania B2B
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Ustawa 18/2022 ustanawia obowiązkowy charakter faktur elektronicznych w relacjach B2B (w oczekiwaniu na rozwój przepisów).
Źródła prawne:
Todos los empresarios y profesionales deberan expedir, remitir y recibir facturas electronicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
Zgoda konsumenta na e-fakturę
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
W umowach z konsumentami faktura elektroniczna wymaga wyraźnej zgody, a konsument może żądać faktury papierowej.
Źródła prawne:
El consumidor tendra derecho a recibir la factura en papel y la factura electronica requerira consentimiento expreso.
Wymóg QR VERI*FACTU
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Faktury wystawiane za pomocą systemów VERI*FACTU muszą zawierać kod QR oraz wymaganą frazę. Dołącz wzmiankę: "Factura verificable..."
Źródła prawne:
La representacion grafica del contenido parcial de la factura mediante un codigo QR y la frase "Factura verificable..." o "VERI*FACTU".
B2C Spain
Kontekst: B2C_ES
{wymagania}, zasady 9
Wymagane informacje
Numer faktury
WymaganeFaktura musi zawierać numer oraz, w stosownych przypadkach, numer seryjny. Numeracja musi być skorelowana w ramach każdej serii.
Warunki:
Zawsze wymagane
Przykład:
F-2025-000123
Źródła prawne:
Numero y, en su caso, serie. La numeracion de las facturas dentro de cada serie sera correlativa.
Data faktury
WymaganeNa fakturze należy podać datę wystawienia.
Warunki:
Zawsze wymagane
Przykład:
Data wystawienia: 10.01.2025
Źródła prawne:
La fecha de su expedicion.
Nazwa i adres dostawcy
WymaganeNa fakturze należy podać pełne imię i nazwisko lub nazwę oraz adres wystawcy.
Warunki:
Zawsze wymagane
Przykład:
Servicios ABC SL, Calle Mayor 10, 28013 Madryt
Źródła prawne:
Nombre y apellidos, razon o denominacion social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
NIP firmy (SIREN/SIRET)
WymaganeNależy podać numer identyfikacji podatkowej (NIF) wystawcy lub, w stosownych przypadkach, nadany przez inne państwo członkowskie.
Warunki:
Zawsze wymagane
Przykład:
Numer podatkowy: B12345678
Źródła prawne:
Numero de Identificacion Fiscal atribuido por la Administracion tributaria espanola o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Union Europea.
Nazwa i adres klienta
WymaganeNa fakturze należy podać nazwę i adres odbiorcy.
Warunki:
Zawsze wymagane
Przykład:
Klient prywatny, Calle Gran Via 1, 28013 Madryt
Źródła prawne:
Nombre y apellidos, razon o denominacion social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
NIP klienta
WymaganeW niektórych przypadkach (inwestycja podatnika lub dostawy wewnątrzwspólnotowe) należy uwzględnić NIF odbiorcy.
Warunki:
Wymagane, jeśli klient podlega opodatkowaniu podatkiem VAT (odwrotne obciążenie lub dostawa wewnątrzunijna)
Przykład:
Numer podatkowy: 12345678Z
Źródła prawne:
Sera obligatoria la consignacion del Numero de Identificacion Fiscal del destinatario en determinados casos.
Szczegóły pozycji
WymaganeOpis operacji musi zawierać dane niezbędne do ustalenia podstawy opodatkowania, w tym cenę jednostkową bez podatku oraz rabaty niewliczone w tę cenę.
Warunki:
Zawsze wymagane (dla każdej pozycji towarowej)
Przykład:
Profesjonalna obsługa - 100 EUR - VAT 21%
Źródła prawne:
Descripcion de las operaciones, consignandose todos los datos necesarios para la determinacion de la base imponible del Impuesto.
Upusty cenowe
Należy uwzględnić upusty lub rabaty niewliczone w cenę jednostkową wskazane.
Warunki:
Jeżeli dotyczy transakcji
Przykład:
Zastosowano upust handlowy 5%
Źródła prawne:
Asi como cualquier descuento o rebaja que no este incluido en dicho precio unitario.
Podział podatku VAT
WymaganeRachunek musi zawierać zastosowaną stawkę VAT oraz kwotę naliczonego podatku, oddzielnie i z podziałem na podstawa podatku w przypadku różnych rodzajów zwolnień.
Warunki:
Zawsze wymagane (w stosownych przypadkach odrębna podstawa opodatkowania dla kategorii VAT)
Przykład:
VAT 21%: podstawa 100 EUR, opłata 21 EUR
Źródła prawne:
El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que debera consignarse por separado.
Debera especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
Data dostawy/dostawy
WymaganeJeżeli data operacji lub wpłaty zaliczki różni się od daty wysyłki, należy to wskazać na fakturze.
Warunki:
Wymagane, jeśli różni się od data faktury
Przykład:
Data operacji: 01.05.2025
Źródła prawne:
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones... siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedicion.
Zasady specjalne
Wyświetlenie zwolnienia z podatku VAT
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Jeśli operacja jest zwolniona, należy uwzględnić odpowiednie odniesienie do przepisów lub wyraźnie wskazać zwolnienie.
Źródła prawne:
En el supuesto de que la operacion... este exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes... o indicacion de que la operacion esta exenta.
Nowe środki transportu
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu należy wskazać ich charakterystykę i przeznaczenie.
Źródła prawne:
En las entregas de medios de transporte nuevos... sus caracteristicas, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas realizadas.
Samofakturowanie
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
W przypadku wystawienia faktury przez odbiorcy, należy uwzględnić wzmiankę „fakturowanie przez odbiorcę”. Dołącz wzmiankę: "facturacion por el destinatario"
Źródła prawne:
La mencion "facturacion por el destinatario".
Mechanizm odwrotnego obciążenia
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Jeżeli podatnikiem podatku jest odbiorca, musi pojawić się wzmianka „odwrócenie podatnika”. Dołącz wzmiankę: "inversion del sujeto pasivo"
Źródła prawne:
La mencion "inversion del sujeto pasivo".
Program specjalny dla biur podróży
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Jeżeli obowiązuje specjalny tryb dla biur podróży, należy to wskazać na fakturze. Dołącz wzmiankę: "regimen especial de las agencias de viajes"
Źródła prawne:
La mencion "regimen especial de las agencias de viajes".
Program marży
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Jeżeli ma zastosowanie specjalny tryb dla towarów używanych, dzieł sztuki, antyków lub przedmiotów kolekcjonerskich, należy wskazać odpowiednią wzmiankę. Dołącz wzmiankę: "regimen especial de los bienes usados" / "...objetos de arte" / "...antiguedades y objetos de coleccion"
Źródła prawne:
La mencion "regimen especial de los bienes usados", "...objetos de arte" o "...antiguedades y objetos de coleccion".
Rachunkowość kasowa Schemat
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Jeżeli zastosowano specjalny system kryterium gotówkowego, należy to zaznaczyć na fakturze. Dołącz wzmiankę: "regimen especial del criterio de caja"
Źródła prawne:
La mencion "regimen especial del criterio de caja".
Zgoda konsumenta na e-fakturę
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
W umowach z konsumentami faktura elektroniczna wymaga wyraźnej zgody i konsument może żądać faktury papierowej.
Źródła prawne:
El consumidor tendra derecho a recibir la factura en papel y la factura electronica requerira consentimiento expreso.
Wymóg QR VERI*FACTU
Zasada specjalnaWyjaśnienie:
Faktury wystawiane za pomocą systemów VERI*FACTU muszą zawierać kod QR i wymagane frazy. Dołącz wzmiankę: "Factura verificable..."
Źródła prawne:
La representacion grafica del contenido parcial de la factura mediante un codigo QR y la frase "Factura verificable..." o "VERI*FACTU".
Ready to create a compliant invoice?
Use our free generator to create invoices that comply with all mandatory requirements.
Create a compliant invoice now →